Tre personer prater om lønn og lønnshåndtering med Tripletex

Lønn er en sentral del av forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte, og påvirker både bedriftens økonomi og hvor fornøyd hver enkelt arbeidstaker er.

I tillegg følger ansvar og administrasjon med ansettelser og håndtering av lønn. Her går vi gjennom det grunnleggende, hva du bør tenke på, hvordan du velger lønnssystem og hvordan du håndterer lønnskjøringen så effektivt som mulig – både for deg selv og de ansatte.

Grunnleggende om lønnskostnader

Lønn er det du, og dine ansatte, får for å jobbe. Vanligvis består lønnen av en grunnlønn, som er den faste lønnen du mottar, pluss eventuelle tillegg.

Forskjellen på bruttolønn og nettolønn

  • Bruttolønn er beløpet før skatt og andre diverse kostnader, som for eksempel lunsjkosntnader, er trukket fra.
  • Nettolønn er den lønnen som blir utbetalt, etter at skatt og kostnader er trukket fra.

Fastlønn eller timelønn?

Det finnes flere ulike lønnsarter, men i denne guiden holder vi oss til de to vanligste, fastlønn og timelønn.

  • Fastlønn er en fast, avtalt sum som utbetales til den ansatte. Lønnen er ofte basert på en årlig sum og utbetales hver måned. Dette er egnet for stillinger med en fast arbeidstid, som for eksempel kontorstillinger, og er økonomisk forutsigbart for deg som arbeidsgiver.
  • Timelønn er en betalingsmodell der den ansatte får betaling for hver time de jobber. Det er vanligere innenfor stillinger der arbeidstiden varierer, som for eksempel innen detaljhandel eller serveringsbransjen.

Lønnstillegg

Utover grunnlønnen kan ansatte motta lønnstillegg av ulike årsaker. Det kan være regulert av tariffavtale, lovverk eller individuelle avtaler mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Lønnstillegg kan blant annet bestå av:

  • Bonus: For individuelle eller team-baserte prestasjoner.
  • Resultatbasert lønn: Kan være knyttet til oppnåelse av konkrete mål eller salgsresultater.
  • Provisjon: Baseres gjerne på ansattes salgsresultater eller deres evne til å skaffe nye kunder.
  • Akkordlønn: Kan baseres på produktivitet eller antall enheter produsert, og brukes for eksempel i produksjons- eller fabrikkarbeid.

Uansett lønnsart, er det viktig å merke seg at du må følge gjeldende lover og regler for minstelønn og overtid. Regnskapsprogrammet Tripletex støtter begge lønnsartene.

Hva inngår egentlig i lønnskostnadene?

Det å ha ansatte koster som regel mye mer enn summen på lønnsslippen. I tillegg til grunnlønn og eventuelle lønnstillegg, kommer arbeidsgiveravgift, pensjon og goder, som for eksempel forsikringer, kurs og mobiltelefon.

Hvis du ikke har begynt å ansette enda, kan det være lurt å regne på hva en ansatt egentlig koster. Så kan du budsjettere riktig fra start.

Strategisk timing for ansettelser

Om bedriften din skal vokse, er det helt essensielt å ansette flere mennesker på et tidspunkt. Mange gründere tenker at de kan fikse det meste selv, men et av tipsene til Hege, daglig leder i Tripletex, er å ansette i tide. En for stor arbeidsbelastning er ikke bærekraftig i lengden.

Vi har samlet flere tips til hva du bør tenke på før du ansetter noen – som hvem, hva og hvordan. Og ikke minst, hvilke plikter du har som arbeidsgiver.

Å velge det beste lønnssystemet for bedriften din

Selv om det er få ansatte i bedriften nå, er det smart å ta høyde for at bedriften kan vokse – uten at du må bytte økonomisystem. Kom i gang med gode rutiner fra start, for å sikre en effektiv og smidig lønnshåndtering.

