Denne artikkelen tar sikte på å hjelpe deg som er styreleder i et borettslag eller sameie med å lage et best mulig budsjett.

Hvorfor lage budsjett i sameier og borettslag?

Først og fremst er det et godt styringsverktøy i driften av sameiet eller borettslaget. Det er faktisk ansett å være så viktig at det for borettslag er et lovkrav.

Med gode og treffende budsjetter vil man kunne unngå å få likviditetsproblemer, og man vil kunne styre unna plutselig låneopptak. Mange banker krever et vedtak fra årsmøtet eller generalforsamling for å gi boligselskapet finansiering. Dessuten kan det være flaut å være den som må kalle inn til ekstraordinært årsmøte eller ekstraordinær generalforsamling, for å vedta å øke fellesgjelden, på grunn av dårlig planlegging.

Hvor mange har ikke fått krasse spørsmål fra beboere når felleskostnadene øker? Vi kan si med sikkerhet at færre beboere klager på økning av felleskostnader når det foreligger gode forklaringer, som typisk et godt budsjett tilbyr.

Oppsummert bør man lage et budsjett for sameiet eller borettslaget fordi:

  • Det er et godt styringsverktøy i driften av borettslaget eller sameiet
  • Man kan unngå likviditetsproblemer og plutselige låneopptak
  • Det gir legitimitet for justering av felleskostnadene

Se også disse 5 tipsene for god likviditetsstyring.

Hva gjør det vanskelig å lage budsjett i sameier og borettslag?

Det er i hovedsak to forhold som gjør det vanskelig å lage et godt budsjett:

  • Manglende forståelse for hva som påvirker disponible midler (boligselskapets betalingsevne)
    Dette kommer vi tilbake til lenger ned i artikkelen (se punkt 3).
  • Utfordringer med å estimere fremtidige vedlikeholdskostnader.
    Her kan du med fordel innhente profesjonell bistand til å utarbeide en vedlikeholdsplan. Unngå fellen ved å budsjettere med 0 kostnader i vedlikehold, fordi man tror det ikke dukker opp noe vedlikeholdsbehov.

Les også: Alt du trenger å vite om aksjonærregisteroppgaven

Guide for å utarbeide budsjett for sameiet eller borettslaget

Her er en stegvis veiledning for hvordan du kan gå frem når du skal utarbeide budsjettet.

1. Finn frem fjorårets årsregnskap

Årsregnskapet fra i fjor inneholder mye verdifull informasjon og gir deg et godt utgangspunkt i budsjettarbeidet. Er du så heldig å ha en forretningsfører som utarbeider en økonomisk rapport, for eksempel for perioden januar-august, har du enda ferskere tall og et bedre utgangspunkt for budsjettarbeidet.

I årsregnskapet finner du faste kostnader som er nyttig for budsjettarbeidet. Dette er avtaler som stort sett er løpende og justeres med inflasjon. Eksempler på faste kostnader:

  • Forretningsførerhonorar
  • Revisjonshonorar
  • Forsikring
  • Kommunale avgifter
  • Kabel-tv/internett
  • Vaktmester
  • Renhold

I regnskapet kan man også finne kostnader som til dels er faste, som:

  • Styrehonorar
  • Elektrisitet/energi/oppvarming

Selv om styrehonorar vedtas av årsmøtet eller generalforsamlingen, og strøm har en variabel pris, vil fjorårets kostnadstall likevel bidra til å kunne gjøre anslag for neste års budsjett.

Andre poster i årsregnskapet er imidlertid mindre egnet, slik som:

  • Drift og vedlikehold
  • Konsulenthonorarer

At man brukte 4,5 millioner på rehabilitering av piper i fjor betyr ikke at man vil få en tilsvarende vedlikeholdskostnad i år. På samme måte kan en tyngre styresak eller konflikt som nå er løst ha ført til at man har brukt titusener i advokathonorarer. For å budsjettere vedlikeholdskostnader må man som tidligere nevnt se fremover, ikke bakover.

2. Start med kostnadene

Boligselskapets styre skal fastsette inntektene (også kalt innkrevde felleskostnader) for å kunne oppnå forsvarlig drift og nødvendig vedlikehold.

Start med å liste opp de kostnadene du kjenner til. Ta gjerne utgangspunkt i listen over, som inneholder kostnader som er gjeldene for mange boligselskap.

Tenk over hvilke leverandører du har, og finn frem avtalene. Om du ikke har avtalene tilgjengelig er det relativt enkelt å ringe til leverandøren for å få den oversendt.

Avtalen har man også nytte av i andre sammenhenger enn i budsjettarbeidet. Det er for eksempel vanskelig å følge opp leverandører på en god måte uten å ha avtalen tilgjengelig. For de faste kostnadene bør man legge til grunn at de øker med inflasjonen, som typisk ligger på 2,5 %.

