Mer tid til kunder med færre permer

Vi snakker med Atle Berentzen mens han står midt oppi to flytteprosesser. Han og resten av Cifero Regnskap har akkurat flyttet inn i nye lokaler på Høvik. Noe som imidlertid ikke blir med på flyttelasset er oppbevaring av bilag i permer.

Byråets 11 ansatte flytter nemlig samtidig kundene sine over i et nytt, webbasert regnskapssystem. Innen året er omme skal alle byråets 200 kunder være over i moderne, skybaserte systemer. 

Men først skal vi skru tiden nesten 15 år tilbake – til en tid de færreste kunne gjøre regnskap fra hjemmekontor eller på mobilen.

Nytt innhold i regnskapsførerrollen

– Cifero Regnskap ble stiftet i 2006, så nå har vi snart 15 år i bransjen bak oss. Fra starten av brukte vi Mamut som regnskapssystem for alle kundene våre. Det har fungert godt for oss veldig lenge, men mye har skjedd med regnskapsførerrollen siden 2006. Det er nesten et helt annet yrke i dag enn det var da. Nå kreves en helt annen relasjon og kommunikasjon med kundene, sier Atle. 

Han forteller at de er opptatt av god kommunikasjon med kundene sine, og at det stiller en del krav til systemene som brukes. For å heve kvaliteten på eget arbeid og på kundens bidrag inn i regnskapsarbeidet bestemte de seg i fjor høst for å se etter verktøy som legger bedre til rette for deling og samarbeid. Samtidig ville de kvitte seg med permer og fysiske bilag. 

– I de nye lokalene våre har vi ikke plass til å oppbevare alt fysisk, rett og slett. Men det handler mer om å frigjøre kapasitet og tid både for oss selv og for kundene, enn om å frigjøre plass, forklarer Atle. Ved å bytte til Tripletex oppnår vi begge deler.

Det beste for kunden

– Mange kunder er jo uvitende om overgangen, forteller Atle. – Det er ikke alle som vet hvilket system vi bruker, eller er interessert i å vite det. Alle har ulike behov. Men de som ønsker å involvere seg i eget regnskap setter pris på mulighetene dette gir. Tripletex er utrolig enkelt å ta i bruk, med en lav brukerterskel. Det gjør det også enklere for oss å få flere kunder mer involvert og interessert i mer enn bare det som står på bankkontoen.

Noe flere av Ciferos kunder imidlertid vil merke er at overgangen fra Mamut til Tripletex betyr at de kan gå fra flere systemer til ett system. 

LES OGSÅ: Krisepakker til bedrifter med inntektsfall

– Siden vår gamle løsning ikke var skybasert hadde ikke kunden direkte tilgang til systemet. Derfor har mange hatt sidesystemer for ulike oppgaver. Det innebar mye dobbeltarbeid, og er en veldig tungvint måte å jobbe på. Nå har kunden tilgang til løsningen og kan jobbe direkte i systemet, til og med fra mobilen om de vil. De slipper å komme innom oss for å levere eller hente ting, og alt er smidig og enkelt. Det har vi fått mange tilbakemeldinger på fra kundene. Det er en vinn vinn-situasjon, sier Atle. 

– Kundene opplever at de får mye mer fra oss nå, fortsetter han. – Systembyttet frigjør tid. Vi får mulighet til å løfte blikket, analysere og yte flere og bedre tjenester enn vi hadde tid til før. Kundene får ikke bare et bedre system, de får en bedre regnskapsfører også. Resultatet er en bedre opplevelse for kundene totalt sett, oppsummer Berentzen. 

Gjør jobben morsommere 

Byttet kommer ikke bare kundene til gode. Også regnskapsførerne setter pris på å jobbe med moderne verktøy. 

– Vi var spente selv også. Overgangen innebærer jo at vi legger om de interne rutinene våre en god del. Men vi ser allerede at effektiviteten har gått opp. Bilag behandles raskere, og arbeidsflyten er bedre. 

Atle forteller at kombinasjonen av frigjort tid og et system med løpende oppdaterte regnskapstall gjør det enklere å gi gode råd og innspill til kundene. 

40 på plass og flere på vei

Til nå har Berentzen og kollegaene overført 40 kunder fra Mamut til Tripletex. Så langt har prosessen vært helt uproblematisk.

– Mange har lett for å tenke at det er krevende å bytte system, og at det er veldig mye jobb. Sannheten er at det ikke er så mye som kreves for å være oppe og gå. Så er tilbakemeldingene gjerne også at det var enklere enn de trodde. Det er en del av vårt ansvar som regnskapsførere å følge med i tiden og vise kundene våre at det finnes nye og bedre måter å jobbe på.