Her er ting du bør se etter når du skal velge lønnssystem:

  • Brukervennlighet: Systemet bør være enkelt å bruke, både for deg og dine ansatte. Legg til rette for at ansatte kan registrere timer og utlegg selv, så tallene går rett inn i systemet. Det minimerer det manuelle arbeidet med å hente inn denne informasjonen, og sparer deg for mye tid.
  • Regnskap i samme system: Når lønn og regnskap håndteres i samme system, blir regnskapet automatisk oppdatert hver gang lønn og reiseregninger utbetales. Det gir deg full oversikt over hva bedriften skylder hver enkelt ansatt – eller motsatt, samt et løpende oppdatert regnskap.
  • Integrasjon med bank: Ved å koble banken til økonomisystemet ditt, kan du utbetalte både lønn og regninger rett fra økonomisystemet. Så slipper du å logge deg inn i banken.
  • Fleksibilitet: Selv om du kanskje ikke trenger alt med én gang, kan det på sikt bli behov for ulike typer lønn og godtgjørelser. Se derfor om systemet håndterer fastlønn, timelønn, provisjon, bonus, overtid og annen form for betaling.
  • Automatiske beregninger: Effektivitet er gull. Som å kjøre lønn til alle ansatte samtidig, og håndtere lønnsjusteringer effektivt. I tillegg bør systemet hjelpe deg med å holde oversikt over ting som forskudd på lønn og feriepenger.
  • Oppdateringer: Arbeidslovverket og skattereglene endrer seg ofte. Systemet du bruker må derfor til enhver tid være oppdatert etter gjeldende lover og regler, satser og valutakurser.
  • Rapportering: Med ansettelser og lønn følger også en del rapportering til myndighetene. Med en integrasjon mot Altinn kan du hente skattekort til ansatte, og sende inn a-melding, aksjonærregisteroppgave og skattemelding med et tastetrykk – direkte fra regnskapsprogrammet.
  • Sikkerhet: Systemet må ha gode sikkerhetstiltak for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.

Unngå seige tidstyver i fremtiden. Tripletex sitt lønnssystem er i samme løsning som regnskapet ditt, og sørger for at du slipper manuelle og tidkrevende oppgaver.

Lønnsadministrasjon i praksis

For å få en mest mulig smidig lønnshåndtering, er det viktig med gode rutiner fra start. Heldigitaliserte lønnsprosesser og riktig registrert ansattinformasjon, inkludert elektronisk kommunikasjon, forsikringer og lønnstype, er nøkkelen til problemfri lønnskjøring. Her er noen punkter som påvirker lønnsadministrasjonen:

Timeføring for god oversikt

Hvis dere jobber med prosjekter og selger tid eller kompetanse, er det smart å ha kontroll på timene. Fortløpende timeføring fører til nøyaktig og rask fakturering av kunden, og pengene kommer raskere inn, som er positivt for likviditeten til bedriften din.

Legg til rette for at de ansatte kan føre timer fra hvor som helst, når som helst. Med Tripletex-appen har alle kontoret med seg og sørger for at timene kan registreres daglig. Fakturagrunnlaget blir automatisk oppdatert, og timene kommer med på neste lønnskjøring.

Enkel håndtering av reiseregninger og utlegg

Dersom noen i bedriften er på jobbreise, eller legger ut for noe privat, skal kostnadene tilbakeføres. Et system som håndterer reiser og utlegg effektivt, sparer både deg og de ansatte for mye tid.

Med Tripletex-appen tar du bilde av kvitteringen, og laster utlegget rett opp i økonomisystemet. Etter en rask godkjenningsrunde blir utlegget med på neste lønnskjøring. Regnskapet oppdateres samtidig, og du har kontroll på økonomien.

Ved bilkjøring beregner appen automatisk både kilometer og bompengekostnader.

Effektiv utbetaling av lønn

Som nevnt innledningsvis, er det viktig med gode rutiner fra start. Når all relevant informasjon er på plass, timene er ført, og reiseregninger og utlegg er godkjent, ligger alt klart i Tripletex sitt lønnssystem når du skal kjøre lønn – og jobben gjøres med et tastetrykk.

Hva skal stå på lønnsslippen?

