Overtid kan i perioder være uunngåelig i mange bedrifter. Å sikre at de ansatte får i seg nok næring kan øke både prestasjonen og motivasjonen. Overtidsmat kan derfor være en positiv godtgjørelse som viser at bedriften tar vare på sine ansatte.
For å følge norsk arbeidsmiljølov og norske skatteregler bør arbeidsgivere ha tydelige retningslinjer rundt overtid og matpenger.
Krav om overtidsmat
Når en ansatt jobber minst 10 timer sammenhengende utenfor hjemmet, kan arbeidsgiver dekke kostnader til mat og drikke ved overtid. Overtiden må være pålagt av arbeidsgiver og avtalt på forhånd. Og nei, den ansatte må ikke vente 10 timer før mat og drikke inntas, men den totale arbeidsmengden må overstige 10 timer.
Merk at rett til overtidsmat ikke er lovpålagt. Det er opp til hver enkelt bedrift å vurdere egne regler og bestemmelser rundt mat og drikke ved overtid.
Ansatte som reiser i jobbsammenheng har krav på diettgodtgjørelse.
Overtidsmat i følge arbeidsmiljøloven
Selv om en ansatt ikke kan kreve overtidsmat ifølge arbeidsmiljøloven, er rett til overtidsmat regulert i mange tariffavtaler. Mange bedrifter har også gode ordninger og lokale avtaler. Ikke bare kan det øke produktivitet og trivsel, men det viser at bedriften tar vare på sine ansatte.
Ifølge arbeidsmiljøloven må ansatte i utgangspunktet skatte av mat og drikke som arbeidsgiver dekker, da det anses som private utgifter. Unntaket gjelder ved lange arbeidsdager utenfor hjemmet. Disse reglene gjelder:
- Arbeidstaker må jobbe minimum 10 timer sammenhengende.
- Arbeidsgiver kan dekke inntil 200 kroner skattefritt pr døgn, overskytende blir skattepliktig.
- Arbeidsgiver kan faktureres eller den ansatte kan kjøpe inn maten selv og få beløpet refundert.
- Ved refusjon må kostnadene dokumenteres.
- Om den ansatte har rett på overtidsmat uten å levere kvittering, er hele beløpet skattepliktig. Beløpet skal da inngå i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift, og skal rapporteres i a-meldingen som “Kontantytelse – annet”.
Hvordan fører du utlegg for overtidsmat?
Føre utlegg for overtidsmat
Med regnskapsprogrammet Tripletex er det svært enkelt å føre utlegg. Ved å bruke appen kan den ansatte ta bilde av kvitteringen, som automatisk lastes opp i systemet. Appen leser og fyller ut dato, beløp og annen relevant informasjon, og på få tastetrykk er utlegget ført.
Utlegget sendes til godkjenning og blir deretter automatisk med på neste lønnsutbetaling.
Les mer her om lønnssystemet som er integrert med reiseregning og regnskap.
Ofte stilte spørsmål
Skal du ha refundert et utlegg, må kostnadene dokumenteres. Det er vanlig å kreve kvitteringer for alle måltider og drikkevarer som er kjøpt i forbindelse med overtidsarbeid. Kvitteringene må spesifisere dato, klokkeslett, beløp og hva som er kjøpt.
I noen tilfeller kan arbeidsgiver også kreve at arbeidstaker leverer inn en reiseregning eller et skjema for å få refusjon for overtidsmat.
Ansatte med uregelmessige arbeidstider har like mye krav på mat og drikke ved overtid, akkurat som de med ordinære arbeidstider, uavhengig av om arbeidsdagen er delt opp i flere bolker.
I noen tilfeller kan arbeidsgiver også kreve at arbeidstaker leverer inn en reiseregning eller et skjema for å få refusjon for overtidsmat.
Lag tydelige retningslinjer for overtidsmat som gjelder for din bedrift. For eksempel: Skriv ned retningslinjene, gjør de tilgjengelig for alle ansatte og etabler rutiner for hvordan refusjon av utleggene skal håndteres.
