Prosjektstyring: 5 tips for å sikre lønnsomme prosjekter

1. Budsjettering og rapportering

Planlegg godt og sett opp budsjetter for lykkes med prosjektene dine. Et nøkkelelement er å sørge for at timene ikke løper løpsk. Budsjettér antall timer i tillegg til materialer og utstyr og følg opp prosjektet underveis for å unngå negative overraskelser.

Med rapporteringsverktøyet i Tripletex kan du hente ut rapporter per prosjekt om inntekter, kostnader, lønnsomhet og dekningsgrad. God oversikt gir deg mulighet til å kontrollere hvordan prosjektet ligger an opp mot planlagt budsjett.

2. Før timer fortløpende

For å sikre lønnsomhet i dine prosjekter er det nødvendig å ha kontroll på tidsbruken til prosjektdeltakerne. Ved å registrere og godkjenne timer fortløpende får prosjektleder oversikt og kan gjøre eventuelle justeringer underveis. 

Legg til rette for at de ansatte kan registrere timer hyppig. Da er det er viktig med et brukervennlig og enkelt verktøy som gjør dette mulig. Med Tripletex-appen kan du føre timer på farten, og samtidig knytte de direkte opp til prosjektene. 

Selv med fastpris er det viktig å holde oversikt på antall timer som blir brukt, for å vurdere lønnsomheten i prosjektet. Ved å registrere timer løpende reduseres faren for store overraskelser underveis, eller i verste fall når prosjektet går mot slutten.

3. Ha et løpende oppdatert regnskap

Med et regnskap som er løpende oppdatert får du et øyeblikksbilde av prosjektøkonomien. Sørg for at kostnader blir bokført løpende og knyttet opp mot prosjektet. For å få best mulig grunnlag til å ta gode og lønnsomme beslutninger i prosjektet, er det anbefalt at du som prosjektleder har kontroll på alle kostnader underveis. 

Tripletex legger til rette for fortløpende bokføring, og fakturagrunnlaget blir automatisk oppdatert basert på timer og kostnader ført. Ved å bruke KID-nummer vil utgående faktura automatisk knyttes opp mot riktig kunde. Mange leverandører og foretak foretrekker å sende og motta fakturaer i EHF-format. Automatikken sørger for at innkommende fakturaer er ferdig utfylt i bilagsmottaket, og de føres rett inn i regnskapet ditt med ett enkelt tastetrykk.

Med mobil-løsningen kan de ansatte føre utlegg og reiseregninger og du som prosjektleder kan betale regninger og sjekke fakturaoversikten – når som helst og hvor som helst. 

Følg opp innbetalingene dine og send ut en betalingspåminnelse om noe går over forfall. Vil du automatisere denne prosessen, er Visma Autocollect gratis tilgjengelig i Tripletex. 

4. Samle dine funksjoner

Du kan spare mye tid og penger på administrasjon, dobbeltarbeid og systemkostnader om du velger å samle alt på ett sted. Ikke minst får du bedre oversikt over økonomien.

Tripletex er et komplett økonomisystem med et kraftig prosjektstyringsverktøy innebygd. Systemet er modulbasert, med moduler for regnskap, fakturering, lønn, reiseregning, timeføring og prosjektstyring. 

I tillegg er det mulig å koble til andre systemer, som blant annet SmartDok, Speedycraft og Boligmappa. Det tillater deg å jobbe smartere, da du kun trenger å logge inn ett sted. Systemene vil nemlig “snakke sammen” og utveksle data trygt og effektivt. Enklere blir det ikke.

5. Evaluer dine prosjekter

Ta en gjennomgang i etterkant og vurder lønnsomheten i prosjektet. Bruk dataen og sammenlign dine prosjekter for å finne ut hva som er mest lønnsomt. 

Den innsikten du får kan brukes til å ta bedre valg i fremtiden for hva slags prosjekter og tjenester du bør satse på.

Prøv Tripletex gratis

Automatikken i Tripletex gjør at du som prosjektleder kan følge med på prosjektets utvikling uten å måtte gjøre manuelt arbeid. Prosjektdeltakere fører timer, utgifter knyttes til prosjektene, fakturagrunnlaget blir oppdatert automatisk og rapportene oppdaterer seg selv.

Prøv Tripletex gratis i 14 dager. Med god oversikt og kontroll unngår du store overraskelser og kan sikre lønnsomhet i dine prosjekter. Lykke til!