Blogg

Fagblogg

Fem grunner til at et skybasert regnskap kan gjøre hverdagen din enklere, mer effektiv og mer lønnsom.

Med Tripletex kan du jobbe fra kafeen på hjørnet.
Muligheten til å jobbe der du er er bare en av mange fordeler med et skybasert regnskap.

1 – Bedre tilgjengelighet

Det som skiller en skybasert løsning fra tradisjonelle økonomisystemer rent teknisk, er hvordan programvaren og dataene oppbevares og tilgjengeliggjøres. Der tradisjonelle systemer vanligvis installeres på en PC eller en server, enten lokalt eller via en leverandør – nås skybaserte tjenester fra nettleseren. De krever ingen installasjon, og kan vanligvis nås fra alle enheter med en nettleser og internettilkobling.

Regnskap Norge spurte i 2017 brukerne av skybaserte systemer om hvilke fordeler de vektla da de valgte et skybasert regnskapssystem. At løsningen alltid er tilgjengelig via nettleser ble oppgitt som en av de absolutt viktigste årsakene til å velge skybasert.

Det er ikke uten grunn – den økte tilgjengeligheten gir nemlig mange praktiske fordeler. Sentrale stikkord i denne sammenhengen er frihet, mobilitet og fleksibilitet. Dette er praktiske egenskaper for de som trenger tilgang til økonomisystemet hjemmefra, på toget eller fra firmabilen, for eksempel.

For håndverkere og andre yrkesgrupper som er mye på farten er det med andre ord de helt grunnleggende egenskapene ved et skybasert økonomisystem som er mest verdifulle. Det faktum at løsningen i praksis er tilgjengelig overalt gjør det mulig å gjøre mer der de er, og bruke mindre tid på, eller på vei til, kontoret.

2 – Enklere regnskap

Tradisjonelt har regnskapssystemene vært utviklet av og for regnskapskyndige. Mange leverandører av skybaserte varianter har på sin side tatt sikte på å gjøre løsningene sine mer tilgjengelige og forståelige, også for andre enn regnskapsførere. Dette innebærer blant annet at det utvikles løsninger som gjør det enklere å forstå og delta i regnskapsarbeidet, selv med begrenset erfaring med regnskap og økonomi.

Når løsningene leveres over internett åpner det også for løpende oppdateringer, som ikke krever at det installeres oppdateringer eller foretas endringer lokalt. Dette betyr at ny funksjonalitet kan bli tilgjengelig bokstavelig talt over natten, og at man alltid har siste versjon. Resultatet er en høy innovasjonstakt som plasserer de skybaserte løsningene i teten av teknologiutviklingen, med blant annet automatiske prosesser og smartere funksjonalitet som skal spare brukeren for tid og manuelt arbeid.

I tillegg til at systemene i større grad enn tidligere holder brukeren i hånden underveis, tilbys ofte support som en viktig del av tjenesten. I Tripletex’ tilfelle er kundeservice tilgjengelig på chat inne i selve løsningen, og support er alltid inkludert i månedsprisen.

3 – Spar tid

Med automatikk

En annen konsekvens av de løpende oppdateringene, er at selve regnskapsarbeidet blir mer strømlinjeformet takket være ny funksjonalitet og ny teknologi. Maskinlæring og automatikk har effektivisert mange prosesser som tidligere var tidkrevende og som krever mye manuelt arbeid. Eksempler på tidsbesparende løsninger er automatisk bankavstemming, fakturatolk og reiseregninger med oppslag mot karttjenester.

Med alltid oppdaterte tall

Det er ikke bare regnskapsarbeidet som blir smidigere med skybaserte løsninger. Et løpende oppdatert regnskap kan også ha gunstig effekt på flere områder. Med regnskap i skyen har du alltid tilgang til oppdaterte regnskapstall, noe som gir deg oversikt over økonomien til enhver tid. Det gjør det mulig å fatte raskere, mer informerte beslutninger på tvers av virksomheten, uten å måtte vente på månedsrapporten eller ringe regnskapsføreren for å høre hvordan det står til med driftskontoen.  

Med et økosystem av funksjonalitet

I tillegg til regnskap og det som naturlig hører til, tilbyr mange skybaserte løsninger også ekstra funksjonalitet. Ved å samle flere tjenester under samme tak blir det færre systemer og leverandører å forholde seg til. Denne typen forenkling gjør ikke bare hverdagen enklere, det har også positiv effekt på både tidsbruk og kostnader.

