Må frivillige organisasjoner føre regnskap?
De fleste frivillige organisasjoner er ikke regnskapspliktige etter regnskapsloven, men det er likevel en fordel å føre regnskap. Dette sikrer at:
- Medlemmer og styret har full oversikt over økonomien.
- Det er lettere å rapportere økonomiske forhold ved søknader om støtte.
- Man unngår økonomisk rot og uventede problemer med skattemyndighetene.
Når blir en frivillig organisasjon regnskapspliktig?
En frivillig organisasjon må føre årsregnskap og sende det til Brønnøysundregistrene dersom den har:
- Eiendeler verdt mer enn 20 millioner kroner.
- Et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk.
Mange små og mellomstore organisasjoner oppfyller ikke disse kriteriene, men god regnskapsføring er likevel viktig for kontroll og transparens.
Bokføring og regnskapsføring for frivillige organisasjoner
Frivillige organisasjoner trenger ikke å følge de samme bokføringsreglene som aksjeselskaper, men det anbefales likevel å ha en oversiktlig og enkel kontoplan. Her er noen vanlige kontotyper:
- 3900 – Medlemskontingenter
- 3210 – Inntekter fra loddsalg
- 3440 – Offentlig støtte og tilskudd
- 5000 – Lønn og honorarer
Bruk av standard kontoplan (SAF-T) er ikke pålagt, men gjør det enklere å dele regnskapet med regnskapsførere og revisorer.
Det er viktig å merke seg at spesifikke regler kan variere avhengig av organisasjonens struktur og formål, så det kan være lurt å konsultere en regnskapsfører for spesifikke råd tilpasset din organisasjon.
Hvordan bokføre medlemskontingent?
For ideelle organisasjoner som mottar medlemskontingent uten å gi noen gjenytelser i form av varer eller tjenester, anses dette ikke som omsetning det skal beregnes merverdiavgift av. Dette bokføres som en inntekt:
- Debet: Bankinnskudd (1920)
- Kredit: 3900 Annen driftsrelatert inntekt (for kontingent uten motytelse) eller 3200 Salgsinntekt, utenfor avgiftsområdet (for omsetning av varer og tjenester fra ideell virksomhet – vederlag i form av medlemskontingent)
Dersom det brukes et regnskapsprogram med faktureringsmulighet, kan medlemskontingenten faktureres automatisk hvert år.
Usikker på lover og regler? I Tripletex får du enkel tilgang til Sticos faghjelp.
Mva, skatteregler og regnskapsplikt for frivillige organisasjoner
Frivillige organisasjoner har ofte inntekter fra forskjellige kilder, men de fleste er ikke mva-pliktige. En organisasjon må registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret dersom den har en omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester som overstiger 140 000 kroner i løpet av en periode på 12 måneder. For andre typer organisasjoner og virksomheter er denne grensen 50 000 kroner.
Organisasjoner kan også søke om mva-kompensasjon, som betyr at de kan få refundert merverdiavgift betalt på varer og tjenester. Dette er en av fordelene ved å registrere organisasjonen i Frivillighetsregisteret, som også gir tilgang til ordninger som Grasrotandelen.
Lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift i frivillige organisasjoner
Det finnes to viktige beløpsgrenser som gjelder for lønnsutbetalinger fra frivillige organisasjoner:
- Rapporteringsgrensen (A-melding og forskuddstrekk) – 10 000 kr per person per år:
- Hvis en organisasjon utbetaler lønn eller honorar under 10 000 kroner til en person i løpet av et kalenderår, er det fritatt for innrapportering i A-meldingen og forskuddstrekk.
- Hvis en person mottar mer enn 10 000 kroner i løpet av året, må hele beløpet rapporteres i A-meldingen, og det skal trekkes skatt.
- Fritak for arbeidsgiveravgift – 80 000/800 000-regelen:
- Hvis organisasjonen betaler under 80 000 kroner i samlet lønn til én person per år og ikke overstiger 800 000 kroner totalt i lønn per år, slipper den å betale arbeidsgiveravgift.
- Hvis en av disse grensene overskrides, må organisasjonen betale arbeidsgiveravgift for hele lønnsbeløpet.
Årsavslutning og rapportering
For organisasjoner som fører regnskap, er det viktig å avslutte året riktig. Dette innebærer:
- Avstemming av bankkontoer – Kontroller at alle transaksjoner er bokført.
- Periodisering og avskrivninger – Eventuelle større investeringer skal fordeles over flere år.
- Overføring av overskudd til egenkapital – Eventuelt overskudd kan overføres til egenkapital ved å øke posten for “annen egenkapital” i balansen. Egenkapitalen kan også deles inn i ulike kategorier.
Regnskapsplikt og aktivitetsregnskap
Dersom organisasjonen er registrert i Frivillighetsregisteret og har valgt å rapportere regnskap, må den sende inn Aktivitetsregnskap til Regnskapsregisteret. I tillegg gjelder det spesielle regler for regnskapsplikt: Idrettslag med en årlig omsetning som overstiger 5 millioner kroner er pålagt å følge regnskapsloven og bokføringsloven, samt ha en statsautorisert eller registrert revisor. Dette inkluderer:
- Oversikt over inntekter og kostnader
- Balanse
- Noter og årsberetning
Velge riktig regnskapsprogram
Det finnes flere regnskapsprogrammer som passer for frivillige organisasjoner. Her er noen viktige funksjoner å se etter:
- Automatisert fakturering av medlemskontingenter.
- Mulighet for prosjektregnskap for støtteordninger.
- Enkel bokføring av Vipps-innbetalinger og banktransaksjoner.
Selv om de fleste frivillige organisasjoner ikke har regnskapsplikt, er det likevel viktig å føre regnskap for oversikt, kontroll og ansvarlighet.