Så over til den mer krevende delen av kostnadssiden – vedlikehold. Kort oppsummert om vedlikeholdsplanlegging:

  • Har ikke styret inngående kompetanse på bygg og vedlikehold, bør det hentes inn god ekstern rådgivning.
  • Aldri budsjetter med 0 kroner til vedlikehold. Budsjetter heller med 2.000 kroner pr seksjon/andel. Er det 20 andeler i borettslaget, budsjetter med 40.000 kroner. Ender dere med å ikke gjøre noe vedlikehold, og alle andre kostnader forløper seg som budsjettert, ender dere med å gå ut av året med 40.000 kroner ekstra på bankkontoen. Pengene kan brukes til vedlikehold på et senere tidspunkt
  • Dette er penger dere kommer til å få bruk for til vedlikehold på et senere tidspunkt.

3. Hensynta avdrag på lån

Mange klør seg i hodet når de i årsregnskapet kan konstatere at kostnadene har vært lavere enn inntektene, og de likevel har mindre penger på konto når året er over.

Hvordan dette kan skje skal vi forklare kort her.

Se for deg at sameiet krever inn 2.500 kroner pr måned fra hver av de 20 seksjonseierne.

Til sammen har sameiet 2.500 * 12 måneder * 20 seksjonseiere = 600.000 kroner i inntekter.

Sameiet har 550.000 kroner i kostnader i resultatregnskapet sitt. Da har sameiet et årsresultat på 50.000 kroner.

Samtidig informerer sameiets regnskapsfører om at sameiet ved starten av året hadde 200.000 kroner på konto, men at de nå bare har 30.000 kroner igjen. De har fått 170.000 kroner dårligere råd. Når styreleder spør regnskapsføreren om hvordan dette har seg forklarer regnskapsføreren at sameiet har nedbetalt 220.000 kroner på et lån sameiet har.

Å nedbetale på et lån er ikke en kostnad i resultatregnskapet. Endringen i sameiets betalingsevne kan illustreres slik:

Så, hvor finner man denne informasjonen?

Det bør ikke være opp til styrelederen i sameiet å fange opp denne informasjonen, det bør være forklart i budsjettforslaget fra forretningsfører. Har dere ikke forretningsfører og lager budsjett helt på egen hånd kan denne informasjonen finnes på flere steder:

  • Du kan se på nedbetalingsplanen i lånepapirene.
  • Har det ikke vært endringer på lånet kan du se hva dere betalte sist måned og gange med 12.
  • I balansen i årsregnskapet kan dere se på endringen i langsiktig gjeld. Har dere 220.000 kroner mindre i langsiktig gjeld i årets balanse sammenlignet med året før har dere nedbetalt 220.000 kroner på lånet.

Når dere har kontroll på både kostnader og hvor mye dere skal betale ned på lån det neste året, kan dere gå videre til å justere nivået på felleskostnadene.

4. Sett nivået på felleskostnadene

Som et minimum må man sette nivået på felleskostnadene slik at man har nok til å dekke:

  • Kjente kostnader
  • Vedlikehold
  • Nedbetaling på lån

I tillegg bør man vurdere om man har en fornuftig buffer på konto for å håndtere uforutsette hendelser, og om man har større fremtidig vedlikehold man må spare til.

Hvor mye bør man ha i økonomisk buffer i et sameie eller borettslag?

Det avhenger selvfølgelig av mange forhold, som byggets alder, hvor mye vedlikehold som er gjort de siste ti årene, hvor mange leiligheter det er i boligselskapet og mye mer.

Men som et utgangspunkt, og i alle fall i mangel på selvstendige vurderinger, kan man tenke at man bør ha 15.000 kroner pr bolig i buffer. Sameiet med 20 seksjoner i eksempelet over bør dermed ta sikte på å legge opp 300.000 kroner i disponible midler.

Er man klar over at det kommer en større vedlikeholdspost om noen få år, for eksempel om fagkyndige har konstatert at taktekkingen må skiftes, kan det være fornuftig å hensynta det allerede nå. En liten justering av felleskostnader nå fører kanskje til at man unngår en større justering noen år frem i tid.

Illustrasjonen under viser hvordan felleskostnadene vil svinge mye fra år til år om man ikke hensyntar fremtidige vedlikeholdskostnader med den grå linjen, og hvordan man kan oppnå stabile felleskostnader ved god planlegging. Med den gule linjen har man noe høyere felleskostnader i år 1, 2 og 3, men når år 4 kommer kan man dekke vedlikeholdskostnadene med oppsparte midler i stedet for en plutselig, kraftig økning i felleskostnader.

5. Benytt vår budsjettmal

Vi har laget et budsjettverktøy i excel som er spesielt tilpasset for sameier og borettslag. Budsjettmalen får du ved å fylle ut skjemaet på denne siden.

Skrevet av Magnus Babsvik

Prøv oss gratis i 14 dager!

Prøv Tripletex gratis i 14 dager - helt uten forpliktelser eller liten skrift.