<span style="color: #eeeeee;" class="ugb-highlight">Magnus Babsvik</span>
Magnus Babsvik

Dette innlegget er skrevet av Magnus Babsvik, daglig leder i Solibo.

Denne artikkelen tar sikte på å hjelpe deg som er styreleder i et borettslag eller sameie med å lage et best mulig budsjett.

Budsjettet vedtas som oftest av styret og presenteres som en orienteringssak på årsmøtet i sameiet eller på generalforsamlingen i borettslaget. Det blir ofte stilt spørsmål til hvilke vurderinger som ligger til grunn for budsjettallene, og da blir man avkledd om det ikke er gjort en ordentlig jobb.

Hvorfor lage budsjett i sameier og borettslag?

Det er flere gode grunner til å lage et budsjett. Først og fremst er det et godt styringsverktøy i driften av sameiet eller borettslaget. Det er faktisk ansett å være så viktig at det for borettslag er et lovkrav.

Med gode og treffende budsjetter vil man kunne unngå å få likviditetsproblemer, og man vil kunne styre unna plutselig låneopptak. Mange banker krever et vedtak fra årsmøtet eller generalforsamling for å gi boligselskapet finansiering, og det er flaut å være den som må kalle inn til ekstraordinært årsmøte eller ekstraordinær generalforsamling for å vedta å øke fellesgjelden på grunn av dårlig planlegging.

Hvor mange har ikke fått krasse spørsmål fra beboere når felleskostnadene øker? Vi kan si med sikkerhet at færre beboere klager på økning av felleskostnader når det foreligger gode forklaringer, som typisk et godt budsjett tilbyr.

Oppsummert bør man lage et budsjett for sameiet eller borettslaget fordi:

  • Det er et godt styringsverktøy i driften av borettslaget eller sameiet
  • Man kan unngå likviditetsproblemer og plutselige låneopptak
  • Det gir legitimitet for justering av felleskostnadene

Hva gjør det vanskelig å lage budsjett i sameier og borettslag?

Det er i hovedsak to forhold som gjør det vanskelig å lage et godt budsjett:

  • Manglende forståelse for hva som påvirker disponible midler (boligselskapets betalingsevne)
  • Utfordringer med å estimere fremtidige vedlikeholdskostnader

Det første vil vi komme tilbake til senere i artikkelen.

Det andre punktet, å estimere fremtidige vedlikeholdskostnader, er vanskelig for alle. Derfor kan man med fordel innhente profesjonell bistand til å utarbeide en vedlikeholdsplan. Er man usikker på byggets tilstand samtidig som man ikke har en vedlikeholdsplan bør man unngå å gå i fellen mange gjør – ønsketenkning om at det ikke dukker opp noe vedlikeholdsbehov det neste året, for deretter å budsjettere med 0 i kostnader til vedlikehold.

Les også: Alt du trenger å vite om aksjonærregisteroppgaven

Guide for å utarbeide budsjett for sameiet eller borettslaget

Her er en stegvis veiledning for hvordan du kan gå frem når du skal utarbeide budsjettet.

1. Finn frem fjorårets årsregnskap

Årsregnskapet fra i fjor inneholder mye verdifull informasjon og gir deg et godt utgangspunkt i budsjettarbeidet. Er du så heldig å ha en forretningsfører som utarbeider en økonomisk rapport, for eksempel for perioden januar-august, har du enda ferskere tall og et bedre utgangspunkt for budsjettarbeidet.

Hvilken informasjon i årsregnskapet er nyttig for budsjettarbeidet?

