Mobil betalingsterminal og automatisk bokføring effektiviserte regnskapet

Familiebedriften Bolga Fryseri har drevet med produksjon av sjømat siden 80-tallet. De solgte råvarer til blant annet mange fiskebiler rundt om i landet. Men for fem år siden kuttet de ut mellomleddet og startet opp med hjemlevering på egenhånd. I dag har de 4 fiskebiler som leverer sjømat i Romsdal og Nordmøre og Trondheim.

I løpet av denne perioden har kundebasen økt fra ca 1 800 kunder til rundt 12 000. – Da ble det litt mye å håndtere manuelt, sier avdelingsleder Christian Melbye og forklarer bakgrunnen til hvorfor de tok i bruk Tidypay og regnskapssystemet Tripletex.

Kvittet seg med papirhaugen

Christian startet selv i Bolga Fryseri for et år par siden. Han tok over mye av regnskapet og merket fort at det var behov for mer automatisering. – Vi har mange bilag, og mengden har vært økende i takt med kundebasen. Tidligere måtte sjåførene avstemme hver dag ved å ta bilde av alle kvitteringene, og jeg la det manuelt inn i regnskapsprogrammet som vi brukte på det tidspunktet, sier Christian.

Den manuelle håndteringen ble svært tidkrevende og Christian var heller ikke interessert i å ha en stor bunke med papirer i hver bil. Derfor begynte han å se etter en løsning med mer automatikk.

Koblingen mellom Tidypay og Tripletex var akkurat det Bolga Fryseri var ute etter. – Når vi tar betalt nå bruker vi en mobil betalingsterminal som bokfører bilagene direkte i Tripletex, samtidig som alt er koblet mot regnskapet. Vi sparer både tid og kostnader, forklarer Christian.

Digitaliserte regnskapsbyrået

I dag mottar Bolga Fryseri bestillinger hovedsakelig via Facebook og SMS og hver sjåfør har sin faste rute. Bedriften opplever at kundene setter pris på den personlige kontakten og å få varene levert på døra. Kundene betaler med kort via de mobile betalingsterminalene.  – Ved behov sender vi Vipps-krav fra terminalen, som likevel havner på riktig bilag, tilføyer Christian.

Og med 12 000 kunder blir det mange bilag. Etter hvert som kundebasen økte meldte derfor også behovet for regnskapsfører seg på nytt. Regnskapsbyrået Bolga Fryseri var tilknyttet fra før brukte ikke Tripletex, men hadde et ønske om å digitalisere seg for å følge utviklingen. De valgte derfor å bytte regnskapssystem.

– Tripletex er veldig brukervennlig, og med Tidypay får vi akkurat det vi trenger. Dessuten er det veldig kjekt hvor tilgjengelig regnskapet er til enhver tid, det er enkelt for meg å endre eller oppdatere priser og sende det ut til betalingsterminalene. Latskap og effektivitet er en stor motivasjonsdriver her, ler han.

Les også: Slik samarbeider tømrerbedriften med regnskapsbyrået BDO