Hvis vi bruker Tripletex som eksempel, så kan du i tillegg til faktura-, lønn- og regnskapsfunksjonalitet, blant mye annet få økonomisk prosjektstyring, salg- og kundeoppfølging og fakturasalg direkte i løsningen. Hvis vi i tillegg blar i katalogen over tilgjengelige integrasjoner blir det tydelig at det finnes løsninger for de fleste kjernesystemer en bedrift kan være avhengig av. En sømløs flyt av informasjon mellom økonomisystemet og for eksempel en nettbutikk eller et kassasystem vil redusere mengden manuelt arbeid, og redusere muligheten for feil betraktelig.

Les også: Bytte økonomisystem? Dette bør du tenke på

4 – Enklere samarbeid

Hvis man spør ekspertene, altså regnskapsførerne, om den største fordelen med skybaserte løsninger, så svarer de sannsynligvis samarbeid. For regnskapsførerne som ble spurt i tidligere nevnte undersøkelse var det nemlig muligheten for samarbeid mellom bedrift og regnskapsfører i samme system som var den viktigste grunnen til å velge et skybasert regnskapssystem. Årsaken til at så mange trekker fram dette som viktig, når det er mange andre egenskaper som kanskje virker vel så kritiske, er betydningen det har for samarbeidet og forholdet mellom bedriften og regnskapsføreren. Arbeidsflyten og arbeidsfordelingen forandrer seg, og det gir nye muligheter for både regnskapsbyråene og kundene deres.

En bransje i endring

Med bedre innsikt og mer brukervennlige verktøy har bedriftene kommet tettere på sitt eget regnskap. De har fått muligheten til å gjøre mer selv, og kan nøye seg med hjelp med regnskapskontroll og årsoppgjør, eller så kan de velge å konsentrere seg om egen drift og få hjelp med hele regnskapet. Et sted midt i mellom finner vi de som vil stå for de enkle rutinene selv, men ønsker hjelp til resten.  

For regnskapsbyråene betyr utviklingen blant annet at de kan bruke mindre tid på manuelle, tidkrevende oppgaver, og heller bruke mer tid som støttespiller og rådgiver for kundene sine. Selv om verktøyene blir mer tilgjengelige, er det fremdeles avgjørende å ha tilgang på fagfolk med riktig kunnskap og erfaring. Regnskapsføreren innehar både regnskapsteknisk kompetanse og kjennskap til gjeldende lover og regler, men er også en som kan gi viktige råd i forbindelse med etablering, drift og vekst, og eventuelt salg eller avvikling av en virksomhet.

Les også: Regnskapsføreren – din nærmeste rådgiver

5 – Lavere kostnader

Til syvende og sist er det likevel summen på kassalappen som teller.

I de foregående avsnittene har vi allerede nevnt noen forhold som kan effektivisere arbeidsprosesser og legge til rette for bedre arbeidsfordeling og kommunikasjon, både internt i virksomheten og med regnskapsfører. Effektivitet, enkelhet og tilgjengelighet er alle faktorer som bidrar til økt lønnsomhet.

I tillegg kan de skybaserte økonomisystemene skilte med en lav oppstartkostnad, med begrenset behov for å investere i infrastruktur eller konsulenttimer. Det innebærer også at en del kostnader knyttet til driften av et tradisjonelt økonomisystem faller bort. Det samme gjør behovet for oppgraderinger og vedlikehold, med det det innebærer av nedetid og kostnader.

Fleksibelt og forutsigbart

Abonnementsmodellen som de fleste leverandører av skybaserte løsninger benytter seg av betyr også at utgiftene knyttet til tjenesten blir svært forutsigbare. Med ulike pakker og tilleggstjenester å velge mellom blir det også enkelt å sette sammen en løsning som passer for bedriften. Uansett størrelse, bransje og behov. Det gir også en fleksibilitet som gjør det enklere å skalere systemet ved vekst, eller legge til nye tjenester eller funksjonalitet dersom behovene skulle endre seg over tid.  

Med regnskapet i skyen har du med andre ord alle forutsetninger for å drive enklere, mer effektivt og mer kostnadseffektivt.  

Frister det med en mer effektiv hverdag? Prøv Tripletex gratis