Det er vanlig praksis for mange bedrifter at ansatte legger ut for overnatting, mat og transport i forbindelse med jobbreiser. Som ansatt har du krav på å få tilbake det du har lagt ut.
For å få tilbake pengene for en jobbreise, må du imidlertid føre og levere reiseregning.
Målet med dette blogginnlegget er at du lærer det du trenger å vite om føring av reiseregning. Tro meg, det kommer til å spare deg for mye tid ,og bedriften din for mye penger. Leverer du elektronisk reiseregning går det enda raskere, og risikoen for feil reduseres.
Les også: Satser og regler for diettgodtgjørelse
Kostnader ved jobbreise kan dekkes på tre måter
Når du reiser er det tre ulike måter å dekke jobbreiser på.
Refusjon av faktiske utgifter ved jobbreise
Å få refundert faktiske utgifter i forbindelse med reisen, betyr at du må ta vare på alle kvitteringer for å dokumentere hva og hvor mye du konkret har lagt ut i forbindelse med reisen.
Ved refusjon av faktiske utgifter er det ikke noe krav til utarbeidelse av reiseregning. Ettersom bilagene eller vedlegg til denne typen utlegg i stor grad skal inneholde samme opplysninger som en reiseregning, vil det i de aller fleste tilfellene være en fordel å fylle ut en reiseregning likevel. Dette vil også resultere i bedre internkontroll i bedriften.
Alle kvitteringer og bilag som skal refunderes skal stilles opp sammen med en spesifisering av formål for utgiftene. Det må også noteres navn på dem som inkluderes i kvitteringen, for eksempel hvis du har kjøpt lunsj til deg selv og kollegaer, firmapartnere etc. Det er også kravbelagt å notere hvilken virksomhet dine firmapartnere representer.
Og nå som vi snakker om mat og det å spise på reise: For at refusjon for maten din skal være skattefritt for deg som arbeidstaker må du være på yrkesreise og være utenfor «normal bespisningssituasjon» (Forskjellen mellom yrkesreise eller arbeidsreise kan du lese om her). Det vil si at om du vanligvis reiser i jobben (for eksempel om du er selger eller håndverker) kan du dessverre ikke «nyte» skattefri lunsj. I tillegg skal alle som får refundert kostnad for alkoholholdig drikke (utover normalt forbruk av øl og vin til mat) skatte for denne avgiften ettersom den regnes som en privat avgift.
Hvis arbeidsgiveren din også dekker andre private utlegg under reisens gang – for eksempel innkjøp av glemt tannkrem eller sokker, lader til private mobiler og lignende – så skal du som arbeidstaker også betale skatt for dette.
Mange kvitteringer å håndtere i forbindelse med reise? Med Tripletex-appen kan du enkelt scanne og sende inn kvitteringer og bilag med mobilen
Standardiserte satser
Hvis du får dekket utgiftene dine på grunnlag av standardiserte satser får du dekket kostnadene dine basert på varighet og sted du reiser til (men selvfølgelig med trekk for eventuelle måltider som du blir spandert på). På denne måten slipper du å ta vare på kvitteringer – hurra!
Når du får dekket utgifter til yrkesreisen på grunnlag av satser så skal kostnadene likevel være dokumentert med en reiseregning. Dette gjelder for kjøregodtgjørelse, diettgodtgjørelse og nattillegg.
Staten har egne satser for diettgodtgjørelse og egne satser for kjøregodtgjørelse. En del av satsen er skattefri, mens du må skatte for det ovenskytende beløpet.
Man kan velge å følge Statens reiseregulativ eller bruke skattefrie satser – her kan det være store differanser som du bør være obs på. Tenk også på at det er forskjellige satser mellom innenlandsreise og utenlandsreise og mellom forskjellige byer og land.
Bruker du Tripletex, ligger satsene inne i systemet klare til bruk.
Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte
Denne praksisen er for dem som har bedriftskort og dermed slipper å legge ut selv. Ellers følger denne praksisen den samme som ved refusjon av faktiske kostnader som beskrevet ovenfor.
