Totalforandring for regnskapsbyrået

– Hvis vi tar kunden på alvor så kan ikke vi som regnskapsførere gjemme oss bak stammespråk og utilgjengelige systemer. Vi må være transparente og online, spille «live» rett og slett. Slik forklarer Jarle Skjerven, daglig leder i Askus AS, hvorfor de valgte å flytte nærmere 200 kunder fra ett regnskapssystem til et annet.

Som mange andre av dagens regnskapsbyråer har Askus lang fartstid, med røtter helt tilbake til 1992. De hadde med andre ord både historikk og innarbeidede rutiner å ta hensyn til på veien til skyen. Å gå vekk fra noe trygt og velkjent er ofte en krevende øvelse, men en øvelse som er vel verdt å gjøre, skal vi tro Skjerven. 

Rev av plasteret

– Vi hadde to valg: gjøre det «fort og galt», eller over lengre tid. Konklusjonen ble å rive plasteret fort av. Vi flyttet over så mange som mulig på så kort tid som mulig. Den beslutningen er vi godt fornøyd med, forteller Skjerven.  

Han forklarer at de ønsket en så kort overgangsperiode som mulig, både for sin egen og kundenes del. 

For å komme skikkelig godt inn i nye rutiner og metoder ville vi få det overstått, i stedet for å stå i spagaten mellom ulike løsninger i flere år og love at det blir bra til slutt. Det er krevende mens det står på, men det er til det beste både for kundene og medarbeiderne, slår han fast. 

Dette er også mye av grunnen til at Askus nå bruker samme system for alle sine nye kunder.  

– For det første fungerer Tripletex veldig godt for kundene våre. Kundene er nå mer involverte og har fått bedre innsikt i sin egen økonomi. Ting går raskere, og de setter pris på smarte løsninger som å kunne bruke en app, for eksempel. Men samtidig er det viktig for oss internt. Når vi kan jobbe likt og ha en mer standardisert produksjonslinje får vi både bedre kompetanse på systemet, og er bedre rustet til å kunne jobbe på tvers av kunder og oppdrag. Det reduserer risiko betraktelig, forklarer regnskapsføreren.  

Fra røtter til vinger

– Et slikt bytte fra en tradisjonell, jordbasert løsning til et moderne, skybasert system som Tripletex, handler like mye om det mentale som det digitale, mener Skjerven. 

– Det er både en mental og en digital omstilling.

Han og kollegaene hans har vært papirløse i en årrekke allerede, men alle har ikke kommet like langt. Men selv om å gå vekk fra etablerte systemer og metoder kan virke risikabelt, er det ofte en sentral del av viktige, strategiske valg. 

I dag vil nok de fleste enes om at å tviholde på fortidens løsninger er mer risikabelt enn å bytte til et skybasert regnskapssystem, som tross alt er blitt dagligdags teknologi. 

Mye av det som skal gjøres, rapporteres og ha kontroll på er det samme. Men måten man gjør det på er ikke det. Kundene forventer mer, og regnskapsføreren vil bidra mer. 

Trygt valg

Etter over 25 år i bransjen har Skjerven og kollegaene hans god oversikt over framveksten og utviklingen av regnskapssystemer. De vet også noe om hvilke feller man bør unngå.

– Vi har satset på feil system før. Så jeg var veldig opptatt av å velge noe vi kunne vokse med og inn i, og som ikke er på vei til å bli avleggs. I tillegg visste vi at flere bransjekollegaer hadde gode erfaringer med Tripletex, noe som gjorde beslutningen enklere. Tilbakemeldinger og referanser fra andre er jo noe av det som veier tyngst, og betyr langt mer enn noe vi kan lese oss til. 

Skjerven kan fortelle at så langt er tilbakemeldingene fra både kunder og ansatte positive. 

– Kundene stoler veldig på oss. Hvis vi har forankring internt og tro på det selv, vil også kundene ha tro på det. Så snart de fikk litt erfaring med systemet, skjønte også de hvorfor valget falt på Tripletex.

Ny måte å jobbe på

På kort tid gikk Askus fra en hverdag med manuell bokføring, lukkede systemer og kunder som leverte permer som gjerne manglet noen fakturaer, til en nettbasert løsning med enkle, standardiserte rutiner for både regnskapsførere og kunder. 

– Vår historie er ikke unik, vi har bare gjort de grepene som et byrå må ta, og endret metodikken vår. 

– Nå kan kundene fakturere selv, de får betalt raskere, og har full kontroll. Vi hjelper de i gang og sikrer at alt blir riktig. De finner alle gamle bilag i systemet, og får kanskje kasseoppgjøret rett inn i Tripletex. Kort sagt har de fått et langt større tallfokus enn de hadde tidligere.  

– Det har vært en totalforandring, det er det rette begrepet, sier Skjerven.

Håp for flere

Tripletex tilbyr «flyttehjelp» for regnskapsførere som vil flytte kundene sine fra et tradisjonelt, jordbasert system over til Tripletex. Så da kan også den arbeidskrevende flytteprosessen gå inn i historiebøkene, i følge med utdaterte regnskapssystemer og bæreposer med kvitteringer.

– Dette er gode nyheter for regnskapsbyråer som ønsker seg et moderne og effektivt system, men som i motsetning til Askus ikke har kommet i gang med jobben. Eller for byråer som kanskje har flyttet noen kunder, men som ikke har kommet helt i mål, sier Hege Oustad, daglig leder i Tripletex. 

Med bistand fra et nytt flytteteam håper Tripletex at enda flere regnskapsførere og bedrifter vil få øynene opp for fordelene med et fleksibelt og brukervennlig regnskapssystem – trygt plassert i skyen.