Automatisering av regnskap – alt du trenger å vite

Hva er egentlig automatisering?

Automasjon, maskinlæring, AI eller kunstig intelligens – kjært barn har mange navn. I teorien er ikke dette noe mer komplisert enn at en datamaskin prosesserer store mengder data for å forstå hvordan vi mennesker ville handlet i en gitt situasjon. Derfor er automasjon et helt ypperlig verktøy for å håndtere manuelle og tidkrevende oppgaver som i stor grad er repeterende. 

Et godt eksempel på en slik oppgave er bilagshåndtering. Får du mange fakturaer fra samme leverandør vil du ofte bokføre disse på samme kostnadskonto, samme avdeling og kanskje samme prosjekt. Med automasjon gjenkjenner datamaskinen mønstre i hvordan du håndterer bilag, og etter hvert kan den ta over oppgaven for deg. Smart, ikke sant?

Hvorfor er automatisering bra?

Ved å automatisere manuelle oppgaver frigjør du tid og ressurser som kan brukes til andre oppgaver. Ved å optimalisere utnyttelsen av selskapets ressurser blir det enklere å fokusere på vekst og lønnsomhet. Det kan gi betydelige konkurransefortrinn. I tillegg kan det påvirke motivasjonen til de ansatte positivt, med nye arbeidsoppgaver og ansvarsområder, og det vil kunne bidra til en mer variert arbeidshverdag for mange ansatte. 

Hvordan fungerer egentlig automatisering?

Det finnes mange former for automasjon, og vi kunne sikkert skrevet en hel bok på temaet om vi ville. Men for å gi en kort innføring i automatisering av regnskapsoppgaver kan vi starte med å se på forskjellen mellom regelstyrt automasjon og automasjon basert på kunstig intelligens/AI. 

Regelstyrt automasjon innebærer at du selv setter opp regler, for eksempel for føring av bilag. Disse reglene må opprettes og vedlikeholdes manuelt, og involverer ikke noen form for kunstig intelligens eller maskinlæring.

Kunstig intelligens / AI er en teknologi som har eksistert en god stund, men som først nå begynner å bli mer utbredt på markedet. Med maskinlæring og AI er det mulig å gjenkjenne både innhold og kontekst i for eksempel fakturaer som kommer inn til et bilagsmottak. Ved å identifisere mønstre i bilag kan du automatisk få forslag til både kostnadskonto, periodisering, avdeling og prosjekt, slik at det eneste du må konsentrere deg om er unntakene. 

Hvordan beholder jeg kontrollen?

Det er nok mange som kan føle at de mister noe av kontrollen ved automatisering av bilagshåndtering. Dette henger nok i stor grad sammen med hva du er vant til. Det er lagt inn en rekke kontrollmekanismer i slike løsninger for å sikre at alt bokføres korrekt. Et bilag vil aldri bokføres automatisk med mindre datamaskinen er sikker på at føringen er korrekt. Ved usikkerhet vil bilaget sendes til manuell håndtering. Samtidig er det ofte lagt inn beløpsgrenser for å sikre at store beløp håndteres manuelt. 

Her kan du lese mer om hvordan du kommer i gang med bilagsautomatisering i Tripletex.