Hvorfor er det egne regler for faktura?
Hvis vi slår opp i reglene så blir vi raskt kjent med begrepet “salgsdokument”. Dette er første hint om hva som egentlig er poenget med fakturaene, og hvorfor de er viktige. I tillegg til å forklare hvor mye, når, og hvordan kunden skal betale – så er en faktura et viktig regnskapsdokument i bokføringen når bedrifter kjøper og selger varer eller tjenester.
For at fakturaen, eller salgsdokumentet, (kjøpsdokument hvis bedriften har kjøpt noe) skal fungere etter hensikten og dokumentere salget på riktig måte, må den inneholde visse opplysninger og lages og sendes på bestemte måter.
Hva må en faktura inneholde?
For at fakturaen skal oppfylle kravene til et salgsdokument (og kjøpsdokument), må den minst inneholde:
- Fakturanummer og -dato. Her finnes det i tillegg egne krav som vi skal komme tilbake til.
- Informasjon om både kjøper og selger, som navn og ev. organisasjonsnummer eller adresse.
- Beskrivelse av varen eller tjenesten, inkludert antall eller omfang.
- Informasjon om leveringssted og -tid.
- Pris og frist for betaling.
- Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til salget.
Krav til fakturanummer
Fakturaene skal merkes med unike fakturanummer, i uavbrutt rekkefølge. Det skal altså ikke være hull i nummerserien, og ingen nummer kan brukes flere ganger. Fakturanummeret skal identifisere de individuelle regningene, slik at de kan spores og kontrolleres.
I praksis innebærer dette du trenger et system som holder orden på tildelingen av nummer. Dette kan løses med forhåndsnummererte fakturablanketter, men de fleste foretrekker en litt mindre analog løsning og går for et nettbasert fakturaprogram.
Slik sender du faktura
Det er flere måter å sende en faktura på. Aller først må du velge et system å gjøre det fra. Med Tripletex sin prøveperiode kan du sende faktura gratis, slik at du får testet systemet før du bestemmer deg.
Første gang du skal lage faktura i systemet må du registrere kunden. Da henter Tripletex ut nødvendige opplysninger fra Brønnøysundregistrene for deg, helt gratis selvsagt, om du trenger det.
Neste gang du skal sende faktura til den samme kunden vil denne informasjonen fylles inn automatisk.
Du kan sende faktura slik det passer deg
Når du er klar til å sende faktura, kan du velge hvilket fakturaformat du eller kunden ønsker. Her kan du velge mellom:
- EHF: EHF lar deg spare tid, redusere papirmengder, og effektivisere betalingsrutiner. Det offentlige krever at alle deres leverandører av varer og tjenester sender fakturaer i dette formatet. Du kan lese mer om EHF her.
- eFaktura: eFaktura er den enkleste og sikreste måten å motta og administrere regninger på for dine privatkunder.
- E-post: Kunden mottar faktura på e-post
PS: Visste du at 9 av 10 kunder foretrekker elektronisk faktura?
Når du har opprettet fakturaen vil du selvsagt alltid få en forhåndsvisning før du velger å trykke “send faktura”.
Oversikt over dine fakturaer
Når du logger deg inn i Tripletex får du oversikt over dine faktura og ordre. Både hvor mye som har kommet inn, og den litt mindre morsomme bunken med hvor mye som skal ut.
I fakturaoversikten har du alltid oversikt over hvilke kunder som har betalt. Du kan også se om kunden har åpnet fakturaen eller ikke.
Oppfølging av faktura
Dersom noen ikke har betalt innen fristen er fakturaens forfallsdato markert i rødt. Du velger selv om det skal sendes ut automatisk betalingspåminnelse til dine kunder.
Tripletex har integrerte løsninger med faktoringsløsninger, som gjør at du slipper å tenke på betalingsoppfølginger, purringer eller inkassovarsler. Visma Autocollect, en gratis tjeneste tilgjengelig i systemet, sørger for at du får inn utestående beløp raskere.
Gjør det enkelt
Faktura og regnskap skal være enkelt! Inn- og utgående fakturaer utgjør inntekter og kostnader i din bedrift, og bokføres direkte inn i regnskapssystemet. Du trenger kun å sikre at postene er ført på korrekt kostnadskonto, eller du kan la din regnskapsfører gjøre dette for deg.
Tripletex gjør det enkelt å samarbeide med regnskapsfører, da begge parter kan ha tilgang til systemet. Det er opp til deg hvor mye eller lite du selv ønsker å gjøre. Her kan du finne en regnskapsfører å samarbeide med .
Her er flere nyttige funksjoner som er verdt å vite om, når du velger å bruke faktura og regnskap i Tripletex:
Bankavstemming er en kontroll av føringen i regnskapet, hvor man kontrollerer regnskapet mot banken. I Tripletex kan du gjøre dette automatisk. Alt du trenger er bankutskriften fra banken som lastes opp i systemet, og så avstemmes postene mot hverandre. Enkelt og greit!
Næringsspesifikasjon (tidligere næringsoppgave) skal leveres sammen med skattemeldingen av alle som er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Som enkeltpersonforetak, samvirkeforetak og DA/ANS som har en inntekt på over 50 000.
Næringsspesifikasjon er tilgjengelig i Tripletex og viser overskuddet eller underskuddet som skal føres inn i skattemeldingen.
PS: Skatteetaten har forenklet skattemeldingen for næringsdrivende, og næringsoppgave 1 har blitt erstattet av næringsspesifikasjon. Les mer her om den nye måten å levere skattemeldingen på.
Ved å koble din Tripletex-konto til Altinn kan du sende inn a-meldinger og mva-meldinger, samt hente elektroniske skattekort.
Du får et kjapt overblikk over din likviditet med en gang du logger deg på systemet.
Tripletex har løsninger som er gunstige for alle organisasjoner, lag og foreninger med en effektiv løsning for abonnementsfakturering.
Komplett system som vokser med deg
Dersom du har tenkt til å vokse, er det fint å ha et regnskapsprogram som vokser med deg! Tripletex passer for både små og store bedrifter. Systemet er modulbasert, som betyr at du velger det du trenger. Og du betaler kun for det du bruker.
Kombinér fakturaprogram og regnskap med lønnsmodulen i Tripletex, for at ditt regnskap alltid skal holdes oppdatert. Ikke minst er det tidsbesparende, lønnsomt og effektivt å samle alt på ett sted.
