Slik jobber du mer effektivt med prosjektene dine i Tripletex

Den mest grunnleggende funksjonaliteten i prosjektmodulen er muligheten til å knytte timer og kostnader opp mot ulike prosjekter – samtidig som det er svært enkelt å fakturere denne tiden og disse kostnadene. I tillegg får du verdifull innsikt i bedriftens aktivitet, med oversikt over deknings- og faktureringsgrad, fakturareserve og ikke minst: Hva bruker dere tid på, og hvilke prosjekter er mest lønnsomme? 

Effektivt prosjektstyringsverktøy

Prosjektmodulen vår er svært funksjonsrik, og utover den åpenbare og mest tilgjengelige funksjonaliteten, inneholder den en rekke muligheter som gjør at du kan jobbe veldig effektiv med prosjektene dine i Tripletex.

Under har vi trukket frem noe funksjonalitet som kan hjelpe deg å få enda mer ut av prosjektmodulen til Tripletex:

Grupperte ordrelinjer på prosjekt

Med mulighet til å gruppere ordrelinjer på prosjekter, vil både du få bedre oversikt og kundene dine vil få mer oversiktlige fakturaer.

Grupperte ordrelinjer er laget for prosjekter som f.eks. er delt opp i forskjellige faser, forskjellige grupper eller der ordrelinjene tilhører forskjellige deler av et produkt. For prosjekter med veldig mange ordrelinjer kan det fort bli uoversiktlig og vanskelig å få oversikt, og dermed kan grupperingen gjøre akkurat dette lettere.

Et eksempel kan være: Det er flere ordrelinjer på en faktura som er knyttet til renovering, kan ordrelinjene knyttet til kjøkken grupperes sammen på en ryddig måte under overskriften “Kjøkken”, mens ordrelinjene knyttet til oppføring av et bad grupperes sammen under overskriften “Bad”.

Gruppering av ordrelinjer er også tilgjengelig på prosjekt-budsjett.

Funksjonen aktiveres under Prosjekt – Innstillinger – Innstillinger for nye prosjekter – Sortering av ordrelinjer på faktura – Egendefinert

Eksport og import av prosjekter

Import

Prosjektimporten lar deg enkelt importere mange prosjekter i en enkel operasjon.

Funksjonen lar deg laste inn informasjon om både hovedprosjekter og underprosjekter, og via et malopsett kan du legge inn en Excel eller csv-fil og laste opp alle prosjektene dine med et enkelt tastetrykk.

Prosjektimporten vil gjøre det enklere å komme i gang med prosjektmodulen i Tripletex dersom du har mange prosjekter og ikke minst gjøre det enklere å gjøre endringer på mange prosjekter samtidig.

Eksport

Funksjonen er først og fremst utviklet for å kunne gjøre masseendringer på eksisterende prosjekter. En kan altså eksportere prosjektene sine fra Tripletex, endre informasjonen en ønsker på de eksporterte prosjektene og deretter importere dem inn i Tripletex igjen.

På den måten slipper en å gå inn på hvert enkelt prosjekt for å gjøre ønskede endringer.

I denne hjelpeartikkelen kan du se hva slags informasjon som er tilgjengelig å eksportere og importere.

Formater som er støttet er xls, xlsx og csv.

Import og eksport er tilgjengelig under hovedmenyen for prosjekter.

Anonymisere prosjektdeltakere på prosjektfakturaer

I forbindelse med prosjektfakturering har det, om ønskelig, alltid vært mulig å spesifisere hvilke prosjektdeltakere som har ført timer bestemte aktiviteter på bestemte dager.

Det finnes en innstilling som gjør det mulig å velge hvorvidt prosjektdeltakerens navn skal skjules eller vises på en faktura.

Ved å velge at prosjektdeltakerens navn ikke skal vises på fakturaen, kan man vise akkurat de samme detaljene som før, bortsett fra at vi har skjult navnene med “Prosjektdeltager #” og dermed styrker personvernet når det er nødvendig.

Funksjonen kan aktiveres under Faktura – Innstillinger – Innstillinger for nye prosjekter – “Vis prosjektdeltakeres navn på faktura”.

Samlefaktura

Samlefaktura gir deg mulighet til å inkludere flere prosjekter på samme faktura. F.eks. et eller flere underprosjekter sammen med hovedprosjektet. 

Les mer om aktivering av samlefaktura her. 

Timer ført på feil prosjekt

Har det noen gang skjedd deg at du fører arbeidstimer på feil prosjekt? Det er fort gjort, men kan heldigvis enkelt rettes opp i.
Alt du trenger å gjøre er å gå inn på prosjektet hvor timene er ført inn, velge fanen “Timeoversikt”, markere timene som er ført feil og velge “flytt timer” via sirkelmenyen oppe i høyre hjørne.

Oppgaver

En oppgave er en aktivitet med tilleggsinformasjon. Man kan velge å knytte en oppgave til et prosjekt, og man kan velge om de ansatte kan føre timer for jobben. I tillegg til å legge inn en beskrivelse av oppgaven, kan en lage en varslingsliste over ansatte som skal få oppgaven opp på siden for timeføring og motta oppgaven på e-post.

Dokumentarkiv

Alle prosjekt, kunder, ansatte og produkter har et eget arkivvalg. Her kan man laste opp filer og opprette mapper der man kan samle filer.

Dokumentarkivet kan brukes til å lagre f.eks. kontrakter og bilder, og dokumenter lagret her kan enkelt som vedlegg til blant annet fakturaer som skal sendes til kunder.

Funksjonen er tilgjengelig via en egen fane i alle prosjekter.

På denne siden, får du en oversikt over all ny prosjektfunksjonalitet i Tripletex.