Seks systemer alle effektive bedrifter trenger

Skrevet av Aleksander Meidell-Hagewick, Advisory Manager i Amesto AccountHouse

Vårt mål er å gjøre det enklere for norske bedrifter å lykkes. Vi vil gjøre det enkelt for deg å drive din bedrift, sånn at du kan fokusere på det du er god på.

Gå til Amesto AccountHouse sin nettside

Derfor vil vi i Amesto GO sammen med en kunde av oss, Superhjem, lufte noen tanker om hvilke systemer som er viktige for å sikre kvalitet og effektivitet i produksjon og leveranse.

Bli, og vær samkjørte

For at man skal ha en effektiv organisasjon kreves det at hele teamet er samkjørte når det kommer til både mål og arbeidsoppgaver.

For både Superhjem og oss selv bruker vi et system som heter Podio for å holde kontroll på gjentakende arbeidsoppgaver som knyttes direkte til prosjekter eller kunder. Podio er kort fortalt et verktøy som lar oss skreddersy løsninger for å generere og delegere gjentakende oppgaver automatisk. Man kan laste ned ferdigbygde løsninger i Podio som er designet for å løse ulike utfordringer i hverdagen, men etter hvert som vi har blitt gode i systemet foretrekker vi å skreddersy egne løsninger for kunne eliminere mest mulig friksjon i hverdagen.

På godt norsk vil det si at når man for eksempel oppretter en ny kunde eller et nytt prosjekt, kan det automatisk fastsettes rutiner på kunden og delegeres arbeidsoppgaver til de ulike ansvarshavende. Disse oppgavene kan følges opp oversiktlig av ledere og kolleger, samtidig som kunden blir informert om progresjon underveis og nye oppgaver delegeres automatisk etter hvert som hver enkelt blir ferdig med sine oppgaver. Herlig, ikke sant?

Slik bruker Superhjem Podio

La oss ta Superhjem som et eksempel. Her har vi akkurat bygget et CRM og prosjektstyringsverktøy for dem i Podio som gir dem full kontroll på alle prosjekter og fremdriften i dem. I deres løsning blir det først generert et lead i Podio via forespørsler fra hjemmeside eller manuell input. Dersom dette leadet etter hvert blir til en kunde, vil det automatisk opprettes et prosjekt på denne kunden. Basert på data i tilbud og kundekort, vil det også automatisk genereres bestillingslister og fristbelagte arbeidsoppgaver til de ansatte i bedriften. Daglig leder kan enkelt følge opp alle oppgavene via app på mobil eller nettbrett, og sørge for at kundene til en hver tid får god oppfølging.

Dette frigjør mye kapasitet til å bygge bedriften, så vi holder oss konkurransedyktige. – Kim Nordnes, daglig leder i Superhjem

Man kan også kommunisere via chat i Podio, men dersom man har behov for flittig kommunikasjon, søkbar dialog og inndeling i flere prosjekter eller avdelinger bruker vi Slack som også kan integreres med Podio.

LES OGSÅ: Starte nettbutikk? Dette må du tenke på

Kontroll i hverdagen

For 5 år siden hadde jeg en leder som innførte Post It-forbud på kontoret, og det priser jeg meg lykkelig for den dag i dag.

Siden den gang har jeg sverget til et system som heter Trello, hvor man enkelt kan bygge digitale tavler med oppgavekort, frister, huskelapper, dele filer og samhandle med kolleger om ulike prosjekter eller oppgaver. Av alle systemer vi bruker er nok dette det som har lavest brukerterskel og som raskest gir utbytte til brukeren.

Sammen med Superhjem har vi satt opp en felles digital oppgavetavle for dem i Trello, hvor de enkelt kan delegere og notere utforutsette arbeidsoppgaver som dukker opp i løpet av en arbeidsdag. På denne måten kan de følge opp hverandres arbeidsoppgaver og samtidig være trygge på at ikke de glemmer noe selv.

Dette systemet har med årene utviklet seg til å bli et kraftfullt verktøy hvor man kan sette opp funksjoner for å automatisere arbeidsflyt og dermed erstatte store deler av det gjentakende admin-arbeidet.

For mange vil nok Podio og Trello høres ut som de gjør den samme jobben, og de kan strengt tatt løse veldig mange av de samme utfordringene. Trello har dog et helt annet brukergrensesnitt enn Podio, og oppleves ofte som bedre egnet for prosjekter med noe mer sporadisk arbeidsflyt og håndtering av uforutsette arbeidsoppgaver.

Man kan gjerne si at det er hakket mer dynamisk og har lavere brukerterskel enn Podio. Derfor har vi valgt å bruke dem side om side, slik at Podio håndterer de lineære og gjentakende oppgavene, mens Trello brukes for de litt mer uforutsette sakene – som vi alle vet at kommer.

Økonomistyring som kjernen i alt

Tripletex er et av våre økonomisystemer, og er kjernen i det mye av det vi gjør for våre kunder. Dette systemet er intuitivt og brukervennlig både for regnskapsførere og bedriftsledere, og grunnet smarte løsninger frigjør det mye tid og ressurser hos både oss og kundene våre.