Det er viktig at lønnsslipper håndteres med god sikkerhet, for å beskytte sensitive opplysninger.

Med Tripletex kan alle ansatte motta lønnsslipp i appen, som er beskyttet med personlig innlogging. Det gjør den svært tilgjengelig, samtidig som det er trygt.

Innholdet i lønnsslippen kan variere, men av obligatorisk og lovkrevd informasjon må følgende være inkludert:
  • Selskapsinformasjon: Som selskapsnavn og organisasjonsnummer.
  • Ansattinformasjon: Navn og fødselsnummer til arbeidstaker.
  • Detaljer om lønnsutbetaling: Trekkperiode lønnsslippen gjelder for, bruttolønn, hvordan lønnen er kalkulert, beregningsgrunnlag for feriepenger og forskuddstrekk
  • Andre trekk som pensjonsordning eller eventuelle utleggstrekk
  • Størrelse over foretatt forskuddstrekk og utleggstrekk. Altså det totale beløpet som er trukket fra bruttolønnen.
I tillegg kan du inkludere ting som:
  • Ferie og fleksisaldo: Hvis du benytter timeføringsmodulen i Tripletex, har du muligheten til å vise ferie- og fleksisaldo på lønnsslippen. Dette er valgfritt og kan aktiveres for alle ansatte eller på individuell basis
  • Egen logo: Med Tripletex kan du velge en standard mal eller du kan tilpasse lønnsslippens utseende med blant annet egen logo.

Lønnskostnader i regnskapet

I regnskapet registreres lønnskostnader som en driftskostnad, og skal føres i kontogruppe 5 i regnskapet.

A-melding – viktig rapportering til myndighetene

Innsending av a-melding er en av mange plikter du har som arbeidsgiver, og dette må gjøres én gang i måneden. Rapporten inneholder informasjon om blant annet ansattes inntekt, arbeidsgiveravgift og arbeidsforhold, og brukes av Skatteetaten, NAV og SSB.

Har du registrert riktig arbeidsforhold og kjørt riktig lønn, er denne jobben enklere enn det høres ut som. Med Tripletex sender du inn én a-melding, som inneholder informasjon om alle ansatte, med et tastetrykk.

Les mer om a-meldingen, hva den brukes til og hvordan den leveres.

Lønnsnivå – forstå markedskonkurransen

Så du er klar til å ansette. Men hvilket lønnsnivå skal du legge deg på? Her er flere faktorer som du bør vurdere:

To kvinner prater om lønnsnivå for sin bransje.
  • Bransje og stilling: Det er stor variasjon mellom ulike yrker. Hvis du er usikker på hvilket nivå som gjelder, kan du rådføre deg med noen innenfor din egen bransje. Eller du kan finne statistikk på det gjennomsnittlige lønnsnivået i bransjen din. Det gir en bedre forståelse av hva andre betaler sine ansatte.
  • Bedriftens ressurser: Bedriften må selvsagt ha råd til å betale lønnen. En liten oppstartsbedrift kan nødvendigvis ikke matche lønnstilbudet til et stort, etablert selskap. Om aktuelt, kan du tilby aksjeopsjoner – altså en rett til å kjøpe et bestemt antall aksjer i fremtiden, til en forhåndsbestemt pris – som kan bli verdifulle om bedriften går bra.
  • Kvalifikasjoner og erfaring: Yngre eller mindre erfarne arbeidstakere vil vanligvis forvente en lavere lønn enn de med mer erfaring.
  • Konkurranse: Hvis du opererer i en bransje med stor etterspørsel etter kvalifiserte arbeidere, kan en høyere lønn være nødvendig for å tiltrekke seg og beholde talenter.

Husk at det ikke bare er summen på lønnsslippen som gjør at du beholder ansatte. Å jobbe i en oppstartsbedrift kan gi en unik opplevelse med innblikk i mange forskjellige oppgaver. Det kan være et rikt tilskudd til CV-en og gi en økt forståelse av forretningsstrategier, markedsforståelse og hvordan en bedrift vokser fra bunnen av.

