Tips&Triks: Registrere arbeidsforhold i nytt økonomisystem

Ofte viser feilmeldingen at rapportering mangler, og ved siden av feilmeldingen er det enten et personnummer eller et navn som ikke er klikkbart. Når det viser et personnummer eller et ikke-klikkbart navn, refererer feilmeldingen til arbeidsforhold som ikke er innlagt i systemet, eller som avviker fra det som er lagt inn i Tripletex.

I forrige økonomisystem

Det er ikke nødvendig å avslutte arbeidsforholdet til de ansatte i det gamle økonomisystemet før man går over til et nytt. Det er dog viktig å merke seg at når man registrerer et aktivt arbeidsforhold må arbeidsforholdet være identisk i det nye systemet som i det gamle. Dersom man er usikker på hvordan det har blitt rapportert tidligere, er det mulig å bestille avstemmingsinformasjon (A06) i Altinn, og motta rapporten A07 i «Min meldingsboks» i Altinn som inneholder en oppsummering av arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og inntektsopplysninger per virksomhet i valgte periode.

Dersom en ansatt har sluttet før man starter i nytt system, kan det være lurt å registrere sluttdato på dem og rapportere dette i det gamle systemet. Hvis man senere ønsker å registrere en ansatt som har sluttet før man gikk over til Tripletex for å utbetale feriepenger, kan man registrere vedkommende som en kontakt med lønnsrapportering via Kunde > ny kontakt.

Virksomhetsnummer

En annen ting man kan være obs på er virksomhetsnummer. Alle selskap med en eller flere ansatte blir tildelt et virksomhetsnummer. Et virksomhetsnummer er nummeret til underenheten, mens organisasjonsnummer er nummeret til den juridiske enheten. Tripletex henter informasjon fra Brønnøysundregisteret om at det foreligger et virksomhetsnummer. Virksomhetsnummeret registreres under selskap/selskapsinformasjon/virksomheter.

Før man registrerer virksomhet må man vite når man skal starte å rapportere på virksomhetsnummer, og denne informasjonen får man ved å kontakte a-ordningen. Virksomhetsnummeret knyttes til arbeidsforholdet på lik linje som organisasjonsnummeret, men for å starte å rapportere på virksomhetsnummer må man avslutte et eksisterende arbeidsforhold knyttet til den juridiske enheten og opprette et nytt arbeidsforhold som man knytter til underenheten. Det kan være lurt i dette tilfellet å avslutte arbeidsforholdet knyttet til den juridiske enheten siste dag i en måned, og opprette et nytt arbeidsforhold første dag måneden etter.