Flyttet regnskapet til skyen på to uker

I utkanten av Drøbak ligger en grå låve blant gress og grønne enger. Det er her Akershus Miljø AS holder til. Virksomheten så dagens lys i 2014, da daglig leder Ole-Martin Kaxrud startet opp med bare to mann og service døgnet rundt.

Siden den gang har Akershus Miljø hjulpet både bedrifter og privatpersoner i Akershus og nærliggende områder med alt fra tette rør til slamsuging og tømming av septiktanker.

Fra 2014 har bedriften vokst fra null til over 14 millioner kroner i omsetning, og i 2017 var veksten særlig stor. Med en rekke oppdrag og mange nyansettelser vokste også mengden av alt fra timelister til fakturaer som skulle håndteres.

Rask vekst og nye behov for driftssystemer

På låven i Drøbak håndterer AnnaLena Laakso administrasjon, fakturering og deler av regnskapet for Akershus Miljø. Da hun startet i januar 2017, så hun umiddelbart en del utfordringer som måtte løses. Hennes første oppgave ble å rydde opp i gamle og tidkrevende manuelle regnskapsmetoder, og å endre samarbeidet med regnskapsføreren. Løsningen ble et bytte av regnskapsbyrå og overgang til et skybasert regnskapssystem.

– Vi så behovet for å ha alt samlet i skyen. Tidligere benyttet vi et webbasert fakturasystem, hvor vi sendte fakturaene til en regnskapsfører. Utfordringen med dette var først og fremst manglende synkronisering. For eksempel kunne man ikke gå tilbake til fakturaene og gjøre endringer eller lete opp historikk. Med opptil hundre fakturaer om dagen ble en slik arbeidsmetode en tidstyv; ineffektivt og unødvendig komplisert, forteller AnnaLena.

Fra steinalderen til skyen på to uker

Akershus Miljø fikk først et tilbud om en komplisert programvare som selgeren mente ville passe deres type virksomhet. Da dette systemet ikke møtte de faktiske behovene, ble AnnaLena anbefalt å kontakte Tandem. Ved å gjennomføre en enkel behovsanalyse kom de frem til en løsning som dekket alt det Akershus Miljø hadde behov for. Regnskapssystemet Tripletex tilrettela for en helt ny og kostnadsbesparende arbeidsform.

– Vi landet på Tripletex da vi ønsket å automatisere, digitalisere og forbedre prosessene våre. Med Tripletex fikk vi alt vi trengte, direkte i et regnskapssystem.

Les også: Anbefaler eFaktura til alle håndverkere

Etter at bytte til Tandem og Tripletex ble tatt, var selve konverteringen enkel og rett frem.

– På bare to uker gikk vi fra å sende fakturaer i vårt gamle webprogram til å gjøre det via den skybaserte løsningen, forklarer AnnaLena.

Frigjort tid til å tjene mer penger

– Nå gjør vi alt i samme system, hvor det er enkelt å finne frem og sømløst utfør ulike oppgavene som timelister, overtid, lønn og fakturaer. Ikke minst går det raskt, noe jeg mener burde være en selvfølge, sier AnnaLena.

Mens hun arbeider daglig med det operative og administrative, fungerer Tandem hovedsakelig som en controller og rådgiver.

– Med tydelig definerte ansvarsområder, samhandler vi svært godt med Tandem. Ved å jobbe i samme system, unngår vi dessuten mellomledd og manuelle delprosesser. Dette gir en effektivitet som er er positiv for vår lønnsomhet. Uten et skybasert system hadde jeg jobbet med fakturering på heltid, forklarer AnnaLena.

Videre forteller hun at de tidligere gjorde faktureringen på kveldstid, men med alt samlet i ett regnskapssystem, gjøres faktureringen nå med en gang etter at arbeidet er utført.

– På tross av tredoblet ordremengde bruker vi likevel ikke lengre tid enn før; omtrent ti timer i uken går til fakturering. Daglig leder har på sin side fått frigjort viktig tid til flere oppdrag. Slik får han fokusert på kjernevirksomheten og inntektsgivende arbeid, sier AnnaLena.

Alltid tilgang til oppdaterte tall

Med mobiltelefonen eller iPaden har vi direkte tilgang til systemet og kan enkelt sjekke opp i saker eller gjøre endringer, enten på farten eller i sofaen hjemme. AnnaLena sier at hun gjerne titter innom Tripletex også utenom arbeidstiden, fordi hun synes det er morsomt og spennende å følge med.

– Jeg trigges av når som helst å kunne se og følge med på hva som rører seg i bedriften, forteller hun.

Forutsetninger for suksess

Akershus Miljø gleder seg over bedriftens positive utvikling, som de mener at ikke hadde vært den samme uten bytte av regnskapsbyrå og konverteringen til det skybaserte systemet.

– Å vokse 300 prosent uten voksesmerter er nokså fantastisk. Vi har heller ikke betalt mer til Tandem enn hva vi gjorde til vår forrige regnskapsfører. Tripletex har definitivt taklet veksten godt. Jeg vil absolutt anbefale en skybasert løsning, konkluderer AnnaLena.

På spørsmål om råd til bedrifter som ønsker å ta i bruk et skybasert system, har hun et par tips på lur.

– Om man er bekymret for at de med begrenset kompetanse innen IT og tall skal pille for mye, må man huske at ikke alle medarbeidere trenger full tilgang til hele regnskapsystemet. Mitt beste råd er likevel å sørge for kjemi mellom kontaktpersoner i regnskapsbyrået og hos kunden. I tillegg til å bli kjent med et felles regnskapssystem, kan det å bli kjent med hverandre være en like viktig forutsetning for å lykkes, avslutter AnnaLena.

Les også: Generasjon automasjon