Kort fortalt
- Varetelling er en lovpålagt fysisk opptelling av varer for å dokumentere lagerverdien i regnskapet, og må gjennomføres årlig per 31. desember.
- Formålet med varetellingen inkluderer dokumentasjon av lagerverdi, sikring av korrekt periodisering, avdekking av svinn og identifisering av ukurante varer.
- Ansvarlig leder må forberede varetellingen ved å nummerere lister, gi instruksjoner og informere opptellere.
- Etter varetellingen må det utføres kontroll og beregninger for å sikre korrekt verdsettelse av varer, inkludert vurdering av ukurans.
Hva er varetelling og hvorfor er det lovpålagt?
Varetelling er en fysisk opptelling av alle varer på lager som gjennomføres for å dokumentere lagerverdien i regnskapet. Bokføringsforskriften stiller krav til at alle bedrifter med varelager må gjennomføre denne tellingen årlig.
Formålet med varetellingen er å:
- Dokumentere lagerverdien per 31. desember
- Sikre korrekt periodisering i årsregnskapet
- Avdekke svinn og avvik mellom system og faktisk beholdning
- Identifisere ukurante varer som må nedskrives
Regler og frister for varetelling
Bokføringsforskriften stiller tydelige krav til hvordan og når varetelling skal gjennomføres.
Hovedregel: Varetelling skal gjennomføres per 31. desember hvert år.
Unntak: Hvis foretaket har et betryggende lagerregnskap, kan varetelling gjennomføres gjennom året forutsatt at tilgang og avgang etter opptellingstidspunktet kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte.
Dokumentasjonskrav: Det stilles i tillegg krav til at all dokumentasjon fra varetellingen må oppbevares og være revisjonsklart.
Slik forbereder du varetellingen (for ansvarlige)
Som ansvarlig leder eller daglig leder har du ansvar for at varetellingen gjennomføres korrekt og i henhold til gjeldende regelverk. Her er forberedelsene du må gjøre:
Før varetellingen:
- Forhåndsnummerer alle varelistene før de kan benyttes til vareopptelling. Dette sikrer sporbarhet og at ingen lister forsvinner.
- Utdel skriftlig instruks over tildelt ansvarsområde til hver enkelt oppteller. Dette gir ledelsen oversikt over at hele lageret/butikken blir telt.
- Lag et oversiktskart over lager/butikk som illustrerer hyllereoler og tildelte ansvarsområder for hver oppteller.
- Informer alle opptellere om tidspunkt, prosedyre og forventninger.
Steg-for-steg instruks for oppteller
Som oppteller har du ansvar for nøyaktig registrering av alle varer i ditt tildelte område. Følg disse 11 stegene:
Under varetellingen:
- Kontroller at manuelle tellelister er forhåndsnummerert før du starter opptellingen.
- Tell alle varer på det utdelte ansvarsområdet. Ingenting skal utelates.
- Påfør kryssreferanse på hver telleliste til hvilken hyllereol som dokumenteres.
- Merk ferdigopptelte hyllereoler (varer) med for eksempel en gul lapp. Dette forhindrer dobbelttelling.
- Noter følgende på egne varelinjer:
- Varens nummer og navn (art)
- Kvantum (antall med angivelse av måleenhet)
- Basisverdi (se punkt 6)
- Summeringskolonne for de spesifiserte verdiene
- Påfør tre basisverdier på alle varelinjer:
- Historisk kostpris
- Utsalgspris (hvis denne prisen er grunnlaget for å beregne kostpris)
- Virkelig verdi
- Vurder ukurans av alle varer på lageret ved telling. Dette fører til at regnskapsmessig verdi (laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi) og skattemessig verdi (anskaffelseskost) fremkommer per varelinje på varetellingslisten.
- Skill ut varer fritatt for merverdiavgift ved salg som egen varegruppe.
- Vis varer verdsatt til virkelig verdi (delvis/helt ukurante varer) som en egen gruppe.
- Dater og signer alle vareopptellingslistene når opptellingen er ferdig.
- Lever listene på kontoret for vurdering og summering når alle varer er telt.
Les mer om hvordan Tripletex sin modul lagerstyring og logistikk kan gjøre logistikkhverdagen din litt enklere!
Etterarbeid og kontroll av varetellingen
Etter at opptellingen er gjennomført, har ansvarlig leder flere viktige oppgaver før varetellingen kan godkjennes:
Kontroll og beregninger:
- Beregn kostpris på grunnlag av salgspris eks. mva: Dersom oppteller har benyttet utsalgspriser, må omregningen til kostpris foretas, for eksempel via kalkylekode. Verdien utregnes og påføres telleliste per varelinje.
