Det er jo inntekter selskapet lever av, og det er viktig å vite om prosjektet var vellykket.
Det kan derfor være lurt å ha en sjekkliste når man velger et prosjektsystem. Da forsikrer du deg om at systemet dekker alle dine behov.
Punkter til en slik sjekkliste kan være:
- Tidsregistrering: Klarer jeg å levere innenfor tidsfristen og kostnadsrammen jeg har blitt enige med kunden om.
- Hvor mange timer har mine ansatte brukt, og fører de timene riktig?
- Kan man føre timer på aktiviteter?
- Hvordan ligger økonomien an i forhold til budsjettert mht. reiser, materiell, timeforbruk, timekostnad, produktsalg, underleveranser m.m
- Støtter systemet prosjekter med både fastpris og timepris?
- Er det enkelt for de ansatte å føre timer på både PC og mobil?
- Kan man se en detaljert status på alle nivåer i prosjektet – timeforbruk, produktsalg og underleveranser?
- Er det mulig å registrere gjenstående timer slik at prosjektprognosen kan beregnes?
- Kan man viderefakturere leverandørfakturaer med påslag?
- Hva med underprosjekter og samlefakturaer? Har systemet støtte for dette?
- Kan systemet generere fakturagrunnlag ut fra registrerte timer? Og hvor gode muligheter har systemet til å tilpasse innholdet i fakturagrunnlaget?
- Kan man sende fakturaer elektronisk via EHF og e-post?
- Er det mulighet for automatisk purring på fakturaer via e-post og SMS?
- Det er lovpålagt å sende inkassovarsel på papir, så systemet bør også støtte dette.
Ved å lage en god sjekkliste, som er tilpasset din bedrift og ditt prosjekt, får du full oversikt og kan ved prosjektets slutt evaluere lønnsomheten.
Lykke til!
