Derfor la de om selskapets forretningsmodell

– I den tradisjonelle økonomien er det én type målinger som gjelder. Men med en abonnementsmodell så holder ikke det lenger. Da er det et helt nytt sett med målinger og KPI-er som kreves.

Dette sier Einar Gynnild, som vet et og annet om både analyse og om overgangen fra en tradisjonell forretningsmodell til en abonnementsmodell.

Startet på nytt

I 2002 var han med og startet Business Analyze, et norsk BI-selskap som leverer analyse- og rapporteringsverktøy som skal gjøre bedrifter i stand til ikke bare å utarbeide bedre mål og prognoser, men til å faktisk nå dem. 14 år senere startet de helt på nytt.

– I 2016 lanserte vi skyløsningen vår, da hadde vi allerede solgt programvare siden 2002. Det var som å starte butikken på nytt, forteller han.

Fra å ha en veldig enkel og forutsigbar, men lite fleksibel forretningsmodell skulle Business Analyze plutselig selge «software as a service». De gikk fra å ha kunder til å ha abonnenter som kunne velge mellom en rekke ulike pakker og produkter. Noen skulle faktureres hver måned, andre kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Kompleksiteten var plutselig mangedoblet, og behovet for mer tilpassede rutiner og verktøy meldte seg.

– Vi traff godt med skysatsningen vår, og etter lanseringen gikk det rett til værs. Men de tradisjonelle måtene å gjøre ting på fungerte ikke for oss lenger, verken målepunktene eller ERP-systemet, forteller Gynnild.

Les også: Fra fysisk butikk til nettbutikk på rekordfart

Nye forutsetninger

– Den abonnementsbaserte økonomien setter noen nye forutsetninger for hvordan en skal styre skuta. Et tilpasset fundament må på plass, og det stiller noen andre krav til hvordan strukturen skal legges opp, forklarer Nils Bernhard Nilssen. Nilssen er administrerende direktør i Tandem, som er Business Analyze sitt nye regnskapsbyrå.

– Dette er en overgang som mange bedrifter gjennomgår, der de går fra en tradisjonell forretningsmodell til abonnementsbasert virksomhet. Spesielt likviditeten blir en utfordring for mange bedrifter. Det er ikke tvil om at det er en krevende overgang, som krever stålkontroll for å håndtere de løpende forpliktelsene, fortsetter Nilssen.

Business Analyze-sjefen forteller at de har tatt rådene fra regnskapsføreren på alvor.

– Vi har innført flere nye rutiner og prosesser, for det krever at man følger med når man vokser sånn. Det koster jo! De rådene og den hjelpen vi har fått har vært helt uvurderlig for oss. Vi er blitt dønn avhengig av den modellen vi har i bunnen nå.

Les også: Gründerdrømmen – et halvt år etter åpning

Gynnild forklarer at Tandem har bistått med å sette opp selvgående rutiner som tar hånd om fakturering til sluttkunder og salgsprovisjon til selskapets forhandlere. Dette oppsettet har vært avgjørende for å håndtere overgangen til den nye forretningsmodellen og den påfølgende veksten, i følge Gynnild.

Act on facts

– Alt starter med faktureringen, vi må jo sikre at vi får betalt. Og økonomisystemet vårt, Tripletex, som Tandem også kjenner veldig godt, gjør alt veldig enkelt. Abonnementsfakturering, for eksempel, med automatisk utsendelse av fakturaer gjør at alt går av seg selv. Men like viktig er det at systemet gir oss tilgang på ekstremt mye data gjennom et åpent API. Dette lar oss hente regnskapstallene våre rett inn i våre egne analyse- og visualiseringsverktøy. Når vi kombinerer dette med data fra flere kilder, som fra CRM-systemet, får vi enda bedre innsikt, og vi kan ta avgjørelser basert på fakta. Det gir et nøyaktig bilde av virksomheten som gjør det mulig å styre trygt. Slike løsninger er jo det vi lever av, men vi trengte det også selv, forklarer Gynnild, og viser frem ulike dashbord med regnskapsdata, mål og prognoser.

– Dette er veldig interessant synes jeg. «Act on facts» sier vi gjerne, og her ser vi prognoser og forventninger med reelt hold i, siden dataene kommer fra selve kilden, regnskapssystemet. Det er jo der, i Tripletex, vi finner faktisk status, sier Nilssen.

– For Business Analyze er det jo abonnementene som løper hele tiden som er selve fundamentet, men de vil jo se hva som kan forventes fremover også. Når de bruker sin egen løsning på denne måten kan de bruke regnskapstallene sine til å se fremover, ikke bare bakover. Her får de både status, potensielt salg og sannsynlighetsberegninger basert på oppdaterte regnskapstall og CRM-data, og med det et styringsverktøy som gjør det mulig å fatte bedre og mer informerte beslutninger, sier regnskapsføreren.

Les også: Har vokst fra to til 70 ansatte på to år

– Ingen terskel

Bytte av regnskapsfører eller økonomisystem oppfattes som tidkrevende og risikabelt av mange ledere. Det var også tilfellet for Gynnild i Business Analyze.

– Vi trengte noen som kan vår type business, men et bytte satt veldig langt inne for meg. Jeg så for meg at det skulle bli en enorm jobb å bytte ut hele måten vi jobber på. Dette er jo ting man ikke tuller med, lovpålagte greier som alltid skal være i orden. Og det er nettopp den risikoen vi er redd for. Men risikoen er så liten, egentlig. Alt er mye enklere enn det har vært, og det var ikke noe problem i det hele tatt, forteller han.

Regnskapsføreren stemmer i. – Mange ser det som en helt uoverkommelig terskel å gjøre disse endringene. Det er fascinerende egentlig. Uansett hvor misfornøyd de er med måten de gjør ting på i dag, synes noen at et bytte virker såpass risikabelt at de heller velger å ikke gjøre noe med det, sier Nilssen, som forklarer at overgangen ble gjennomført uten at det gikk utover Business Analyze sin løpende drift.

– Vi hadde et planleggingsmøte og deretter et oppstartsmøte, og det var vel i grunnen det. Så det var egentlig ingen terskel. Det har gitt oss bedre kontroll og oversikt, og nå er vi er helt avhengig av denne måten å jobbe på. Det eneste jeg gremmes over er at jeg ikke gjorde det før, sier Gynnild lattermildt.