Krav til hva reiseregningen må inneholde
Det finnes en rekke krav til innhold og form når du skal levere reiseregning. I tillegg kommer dokumentasjonskrav og krav om legitimering. Hvis det gjøres feil i reiseregningen kan det få store konsekvenser for beregning av arbeidsgiveravgift og potensielt føre til straffeskatt.
Reiseregningen må inneholde følgende informasjon:
- Arbeidsgivers navn og adresse
- Personopplysninger: Navnet, adressen og signaturen din (eventuelt elektronisk signatur)
- Formålet med reisen
- Hvilket arrangement du har deltatt på
- Dato og tidspunkt for reisens start og slutt
I forbindelse med jobbreise kan du i tillegg ha krav på diettgodtgjørelse. Da må reiseregningen din også inneholde følgende:
- Navn og adresse på overnattingsstedet (merk at dette ikke gjelder om du som ansatt ordner overnatting privat og mottar nattillegg). Overnatter du flere steder, må du også inkludere datoer for de ulike overnattingsstedene
- Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat
Dersom du har kjørt egen bil i forbindelse med reisen, har du krav på kjøregodtgjørelse. Da må du også huske på å få med følgende informasjon på reiseregningen:
- Reiserute som inkluderer utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsak dersom du har hatt omkjøringer
- Total distanse kjørt – denne finner du enten ved å registrere kilometerstanden på bilen ved start og slutt på reisen, gjennom elektronisk, gps-basert reisebok eller et nettbasert kartprogram
- Navn på eventuelle passasjerer du krever reisetillegg for
I tillegg må du huske kvitteringer for utleggene.
Kan regnskapsføreren skrive reiseregning for meg?
Det kan virke forlokkende å levere en bunke kvitteringer til regnskapsføreren og la ham eller henne ordne opp. Dette er ikke spesielt ryddig med tanke på lover og regler – og vil sannsynligvis også resultere i merarbeid for både deg og din regnskapsfører.
Det sier seg selv at det tar lang tid for en regnskapsfører, som ikke vært med på reisen selv, å sette opp en reiseregning, og det vil koste deg unødvendig mye i regnskapshonorar. I tillegg vil mangelfull informasjon om utlegg og reise resultere i at utgifter ikke kan kostnadsføres i regnskapet. Det kan medføre at du som arbeidstaker ikke får refundert utlegget.
Derfor anbefaler vi i Rg Regnskap at man i alle tilfeller selv setter opp en reiseregning uansett om du reiser etter sats eller etter regning. Dette vil gi deg mye mer kontroll på dine reisekostnader. Selvfølgelig vil din regnskapsfører kvalitetssjekke alle reiseregninger og bilag.
Reiseregning i et skybasert økonomisystem
Nå sitter du sikkert igjen med inntrykket av at reiseregning er fryktelig komplisert. Og det er det, litt. Men frykt ikke!
Med et skybasert økonomisystem som Tripletex kan du enkelt sette opp både reiseregninger etter sats og etter nota med modulen for reiseregning og utlegg. Gjeldende satser (diett, kilometergodtgjørelse m.m) ligger i systemet og sikrer riktig skatte- og avgiftsmessig håndtering. Tilhørende bilag og kvitteringer tar du enkelt bilde av med mobilen og sender inn i ditt personlige dokumentsenter, og herfra legges de enkelt til i reiseregningen. Alt dette kan gjøres under reisens gang så du ikke risikerer å miste noen bilag (eller måtte lete i den fine ballen av kvitteringer krøllet sammen nederst i vesker og lommer). Du kan altså lage reiseregningen underveis og slipper ta hele jobben når du kommer hjem. Hurra!
Da gjenstår det nok bare å si: «Bon Voyage» – og du kan selvfølgelig kontakte oss på Rg Regnskap hvis du ønsker mer informasjon, både om reiseregninger eller noe helt annet.
Dette innlegget ble opprinnelig skrevet av Sofia Pettersson, regnskapsfører i RG Regnskap, i 2019 og er oppdatert av Tripletex.