Faste kostnader som:

  • Forretningsførerhonorar
  • Revisjonshonorar
  • Forsikring
  • Kommunale avgifter
  • Kabel-tv/internett
  • Vaktmester
  • Renhold

Dette er avtaler som stort sett er løpende og justeres med inflasjon. I regnskapet kan man også finne kostnader som til dels er faste, som:

  • Styrehonorar
  • Elektrisitet/energi/oppvarming

Selv om styrehonorar vedtas av årsmøtet eller generalforsamlingen, og strøm har en variabel pris, vil fjorårets kostnadstall likevel bidra til å kunne gjøre anslag for neste års budsjett. Andre poster i årsregnskapet er imidlertid mindre egnet, slikt som:

  • Drift og vedlikehold
  • Konsulenthonorarer

At man brukte 4,5 millioner på rehabilitering av piper i fjor betyr ikke at man vil få en tilsvarende vedlikeholdskostnad i år. På samme måte kan en tyngre styresak eller konflikt som nå er løst ha ført til at man har brukt titusener i advokathonorarer. For å budsjettere vedlikeholdskostnader må man som tidligere nevnt se fremover, ikke bakover.

2. Start med kostnadene

Mange tenker det er naturlig å starte med å budsjettere inntektene, for å se hva man har til disposisjon. Sameier og borettslag er i den unike posisjon at det ikke er kundene som bestemmer inntektene, men de kan gjøre det selv. Inntektene, i sameier og borettslag også kalt innkrevde felleskostnader, kan – og skal – styret i boligselskapet fastsette til det nivået som er nødvendig for å oppnå forsvarlig drift og nødvendig vedlikehold.

Man starter derfor med å liste opp de kostnadene man kjenner til. Ta gjerne utgangspunkt i listen over, som inneholder kostnader som er gjeldende for mange boligselskap. En annen øvelse som kan hjelpe for å få oversikt over kostnadene er å tenke over hvilke leverandører man har, og finne frem avtalene. Har man ikke avtalene tilgjengelig er det relativt enkelt å ringe til leverandøren for å få den oversendt. Avtalen har man også nytte av i andre sammenhenger enn i budsjettarbeidet. Det er for eksempel vanskelig å drive leverandøroppfølging på en god måte uten å ha avtalen tilgjengelig. For de faste kostnadene bør man legge til grunn at de øker med inflasjonen, som typisk ligger på 2,5 %.

Så over til den mer krevende delen av kostnadssiden – vedlikehold. Kort oppsummert om vedlikeholdsplanlegging:

  • Har ikke styret inngående kompetanse på bygg og vedlikehold bør styret innhente god ekstern rådgivning.
  • Aldri budsjetter med 0 kroner til vedlikehold. Budsjetter heller med 2.000 kroner pr seksjon/andel. Er det 15 andeler i borettslaget, budsjetter med 30.000 kroner. Ender dere med å ikke gjøre noe vedlikehold, og alle andre kostnader forløper seg som budsjettert ender dere med å gå ut av året med 30.000 kroner ekstra på bankkontoen. Penger dere kommer til å få bruk for til vedlikehold på et senere tidspunkt.

3. Hensynta avdrag på lån

Mange klør seg i hodet når de i årsregnskapet kan konstatere at kostnadene har vært lavere enn inntektene, og de likevel har mindre penger på konto når året er over.

Hvordan dette kan skje skal vi forklare kort her.

Se for deg at sameiet krever inn 2.500 kroner pr måned fra hver av de 20 seksjonseierne. Til sammen har sameiet 2.500 * 12 måneder * 20 seksjonseiere = 600.000 kroner i inntekter. Samtidig har sameiet 550.000 kroner i kostnader i resultatregnskapet sitt. Da har sameiet et årsresultat på 50.000 kroner. Samtidig informerer sameiets regnskapsfører om at sameiet ved starten av året hadde 200.000 kroner på konto, men at de nå bare har 30.000 kroner igjen. De har fått 170.000 kroner dårligere råd. Når styreleder spør regnskapsføreren om hvordan dette har seg forklarer regnskapsføreren at sameiet har nedbetalt 220.000 kroner på et lån sameiet har.

Å nedbetale på et lån er ikke en kostnad i resultatregnskapet. Endringen i sameiets betalingsevne kan illustreres slik:

Så, hvor finner man denne informasjonen?

