Jobb smartere med bilagsautomatisering

Sander begynte sin karriere som trainee i eAccounting, før han i 2022 gikk til Tripletex og fikk ansvar for store kunder i salgsavdelingen. Nå er han Growth Manager for bilagsautomatisering, et stort satsingsområde for Tripletex. Det betyr at han sitter tett på både produktet, utviklerne og kundene, for å sørge for at bilagsautomatiseringen hele tiden holder tritt med kundenes behov.

– Tør du å vente med å teste bilagsautomatisering?

Han er klar på at bilagsautomatisering er fremtiden i regnskapsbransjen.

– Satt litt på spissen; tør du å vente med å komme i gang samtidig som konkurrentene tar det i bruk? De som får bilagsautomatisering til å fungere vil virkelig få konkurransefordeler i fremtiden.

Enkelt sagt fungerer bilagsautomatisering slik at du automatiserer innkommende bilag. Ved å bruke mindre tid på manuell jobb her, får du mer tid til å fokusere på vekst og lønnsomhet for selskapet.

Likevel er det en god del som er skeptiske til å ta det i bruk. 

– Generelt tror jeg ikke det er ny teknologi som er vanskelig å innføre for byråene, men den endringen i arbeidsmetodikk det innebærer, og det er jo forståelig. Derfor er en viktig del av jobben min å være tett på prosessen, slik at jeg kan veilede og gi råd når kunder skal begynne å teste bilagsautomatisering, forteller Sander.

Les mer om bilagsautomatisering.

– Samhandling mellom maskin og menneske for best resultat

Han er tydelig på at det er viktig å vite hvordan AI og bilagsautomatisering faktisk virker før man setter i gang.

– Mange tenker at AI gjør alt, og at du ikke må gjøre noe når du tar det i bruk. Men her er det viktig å få frem at det krever samhandling mellom maskin og menneske for å få mest mulig ut av tjenesten. Du må være investert. Er du det, vil det spare deg for veldig mye tid fremover.

Det er også en del som er redde for å miste kontrollen over de bilagene som har blitt automatisert.

– Da er det viktig å forsikre om at det ikke er tilfellet. I samarbeid med regnskapsførere har vi fokusert på at dette skal være automatisering med kontroll. Du velger selv hvilke leverandører som skal automatiseres, og kan sette egne beløpsgrenser. Samtidig setter du opp faste attestanter og egne flyter som passer for kundene.

Les også: – Vi skal være det beste regnskapsprogrammet å flytte til

Bilagsautomatisering gir stor gevinst

Erfaringen fra de nærmere 600 byråene som nå bruker bilagsautomatisering, er at det gir stor gevinst.

– På tvers av kundene våre går vi gjennom flere tusen bilag. Og når vi sparer 2-5 minutter per bilag på bilagsautomatisering, så er det klart at det blir fryktelig mange timer etter hvert, har Stian Andersen, statsautorisert regnskapsfører i Tinde økonomi, tidligere fortalt om hvilken effekt de har sett. Les mer om hvorfor bilagsautomatisering er en selvfølge for regnskapsbyrået.

Sander påpeker også at automatisering reduserer risikoen for feil i bilagene.

Han oppfordrer flere til å se om de kan få samme effekt som Tinde økonomi.

Du kan enkelt teste bilagsautomatisering gratis i tre måneder. Byrået setter i gang noen – eller alle – kundene sine på tjenesten og ser hvordan det fungerer, og vi i Tripletex følger opp. Erfaringen vår er at de som tester det, ønsker å fortsette når prøveperioden er over. Feedbacken vi får er at bilagsautomatisering ruller og går for de mindre kundene, og for de store gir det virkelig gevinster.

Sander understreker imidlertid at det finnes noen kunder der bilagsautomatisering ikke vil gi like stor verdi per i dag. Derfor er han mye ute hos byråene for å se på hvordan de jobber, og om bilagsautomatisering kan bidra til å gi en mer effektiv og smidig arbeidsflyt.

– Bilagsautomatisering er en storsatsning i Tripletex. Mye spennende funksjonalitet vil komme fremover, etter hvert som teknologien blir bedre og bedre og flere tar dette i bruk.

– Automatiserte bilag som standard i fremtiden

Han er også opptatt av forventningsavklaring og å bistå slik at man unngår potensielle fallgruver.

– God kontroll er viktig for regnskapsførere – det ville jeg også vært opptatt av. Det kan imidlertid være lurt å behandle bilagsautomatisering på samme måte som en ny ansatt. I starten er du veldig tett på, før du gradvis stoler mer og mer på arbeidet som gjøres og kan slippe taket. 

– Jeg vil også anbefale å ta en titt på leverandørfakturaprosessen man har med kundene i dag. Dersom den kan forenkles, er det rom for mer automatisering også her.

– Har du et råd til dem som sitter på gjerdet?

– Bare kom i gang! Begynn å teste, og se om dette er noe for deg og klientene dine. Jeg føler meg ganske sikker på at bilagsautomatisering vil være standarden i fremtiden, og da er det en stor fordel å være med fra starten.

– Utviklingen skjer fortløpende. For å utnytte teknologien optimalt, er det viktig at hele bransjen er med og ser mulighetene i dette. Automatisering skal ikke erstatte regnskapsførernes jobb, men det frigjør tid som du kan bruke på andre ting, som for eksempel å rådgi kundene eller bistå enda flere kunder – mulighetene er mange.