En bedre måte å flytte regnskapskunder på

– De vanligste innvendingene mot å bytte system, som vi hører fra våre regnskapsførere, er at det ikke passer, det tar for lang tid, og at kundene ikke ønsker å bytte system, sier Lars Gotaas, daglig leder i Progressum.

Regnskapsbyrået har over 2 500 kunder, og kontorer flere steder i landet. De siste årene har de flyttet store og små kunder over til Tripletex, blant annet ved kontorene i Kongsvinger og Eidsvoll.

Erfaringen er tydelig. Det er ikke systemet som er den største barrieren.

Trygghet starter hos regnskapsføreren

Regnskapsførerne har vist seg å være nøkkelen til en effektiv onboarding- og opplæringsprosess.

– En av de viktigste suksesskriteriene for å bytte system er å skape trygghet hos regnskapsfører. Når regnskapsføreren føler seg trygg, og formidler dette på en god måte, er kundene som regel positive til å bytte, sier Gotaas.

Og det er her magien i samspillet mellom regnskapsførerne og onboardingteamet i Tripletex kommer inn i bildet.

Alt fra opplæring til flytting av data

Andreas Svendsen jobber som onboardingskonsulent i Tripletex og har vært prosjektleder for Progressum gjennom overgangene. Han er Progressums kontaktperson, og har ett hovedmål: Å sørge for at prosessen går smidig.

Når byråer flytter til Tripletex, hjelper Svendsen og teamet byråene med grundig opplæring av ansatte, og overføring av data – uten ekstra kostnad.

– En av de viktigste suksesskriteriene for å bytte system er å skape trygghet hos regnskapsfører.

– Vår jobb er å ta det tekniske av bordet. Vi flytter dataene fra gammelt system og sørger for at regnskapsførerne får opplæring, slik at de er trygge når de starter å jobbe i Tripletex, sier Svendsen, som tilpasser seg med digitale eller fysiske møter, alt etter behovet.

Verken regnskapsførere eller sluttkunder opplever nedetid i flyttefasen.

– Kundene får ny innlogging og kan starte med én gang. Samtidig følger vi byrået tett både før og etter de går live, slik at eventuelle spørsmål blir tatt fortløpende.

Prosessen blir best mulig når byrået setter av tilstrekkelig tid, sammen med onboardingsteamet.

– Dette er ikke noe man bare kan sende ut i en e-post. Kundene trenger å snakke med sin faste kontakt, stille spørsmål og få svar underveis, sier Gotaas.

7 gode råd for en god onboarding

Når byråer flytter til Tripletex, hjelper Svendsen og teamet byråene med grundig opplæring av ansatte, og overføring av data – uten ekstra kostnad.

Onboarding-konsulent Andreas Svendsen har samlet 7 gode råd for deg som vil sikre god onboarding for byrået og kundene:

1. Start med menneskene
   Forklar hvorfor endringen skjer og hva den betyr i praksis. Trygge ansatte gir trygge kunder.
   
2. Avklar ansvar tidlig
   Vær tydelig på hvem som gjør hva. Det skaper ro og bedre flyt i prosessen.
   
3. Rydd før du flytter
   Ikke ta med mer data enn nødvendig. Rydding i forkant gjør overgangen enklere.
   
4. Bruk opplæringen aktivt
   Sett av tid til å lære systemet før det tas i bruk. Det gir raskere mestring og bedre arbeidsflyt.
   
5. Unngå stopp i hverdagen
   Overgangen bør oppleves sømløs, uten avbrudd for kunder og ansatte.
   
6. Følg tett opp etter oppstart
   De første ukene bør regnskapsfører være tett på og svare raskt på spørsmål.
   
7. Ikke vær redd for å gjøre endringer
   Å bytte system handler også om å jobbe annerledes. Tør å legge bort gamle vaner.

Kundene får en enklere hverdag

For kundene til Progressum har ikke resultatene latt vente på seg

– Mange kunder slipper manuell føring av banktransaksjoner. Bilag kommer løpende inn, og regnskapet er mer oppdatert, sier Gotaas.

Arbeidsbelastningen er også jevnere.

– De største toppene rundt moms og årsoppgjør er mindre. For mange er hverdagen rett og slett enklere, sier Gotaas.

Ja, endringen skjer i skyen, men det skjer faktisk noen fysiske endringer også.

For når regnskapsførerne starter flyttingen opp i skyen, så opplever de ofte at kontorene er fulle av permer fra gulv til tak.

– Ett år senere så kan man se veggene. Så ikke bare får de en enklere hverdag, men også et nytt kontor.