Andre fordeler, som helseforsikring, jobbtrening, fleksibel arbeidstid, ekstra fridager, gode pensjonsordninger og en positiv bedriftskultur, kan være med på å gjøre det attraktivt å jobbe i nettopp din bedrift.

Lønnsforhandlinger – tips og triks

Lønnsforhandlinger foregår som regel en gang i året, og selve prosessen kan være krevende. Målet er å komme fram til en løsning som er tilfredsstillende for begge parter, og som anerkjenner den innsatsen som din medarbeider legger ned i bedriften og som bidrar til økonomien.

Forberedelse til lønnsforhandlingene

Før du gjennomfører lønnsforhandlinger bør du forberede deg. Selv om det er viktig å være konkurransedyktig for å beholde ansatte, skal du også opprettholde en sunn økonomisk drift. Her er noen punkter du bør tenke gjennom:

  • Forstå bedriftens økonomi: Er det rom for lønnsøkninger i budsjettet?
  • Vær ærlig: Vær åpen om hva bedriften kan tilby og hvorfor. Åpenhet skaper tillit og vil fremme en sunn dialog.
  • Lag en plan: Sett en maksgrense for hvor mye du kan tilby, og hvilke lønnsforhold du ønsker å forhandle om. Dette kan inkludere bonuser, aksjeopsjoner, eller andre ikke-finansielle fordeler som fleksitid, feriedager etc.
  • Vurder medarbeiderens innsats og verdi: Er det noen spesielle resultater eller bidrag som rettferdiggjør en lønnsøkning, og eventuelt hvor mye?
  • Se det større bildet: Tenk mer enn kun kroner og øre, som fleksitid, hjemmekontor, faglig utvikling, og andre goder.
  • Vurder alternativer: Kan du tilby andre goder, dersom du ikke kan møte lønnskravet? Dette kan innebære kurs, opplæring eller flere feriedager.

Gjennomføring av lønnsjustering

Med Tripletex er det enkelt og effektivt å gjennomføre lønnsjustering.

Du velger om du vil justere lønnen med et fast beløp eller en prosentsats. Justeringen kan gjøres for perioder tilbake i tid, eller frem i tid. Og du kan også justere lønn for flere ansatte samtidig.

Etter at du har foretatt en lønnsjustering, og hvis det er nødvendig med etterbetaling, vil Tripletex hjelpe deg med å regne ut et forslag til beløpet for etterbetaling. Beløpet vil bli inkludert i neste lønnsutbetaling, basert på tidligere utbetalinger. Det er viktig å kontrollere forslaget før du foretar utbetalingen.

Lønn eller utbytte – hva er best for bedriften?

Når du driver eget AS kan du velge om du vil ta ut utbytte, dersom bedriften går med overskudd. Eller du kan være ansatt og utbetale lønn til deg selv. Før du tar en beslutning er det flere ting å vurdere.

Ta ut lønn i eget AS

Som ansatt opparbeider du deg sosiale goder som sykepenger, pensjon og trygdeytelser, og kan derfor være et tryggere valg enn å ta ut utbytte.

Bedriften må betale arbeidsgiveravgift på lønn, men får også skattefradrag på disse kostnadene. I tillegg må du betale personskatt, trinnskatt og trygdeavgift på lønnen.

Ta ut utbytte

Du kan ta ut utbytte når bedriften går med overskudd. Bedriften betaler selskapsskatt på overskuddet, og du må også betale skatt på utbytte.

Utbytte kan variere fra år til år, og vil heller ikke gi grunnlag for rettigheter i Folketrygden.

Det er også mulig å velge en kombinasjon av utbytte og lønn. Les videre her om hvor mye du må skatte på utbytte, og hva som er mest lønnsomt av lønn eller utbytte.

Nyttige ressurser for deg som er i gang med Tripletex

Prøv oss gratis i 14 dager!

Prøv Tripletex gratis i 14 dager - helt uten forpliktelser eller liten skrift.

Hei 👋 Usikker på hvilken løsning som passer for deg? Chat med en av våre selgere!