For mange er lønnssystemet de bruker i dag i ferd med å gå ut på dato. Men likevel er det en del som kvier seg for å bytte lønnssystem. Vi har tatt en prat med daglig leder, Geir Bruvik-Meyer, i GP økonomi for å høre om deres erfaringer med Tripletex.
Hva er din rolle i GP Økonomi?
Jeg har det faglige ansvaret og sørger for at vi er oppdatert på systemer, lover og regler og alt som myndighetene sier at vi skal ha kontroll på. Også er jeg en aktiv bruker av økonomisystemet Tripletex.
Hvordan ser kundemassen deres ut?
Vi har mange små og mellomstore bedrifter innenfor et bredt spekter av yrkesgrupper, fra leger og snekkere til reiseliv og restaurant, samt en god del begravelsesbyråer. Noen av bedriftene går fra å være små til å vokse seg ganske store, både i omsetning og antall ansatte. Vi følger de gjennom den prosessen, også i Tripletex.
En del kunder kjører vi kun lønn for, men vi hjelper til med alt fra vanlig regnskap, bokføring, budsjettering, årsoppgjør og økonomiledelse. De som trenger økonomisk førstehjelp kan vi hjelpe, slik at det blir litt liv og fart i bedriften igjen. Det er en spennende operasjon å være med på.
Slik vi ser det passer de fleste kunder i Tripletex og vi har planer om å flytte enda flere over
Geir Bruvik-Meyer, GP Økonomi
Jobber dere i flere systemer?
– Ja, vi bruker også Visma Global og Visma Lønn. Men snart halvparten av våre 270 kunder er i Tripletex. Fordelen med Tripletex er at systemet er med på å gjøre hele prosessen mer effektiv, så kan vi bruke vår tid på andre ting for kunden. Systemet er såpass godt at det gir oss det meste vi trenger og veier opp de få tingene vi mangler. Slik vi ser det er det få kunder som ikke passer i Tripletex, og vi har planer om å flytte enda flere over.
Tripletex er modulbasert slik at bedrifter velger det som passer. Altså er det et system bedriften kan vokse med. Moduler, tilleggstjenester og integrasjoner kan aktiveres ved behov.
Og det beste av alt – modulene er sømløst integrert med hverandre. Det betyr at regnskapet er løpende oppdatert og det er enkelt å navigere mellom de ulike modulene som for eksempel lønn, faktura og regnskap.
Hva er den største endringen for dere som byrå etter at dere tok i bruk Tripletex?
Vi får strukturert hverdagen på en bedre måte. Tidligere ble bilagene levert i bolker, hver måned eller kvartalsvis for eksempel. Nå gjøres det fortløpende og regnskapet oppdateres kontinuerlig. Med fortløpende kontroll får kundene også mer track på dataene sine. Mange er nysgjerrige og syns det er gøy med systemet; de fakturerer selv og ser at det er gode, fine, grønne søyler som vokser frem. Så kan vi bidra mer med økonomistyring.
I tillegg er det enklere å jobbe fra hvor som helst med Tripletex. Vi kan utføre oppgaver på telefon eller nettbrett, om det er ting som er prekære. Det gjør det jo litt enklere for meg å ta en langhelg i Bergen for eksempel.
Opplever dere at ansatte hos kundene deres fører reiseregninger, utlegg og timer selv?
Ja, en god del fører dette selv, og det får vi gode tilbakemeldinger på. All informasjon kommer jo rett inn i Tripletex og blir automatisk med på lønnsutbetalingen.
På reise og utlegg hjelper vi til med kostnadskategorier for eksempel, selv om appen nå også kommer med forslag. Ellers løser kunden det meste selv, det er jo veldig enkelt å ta frem telefonen, ta bilde av et utlegg og sende inn. På et par tastetrykk så ligger det klart.
Hvordan er det å kjøre lønn i Tripletex?
I lønnssystemet har vi god oversikt, ting flyter fint og det er lett å gjøre endringer om man har behov for det. Noen ansatte har timeregistrering som automatisk blir med på lønnskjøringen. Og for de med fastlønn er det mulig å legge inn faste månedlige beløp og tillegg. Det er veldig fint med funksjoner som automatisk utleggstrekk og fagforeningstrekk.
Dessuten er ansattreskontroen veldig fin. Han vi en saldo der får vi en påminnelse før lønnskjøring. Da unngår vi at det ligger noe i balansen der som vi glemmer å ta med.
Selve lønnskjøringen gjør vi direkte fra regnskapssystemet via autopay, og så skjer alt automatisk. I vårt andre system er dette en mye mer manuell jobb der vi genererer en fil som sendes inn til banken. En bankliste skrives ut på pdf og sendes på kryptert mail til kunden, som åpner og taster inn kontonummer og beløp og skattetrekk. I Tripletex, som er integrert mot alle banker, gjøres alt dette helt automatisk, og risikoen for å gjøre feil reduseres betraktelig.
Bruker dere regnskapet i Tripletex til å rådgi kundene deres?
Ja, vi har mange kunder som blant annet er interessert i prognoser, likviditetsstyring og benchmarking. Da er det veldig greit med oppdaterte tall. Vi snakker med kundene våre og ser på hvilke oppdrag de har ut året. Da kan vi se hvordan de ligger an, hvilke kostnader det fører med seg og stipulere skatt.
Lønn er jo en stor utgiftspost. Vi kan ta en avsjekk mot det siste året og se avvikene fortløpende. Med oppdaterte tall får vi mulighet til å se hva våre kunder eventuelt kan gi i bonus til sine ansatte, eller om de har mulighet til å ta inn flere ansatte.
Hva er tilbakemeldingen fra kunder som har valgt å bytte lønnssystem?
At selve overgangen er enkel. Og i oppstartsprosessene får vi ofte høre “Ja, dette trenger vi” og “Dette blir helt supert å komme i gang med”.
Folk flest har nok blitt vant til at ting blir mer automatisert, og det er en økt forventning om at ting skal være enkelt. Etter at folk har kommet i gang med Tripletex hører vi ikke så mye, og det tar vi som et godt tegn om at ting funker bra.
Skal du bytte lønnssystem?
Dersom du har kjørt lønn i systemer som Huldt & Lillevik, Visma Lønn eller Mamut er det veldig lettvint å importere ansatte i Tripletex. Fordi det skal være enkelt for deg å bytte lønnssystem.