- Kontroller opptellers ukuransvurdering og vurder om nedskrivningene er rimelige og godt begrunnet.
- Påfør de nødvendige basisverdier som ikke allerede er tatt med på telleliste, slik at både regnskapsmessig verdi (laveste av kostpris og virkelig verdi, herunder ukurans) og skattemessig verdi (kostpris) fremkommer på telleliste per varelinje. Dersom varens verdi er påført av en annen enn den som har foretatt opptellingen, skal det fremgå av listen.
- Kontroller at varelagerlisten er ordentlig og oversiktlig ført i henhold til skattelovens og regnskapslovens regler med tilhørende forskrifter om vareopptellingslister og verdsettelse.
- Verifiser at instruksen er fulgt og at varetellingen er gjennomført tilfredsstillende.
Vær spesielt oppmerksom på følgende:
- Kontroll av at ingen varegrupper er glemt eller utelatt
- Alle varer må være medtatt i tellingen
- Riktig periodisering ved tilgang og avgang av varer ved årsskiftet
Her kan du lese om hvordan du gjør en varetelling i Tripletex.
Verdsettelse av varelager – prinsipper og metoder
Korrekt verdsettelse av varelageret er avgjørende for et riktig årsregnskap. Det er anbefalt at man utarbeider et prinsippnotat som viser hvordan varene skal verdsettes.
Hovedprinsipp for verdsettelse
Varer skal verdsettes til det som er lavest av anskaffelseskost, tilvirkningsverdi og virkelig verdi. Der det i praksis er vanskelig å få en eksakt beregning av anskaffelseskost, må man underbygge hvordan man tilnærmer seg det. Verdsettelse skal foretas for hver enkelt vare.
Der dette er upraktisk kan FIFO-prinsippet (først inn – først ut) eller gjennomsnittlig anskaffelseskost benyttes. Det valgte prinsippet skal fremgå av noteopplysninger til årsregnskapet.
Full tilvirkningskost
Egentilvirkede varer skal verdsettes til full tilvirkningskost. Full tilvirkningskost er summen av:
- Direkte og indirekte variable kostnader
- Direkte og indirekte faste kostnader
Unntak for små foretak: Små foretak kan velge å bruke variabel tilvirkningskost som normalt vil være lik skattemessig tilvirkningskost.
Ukurante varer
Alle ukurante varer skal skilles ut på egen liste ved varetelling. Her må det være en konkret vurdering av verdien på hver enkelt vare. Hvis verdien er under anskaffelseskost, må verdien skrives ned til salgspris.
Hvis ukuransavsetningen er høyere enn nedskrivning for konkrete varer, må avsetningen underbygges med forutsetninger og beregningsmetode.
Skrevet av Jeanette Heyerdahl, autorisert regnskapsfører/registrert revisor, Ski Revisjon
Ofte stilte spørsmål om varetelling
Varetelling må gjennomføres per 31. desember hvert år. Bedrifter med betryggende lagerregnskap kan telle gjennom året, forutsatt at tilgang og avgang dokumenteres tilfredsstillende.
Bedriftens daglige leder er ansvarlig for at varetellingen gjennomføres i henhold til bokføringsforskriften. Opptellingen kan delegeres til ansatte, men ansvaret ligger hos daglig leder.
Varer skal verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Ukurante varer må vurderes konkret og eventuelt nedskrives til forventet salgspris.
Ukurante varer er varer som har redusert salgsverdi på grunn av alder, skade, endret etterspørsel eller andre forhold. Disse må identifiseres ved varetellingen og nedskrives til reell verdi.
Manglende varetelling er brudd på bokføringsforskriften og kan føre til merknad fra revisor, problemer med skattemyndighetene og potensielt feil i årsregnskapet.
Ja, digitale systemer som Tripletex effektiviserer varetellingen betydelig og gir bedre kontroll. Kravene til dokumentasjon og gjennomføring er de samme, men digitale verktøy forenkler prosessen og reduserer risikoen for feil.
Ja, hovedregelen er at alle varer må telles fysisk per 31. desember. Med betryggende lagerregnskap kan du telle gjennom året, men du må kunne dokumentere alle bevegelser etter telletidspunktet.
FIFO står for “First In, First Out” (først inn, først ut). Dette er en verdsettelsesmetode der man antar at de eldste varene blir solgt først. Metoden kan brukes når eksakt kostpris per vare er upraktisk å beregne.
