IT-selskapet Embassi fungerer som helpdesken ut mot sine kunder, og bistår med IT-drift, telefoni, nettsider og administrative verktøy som CRM- og ERP-systemer.
De har et bredt spekter av kunder innenfor ulike bransjer.
– Vi hjelper til med alt av vedlikehold og styring av journalsystemer, økonomisystemer, online booking, e-post løsninger, osv., sier Lars Gidske, Teknisk leder i Embassi.
Han forteller at de skal være kundenens eneste kontaktpunkt ut mot eksterne leverandører, og levere et IT-system tilpasset hver enkelt bedrifts behov.
CRM-system gir felles arbeidsflyt
For å holde orden på alle henvendelser og historikken til sine kunder, bruker de det norske CRM-systemet Xsale. Med 150 kunder fordelt på 7 ansatte er det viktig med et godt verktøy for å bevare kontrollen. Lars skryter av systemet og sier det funker godt for bedrifter som ikke er så store.
Xsale er et komplett webbasert CRM-system for kundeoppfølging, salg og support. CRM står for Customer Relationship Management og brukes om verktøy for kunderelasjonshåndtering.
– Xsale er enkelt å sette seg inn i, og ikke koster det for mye heller, forteller Lars.
Kunder tar kontakt døgnet rundt, og systemet samler de ulike kundehenvendelsene i en kø. Om en kunde tar kontakt både via e-post og telefon, så samles disse i samme sak.
– Hos oss i Embassi har vi opprettet mange felleskøer som vi jobber i, og vi har alltid oversikt over alle sakene. Dette gjør det veldig enkelt å holde orden, sier Lars.
Integrert med Tripletex
Embassi byttet regnskapssystem i 2019.
– Vi har ikke sett oss tilbake siden vi gikk over til Tripletex, sier Lars. – Sommeren 2019 tok vi i bruk Tripletex. Systemet har en integrasjon med Xsale som effektiviserer rutinene våre betraktelig, fortsetter han.
– Før Tripletex hadde vi egen regnskapsansvarlig som eksporterte fakturaer fra Xsale og importere de inn i regnskapssystemet. For å holde kontroll på hva som var betalt og ikke, ble fakturaene printet ut og lagt i egne permer. Lars ler og forklarer at det samme ble gjort med bilag fra leverandører i forhold til det som var lagerført.
Xsale gir oss den kontrollen vi trenger. Vi ser hvilke saker som er åpne og hva som er utført. I tillegg kan vi både søke på prioritet, dato og sette saker i kronologisk rekkefølge.
Lars Gidske, Teknisk leder i Embassi
Integrasjonen de har nå gjør at data overføres direkte mellom Xsale og Tripletex.
– Hver gang vi har utført et oppdrag og ført konsulenttimer, så ferdigstiller de andre sakene hos oss. Jeg går over ordren veldig kjapt og trykker på fakturaknappen. Fakturaen eksporters automatisk inn til Tripletex hvor den blir generert og sendt ut til kunde, forklarer Lars.
Overgangen til Tripletex har spart Embassi for mye tid.
– Tidligere fikk jeg en bunke med papirer for å gå igjennom fakturaer – nå gjør jeg alt dette i Tripletex, smiler Lars. – Vi samarbeider med regnskapsfører direkte i systemet som blant annet sender ut purringer og sørger for at alt er bokført. De sender fakturaer til oss for attestering, så jeg kan bare trykke på godkjenn og neste, og det hele er gjort på et blunk. Regnskapsfører sørger for resten – alt det som vi syns er kjedelig, humrer han.
En integrasjon gjør at de ulike systemene “snakker sammen” og utveksler data. Det gjør at du kan legge inn informasjonen i ett system, og begge vil oppdatere seg. Dermed sparer du både tid og frustrasjon og får en mer sømløs og automatisert arbeidshverdag.
Enkelt å ha oversikt over kundene
For Embassi er det viktig med et CRM-system som håndterer alle deres kunder. I Xsale kan de sette prioritering på de ulike sakene, noe som gjør det enkelt å jobbe riktig og yte god kundeservice.
Lars syns systemet er oversiktlig. – Vi har kontroll, ser hvilke saker som er åpne og hva som er utført. I tillegg kan vi både søke på prioritet, dato og sette saker i kronologisk rekkefølge. Og siden det er integrert med kalenderen, vet vi når vi skal ta kontakt med kundene våre.
– Dessuten er det enkelt å få raskt svar fra Xsale, fortsetter han. Har vi problemer eller trenger tilpasninger er de ikke vanskelige å be. Systemet har hatt en stødig utvikling siden vi begynte å ta det i bruk, og vi føler at de lytter til oss som kunde.
– Jeg kan varmt anbefale Xsale sammen med Tripletex, avslutter Lars.
