Varetelling – slik gjør du det

Regler og krav til varetelling

Bokføringsforskriften stiller krav til at det gjennomføres varetelling per 31.12. Hvis foretaket har et betryggende lagerregnskap, kan varetelling gjennomføres gjennom året forutsatt at tilgang og avgang etter opptellingstidspunktet kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Det stilles i tillegg krav til dokumentasjon.

Varetelling og instruks for de ansvarlige i virksomheten

1. Varelistene skal forhåndsnummereres før listene kan benyttes til vareopptelling.
2. Det bør utdeles en skriftlig instruks over tildelt ansvarsområde til hver enkelt oppteller slik at ledelsen har oversikt over at hele lageret/butikken blir telt. Et eksempel på dette kan være et kart over lager/butikk som illustrerer hyllereoler som faller innunder tildelte ansvarsområder.

Varetelling og instruks for oppteller

1. Kontroller at manuelle tellelister er forhåndsnummerert før opptelling.
2. Alle varer på det utdelte ansvarsområdet skal telles.
   Hver telleliste skal ha en kryssreferanse til hvilken hyllereol som dokumenteres.
   Ferdigopptelte hyllereoler (varer) skal merkes, f.eks. med en gul lapp. Dette er for å unngå at en vare telles to ganger.
3. Varens nummer og navn (art), kvantum (antall – med angivelse av måleenhet), basisverdi (se pkt. 4) og en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene skal noteres på egne varelinjer på tellelisten.
4. Alle varelinjer skal påføres følgende tre basisverdier: historisk kostpris, utsalgspris (hvis denne prisen er grunnlaget for å hensiktsmessig beregne kostpris) og virkelig verdi.
5. Det skal foretas en vurdering av ukurans av alle varer på lageret ved telling. Dette fører til at regnskapsmessig verdi (laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi) og skattemessig verdi (anskaffelseskost) fremkommer per varelinje på varetellingslisten.
6. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift ved salg, skal vises som egen varegruppe.
   Varer verdsatt til virkelig verdi (delvis/helt ukurante varer) skal vises som en egen gruppe.
7. Oppteller daterer og signerer vareopptellingslistene.

Etter at opptellingen er foretatt, leveres listene på kontoret for vurdering og summering.

For de ansvarlige i virksomheten

1. Beregning av kostpris på grunnlag av salgspris eks. mva:
   Dersom oppteller har benyttet utsalgspriser, må omregningen til kostpris foretas, f.eks. via kalkylekode. Verdien utregnes og påføres telleliste per varelinje.
2. Opptellers ukuransvurdering bør kontrolleres.
3. Påføre de nødvendige basisverdier, som allerede ikke er medtatt på telleliste, slik at både regnskapsmessig verdi (laveste av kostpris og virkelig verdi, herunder ukurans) og skattemessig verdi (kostpris) fremkommer på telleliste per varelinje. Dersom varens verdi er påført av en annen enn den som har foretatt opptellingen, skal det fremgå av listen.
4. Kontrollere at varelagerlisten er ordentlig og oversiktlig ført i henhold til skattelovens og regnskapslovens regler med tilhørende forskrifter om vareopptellingslister og verdsettelse. Kontrollere instruks om tilfredsstillende gjennomføring av varetelling.
5. Man må være spesielt oppmerksom på at alle varer blir medtatt, riktig periodisering ved tilgang og avgang av varer ved årsskiftet.

Her kan du lese om hvordan du gjør en varetelling i Tripletex.

Litt mer om verdsettelse av varelager

Det er anbefalt at man utarbeider et prinsippnotat som viser hvordan varene skal verdsettes.

Varer skal verdsettes til det som er lavest av anskaffelseskost, tilvirkningsverdi og virkelig verdi. Der det i praksis er vanskelig å få en eksakt beregning av anskaffelseskost, må man underbygge hvordan man tilnærmer seg det. Verdsettelse skal foretas for hver enkelt vare.

Der dette er upraktisk kan FIFO-prinsippet (først inn – først ut) eller gjennomsnittlig anskaffelseskost benyttes. Det valgte prinsippet skal fremgå av noteopplysninger til årsregnskapet.

Full tilvirkningskost

Egentilvirkede varer skal verdsettes til full tilvirkningskost. Full tilvirkningskost er summen av direkte og indirekte variable kostnader, samt direkte og indirekte faste kostnader.

Små foretak kan velge å bruke variabel tilvirkningskost som normalt vil være lik skattemessig tilvirkningskost.

Ukurante varer

Alle ukurante varer skal skilles ut på egen liste ved varetelling. Her må det være en konkret vurdering av verdien på hver enkelt vare. Hvis verdien er under anskaffelseskost, må verdien skrives ned til salgspris.

Hvis ukuransavsetningen er høyere enn nedskrivning for konkrete varer, må avsetningen underbygges med forutsetninger og beregningsmetode.

Skrevet av Jeanette Heyerdahl, autorisert regnskapsfører/registrert revisor, Ski Revisjon

Les mer om hvordan Tripletex sin modul lagerstyring og logistikk kan gjøre logistikkhverdagen din litt enklere!