Det bør ikke være opp til styrelederen i sameiet å fange opp denne informasjonen, det bør være forklart i budsjettforslaget fra forretningsfører. Har dere ikke forretningsfører og lager budsjett helt på egen hånd kan denne informasjonen finnes på flere steder:

  • Man kan se på nedbetalingsplanen i lånepapirene
  • Har det ikke vært endringer på lånet kan man se hva man betalte sist måned og gange med 12
  • I balansen i årsregnskapet kan dere se på endringen i langsiktig gjeld. Har dere 220.000 kroner mindre i langsiktig gjeld i årets balanse sammenlignet med året før har dere nedbetalt 220.000 kroner på lånet

Når man har kontroll på både kostnader og hvor mye man skal betale ned på lån det neste året kan man gå videre til å justere nivået på felleskostnadene.

4. Sett nivået på felleskostnadene

Som et minimum må man sette nivået på felleskostnadene slik at man har nok til å dekke:

  • Kjente kostnader
  • Vedlikehold
  • Nedbetaling på lån

I tillegg bør man vurdere om man har en fornuftig buffer på konto for å håndtere uforutsette hendelser, og om man har større fremtidig vedlikehold man må spare til.

Prøv Tripletex gratis nå – helt uten forpliktelser!

Hvor mye bør man ha i økonomisk buffer i et sameie eller borettslag? Det avhenger selvfølgelig av mange forhold, som byggets alder, hvor mye vedlikehold som er gjort de siste ti årene, hvor mange leiligheter det er i boligselskapet og mye mer. Men som et utgangspunkt, og i alle fall i mangel på selvstendige vurderinger, kan man tenke at man bør ha 15.000 kroner pr bolig i buffer. Sameiet med 20 seksjoner i eksempelet over bør dermed ta sikte på å legge opp 300.000 kroner i disponible midler.

Er man klar over at det kommer en større vedlikeholdspost om noen få år, for eksempel om fagkyndige har konstatert at taktekkingen må skiftes, kan det være fornuftig å hensynta det allerede nå. En liten justering av felleskostnader nå fører kanskje til at man unngår en større justering noen år frem i tid.

Illustrasjonen under viser hvordan felleskostnadene vil svinge mye fra år til år om man ikke hensyntar fremtidige vedlikeholdskostnader med den grå linjen, og hvordan man kan oppnå stabile felleskostnader ved god planlegging. Med den gule linjen har man noe høyere felleskostnader i år 1, 2 og 3, men når år 4 kommer kan man dekke vedlikeholdskostnadene med oppsparte midler i stedet for en plutselig, kraftig økning i felleskostnader.

5. Benytt vår budsjettmal

Vi har laget et budsjettverktøy i excel som er spesielt tilpasset for sameier og borettslag. Budsjettmalen får du ved å fylle ut skjemaet på denne siden.

Prøv oss gratis i 14 dager!

Prøv Tripletex gratis i 14 dager - helt uten forpliktelser eller liten skrift.

Andre relevante artikler

Veien mot “reiser og utlegg” i mobilappen

Dette innlegget er skrevet av Jørgen ReitanJørgen er produkteier i Tripletex, og har jobbet med appen fra tidenes morgen. Lær mer om Jørgen her Og i forbindelse vår milepæl skriver…

Les mer

API MeetUp-suksess!

Ohh for en  API suksess!  Dette innlegget er skrevet av Utviklingssjef og deltaker på API MeetUp;Jan Standbakke. I Tripletex har vi i flere år arrangert fysiske meetups der vi har…

Les mer

Slik frigjør de tid til verdiskapning

Sikt Bolig er et gründereventyr fra Tromsø som så dagens lys i 2014. Gründerne Arthur Arnesen og Øyvind Opshaug hadde bakgrunn fra foto og film. Den bakgrunnen kombinerte de med…

Les mer