Bytte lønnssystem? Dette sier regnskapsføreren

Et automatisert, oppdatert og smart lønnssystem gjør hverdagen enklere og mer effektiv, enten du har få eller mange ansatte. 

GP Økonomi har flyttet mange av kundene sine over på Tripletex, som gir lønn og regnskap i samme system.

Geir Bruvik-Meyer er daglig leder i GP Økonomi. Der har han det faglige ansvaret, i tillegg til å sikre at regnskapsbyrået er oppdatert på systemer, lover og regler. Han er også en aktiv Tripletex-bruker.

– Få kunder som ikke passer i Tripletex

– Fordelen med Tripletex er at systemet er med på å gjøre hele prosessen mer effektiv, så kan vi bruke vår tid på andre ting for kunden. Systemet er såpass godt at det gir oss det meste vi trenger og veier opp de få tingene vi mangler. Slik vi ser det er det få kunder som ikke passer i Tripletex, og vi har planer om å flytte enda flere av våre kunder over, forteller Geir.

GP øknonomi har mange små og mellomstore bedrifter innenfor et bredt spekter av yrkesgrupper, fra leger og snekkere til reiseliv og restaurant, samt en god del begravelsesbyråer. Noen av bedriftene går fra å være små til å vokse seg ganske store, både i omsetning og antall ansatte.

– En del kunder kjører vi kun lønn for, men vi hjelper til med alt fra vanlig regnskap, bokføring, budsjettering, årsoppgjør og økonomiledelse. De som trenger økonomisk førstehjelp kan vi hjelpe, slik at det blir litt liv og fart i bedriften igjen. Det er en spennende operasjon å være med på.

– God flyt og enkelt å gjøre endringer med Tripletex lønn

Geir forteller at Tripletex’ lønnssystem flyter godt.

– I lønnssystemet har vi god oversikt, ting flyter fint og det er lett å gjøre endringer om man har behov for det. Noen ansatte har timeregistrering som automatisk blir med på lønnskjøringen. Og for dem med fastlønn er det mulig å legge inn faste månedlige beløp og tillegg. Det er veldig fint med funksjoner som automatisk utleggstrekk og fagforeningstrekk.

Dessuten er ansattreskontroen god. Har vi en saldo der får vi en påminnelse før lønnskjøring. Da unngår vi at det ligger noe i balansen der som vi glemmer å ta med.

Han trekker også frem at lønnskjøringen er mye mer automatisert enn i det andre lønnssystemet de bruker.

– Selve lønnskjøringen gjør vi direkte fra regnskapssystemet via autopay, og så skjer alt automatisk. I vårt andre system er dette en mye mer manuell jobb der vi genererer en fil som sendes inn til banken. En bankliste skrives ut på pdf og sendes på kryptert mail til kunden, som åpner og taster inn kontonummer og beløp og skattetrekk. I Tripletex, som er integrert mot alle banker, gjøres alt dette helt automatisk, og risikoen for å gjøre feil reduseres betraktelig.

Gode tilbakemeldinger fra kunder som har valgt å bytte lønnssystem?

Geir forteller at kundene er fornøyde med overgangen til Tripletex’ lønnssystem.

– Selve overgangen er enkel. Og i oppstartsprosessene får vi ofte høre “Ja, dette trenger vi” og “Dette blir helt supert å komme i gang med”.

Folk flest har nok blitt vant til at ting blir mer automatisert, og det er en økt forventning om at ting skal være enkelt. Etter at folk har kommet i gang med Tripletex, hører vi ikke så mye. Det tar vi som et godt tegn om at ting funker bra. 

– Gir kundene fortløpende kontroll på regnskapet

Geir sier at de merker en positiv effekt av å ha byttet til Tripletex.

– Vi får strukturert hverdagen på en bedre måte. Tidligere ble bilagene levert i bolker, hver måned eller kvartalsvis for eksempel. Nå gjøres det fortløpende og regnskapet oppdateres kontinuerlig. Med fortløpende kontroll får kundene også mer track på dataene sine. Mange er nysgjerrige og syns det er gøy med systemet; de fakturerer selv og ser at det er gode, fine, grønne søyler som vokser frem. Så kan vi bidra mer med økonomistyring.

I tillegg er det enklere å jobbe fra hvor som helst med Tripletex. Vi kan utføre oppgaver på telefon eller nettbrett, om det er ting som er prekære. Det gjør det jo litt enklere for meg å ta en langhelg i Bergen for eksempel.

– Opplever dere at ansatte hos kundene deres fører reiseregninger, utlegg og timer selv?

– Ja, en god del fører dette selv, og det får vi gode tilbakemeldinger på. All informasjon kommer jo rett inn i Tripletex og blir automatisk med på lønnsutbetalingen. På reise og utlegg hjelper vi til med kostnadskategorier, for eksempel, selv om appen nå også kommer med forslag. Ellers løser kunden det meste selv, det er jo veldig enkelt å ta frem telefonen, ta bilde av et utlegg og sende inn. På et par tastetrykk så ligger det klart. 

– Bruker regnskapet i Tripletex til å rådgi kundene

Ja, vi har mange kunder som blant annet er interessert i prognoser, likviditetsstyring og benchmarking. Da er det veldig greit med oppdaterte tall. Vi snakker med kundene våre og ser på hvilke oppdrag de har ut året. Da kan vi se hvordan de ligger an, hvilke kostnader det fører med seg og stipulere skatt.

Lønn er jo en stor utgiftspost. Vi kan ta en avsjekk mot det siste året og se avvikene fortløpende. Med oppdaterte tall får vi mulighet til å se hva våre kunder eventuelt kan gi i bonus til sine ansatte, eller om de har mulighet til å ta inn flere ansatte.