Superhjem har koblet Tripletex sammen med nettbutikkløsningen sin i MyStore, slik at blant annet ordre og dagsoppgjør blir oppdatert automatisk i regnskapet.

Timeføring og utlegg føres enkelt fra mobil, og kan føres direkte på prosjekt dersom det er ønskelig. Når leder godkjenner timer eller utlegg, legger det seg automatisk som forslag til post på lønnskjøringen til medarbeideren det gjelder.

Noe av det vi liker best med Tripletex er deres tankegang når det kommer til integrasjoner og samarbeidspartnere. Tripletex forstår at det ikke er mulig å lage én stor løsning som passer for alle, så de har valgt å la andre systemer kunne koble på integrasjoner enkelt. Dette gjør at våre kunder kan få bransjetilpassede løsninger som løser akkurat sine spesifikke behov.

Dersom vi skal trekke det ned på et litt teknisk nivå vil det si at de har et godt API. Dersom du har sittet i et møte og noen har sagt at de har et «godt API», betyr det rett og slett at de har et grensesnitt som gjør innmaten (dataen) i systemet lett tilgjengelig. Det vil si at vi kan hente ut data for å få systemer til å kommunisere på tvers eller å presentere data i rapporter og dashbord. API er en forkortelse for «Application Programming Interface», eller på norsk «programmeringsgrensesnitt».

Tripletex forstår at det ikke er mulig å lage én stor løsning som passer for alle.

Tripletex har nettopp dette, det man kaller et «godt API». Dette gjør at vi kan koble oss på det meste av tredjepartsløsninger, som igjen tillater oss å løse utfordringer for våre kunder på en langt bedre måte enn om vi skulle solgt samme løsning til alle. Som vi sier internt; «det er litt nittitalls å prakke samme løsning på alle».

Med denne tankegangen får man rett og slett skreddersydde systemer ved å sy sammen flere mindre systemer som alle er hyllevare, og det beste er at det oppleves helt sømløst.

Hvordan få til effektivt samarbeid?

Menneskene i bedriften er bedriften. Uten flinke folk faller både produkt og leveranse gjennom, og derfor mener vi at det er utrolig viktig at teamet internt ikke møter noen flaskehalser når det kommer til kommunikasjon og fildeling.

For å sikre friksjonsfri samhandling, lagring og flyt i internkommunikasjonen bruker vi et system som heter Slack kombinert med Dropbox. For de som ikke kjenner til det, er Slack en kommunikasjonsplattform hvor man kan lage egne chatrom for ulike grupper og prosjekter internt, for å deretter dele filer og gi tilbakemeldinger på dokumenter eller lignende.

Dropbox er en skybasert tjeneste som også lar deg jobbe med filene i lokal mappestruktur, slik at det oppleves som at man jobber lokalt – altså ikke via nettleser eller lignende. Samtidig har man mulighet til å dele filer, mapper og hele strukturer med både teamet og utenforstående, og man kan fleksibelt sette tilganger.

Når det kommer til funksjoner finnes det nok mye som har de samme funksjonene som både Dropbox og Slack, men slik vi ser det er det få som slår dem på brukervennlighet og integrasjoner. Det er enkelt å integrere mot de fleste systemer innen blant annet oppgavebehandling og kundehåndtering. Det gjør de til solide plattformer for internkommunikasjon om prosjekter og kunder.

Tall er det nye gullet

Dersom du har lest DN i løpet av de siste tre årene har du nok fått med deg at tall blir mer og mer verdt, og at gutta og jentene som kan tyde disse tallene er enda mer verdt. Dette er vi helt enige i, og derfor har vi lagt opp dashbordløsninger med et system som heter Klipfolio. Her kan man enkelt hente ut interessante nøkkeltall og verdifull data fra CRM, ERP, sosiale medier og mer eller mindre alle andre parametere fra systemer som har et greit API.

Disse tallene kan presenteres for deg i et dashbord på mobil eller PC, slik at du enkelt kan overvåke lønnsomhet, likviditet eller andre parametere på prosjekter, ansatte eller avdelinger. Enkelte av våre kunder bruker det for å overvåke eiendomsprosjekter, mens andre bruker det for å overvåke gründerselskaper de har investert i. Bruksområdene er mange og nytteverdien er stor, noe vi synes er utrolig gøy!

Også her finnes det flere systemer som løser de samme utfordringene. Grunnen til at vi har landet på Klipfolio er at de allerede er integrert mot mange systemer, slik at man enkelt kan hente data og nøkkeltall fra flere systemer. Og det uten å måtte bruke et halvt statsbudsjett på IT-konsulenter.

Så langt i år har vi spart våre kunder for flere tusen timer ved å strigle arbeidsflyt og automatisere prosesser for dem. Vil du ta en prat om arbeidsflyten i din bedrift?

Dette blogginnlegget er en del av en serie med blogginnlegg som skal hjelpe, veilede og inspirere oppstartsbedrifter.

Flere tips for oppstartsbedrifter finner du her