På denne siden legger vi frem vår anbefalte rutine for oppstart i Tripletex når du flytter fra PowerOffcie Go. Dette er en generell anbefaling, og kan derfor avvike noe etter behov.
Før du starter
Med SAF-T formatet kan du få med deg følgende:
Oppstarts guide
Ansatte
De ansatte opprettes i Tripletex og gies systemtilgang. På den måten kan de ansatte registrere timer, reiser/utlegg og se sine lønnsslipper.
Når du skal opprette ansatte anbefaler vi å bestille en A06-rapport fra Altinn. Da får du en A07-rapport tilbake, og her vises en oversikt over hva som ble rapportert inn av arbeidsforhold fra tidligere lønnssystem. Du trenger ikke sette sluttdato i gammelt system, men det er viktig at det er samme informasjonen du legger inn per ansatt slik at du rapporterer identisk fra Tripletex. Les gjerne mer her.
Klikk her så kan du også se en video om opprettelse av ansatte.
Slik gjør du det:
De ansatte kan opprettes én og én under menyvalget Selskap > Ny ansatt, eller du kan importere mange ansatte på en gang via Selskap > Ansattimport. Her finner du en eksempelfil du kan benytte. En beskrivelse av alle kolonner i importfilen, og hvilke som er obligatoriske er også tilgjengelig samme sted.
Vær oppmerksom på følgende;
- Kun de med brukerrettigheten “brukeradministrator” kan opprette nye ansatte.
- Du kan kun importere en ansatt én gang, og kan altså ikke bruke importskjemaet til å fylle på informasjon på allerede opprettede ansatte.
- Når du importerer filen med brukertype 1 og 2 vil det automatisk gå ute en e-post til de ansatte om at de har fått tilgang til Tripletex. Ønsker du ikke at det skal gå ut en slik e-post kan du sette brukertype 3 i importfilen. Brukertype 3 betyr uten systemtilgang, og du kan tildele de ansatte tilgang på et senere tidspunkt under Selskap > Ansatte – ”Benytt rettighetsmal”.
SAF-T
Ved oppstart av Tripletex kan du benytte SAF-T for å importere enkelte data. La oss si at du skal starte med Tripletex fra 1. januar. Du er sikkert ikke ferdig med regnskapet for fjoråret ennå, men det gjør ikke noe – endelig regnskap og åpningsbalanse kan vi importere senere.
Det mange ønsker å ha med ved oppstart er; Regnskapskontoer, avdelinger, prosjekter, kunder og leverandører.
Gjør følgende:
- Logg deg inn i PowerOffcie Go og hent ut en SAF-T fil for det siste året. Ta kontakt med support hos PowerOffcie Go dersom du trenger bistand til å hente ut dette.
- Når du har fått tak i filen logger du deg inn i Tripletex og går til Selskap > SAF-T import.
- Ved å huke av på følgende bokser vil vi få inn Regnskapskontoer, avdelinger, prosjekter, kunder og leverandører:
Legg merke til at vi ikke huker av for opprettelse av bilag eller huker av for noe knyttet til åpningsbalanse og åpne poster. Grunnen til at vi avventer med dette er fordi vi ønsker å ferdigstille regnskapet i tidligere regnskapssystem innen vil foretar disse importene.
Åpningsbalanse, åpne poster og historiske regnskapstall.
Når regnskapet i tidligere regnskapsystem er ferdigstilt er det tid for å importere Åpningsbalanse, Åpne poster og historiske regnskapstall i Tripletex.
Gjør følgende:
- Logg deg inn i PowerOffcie Go og hent ut en SAF-T fil for det siste året. Ta kontakt med support hos PowerOffcie Go dersom du trenger bistand til å hente ut dette.
- Når du har fått tak i filen logger du deg inn i Tripletex og går til Selskap > SAF-T-import.
Hvis du f. Eks. har oppstart i Tripletex 1. januar 2020, så skal du hente ut SAF-T fil for 2019 fra PowerOffcie Go. Ved import av SAF-T filen i Tripletex huker du av på “Opprett åpningsbalanse fra utgående balanse i importfilen”.
Se ytterligere kommentar under “Åpne poster kunder og leverandører”
Åpne poster kunder og leverandører
Å benytte SAF-T til å få inn åpne poster i Åpningsbalansen er en enkel løsning, men vær klar over at det kun vil legge seg som en totalsum per kunde/leverandør.
Dersom du ønsker en mer detaljert åpen postliste på dine kunder og leverandører, f. eks. per faktura, kan du velge å gjøre en egen import for dette direkte i Åpningsbalansen.
Gjør følgende:Ved import av SAF-T huker du ikke av for “Opprett inngående balanse for kundefordringer/leverandørgjeld i åpningsbalanse”
Etter SAF-T importen går du til “regnskap/åpningsbalanse” i menyen og her har du mulighet til å importere åpne poster kunder og leverandører, samt fakturaimport.
Åpne poster kunder kan importere via filformat “Åpne poster kunder “ eller “Fakturaimport”.
- Filformat “Åpne poster kunder” vil kun opprette et regnskapsbilag mot den aktuelle reskontroen. Eventuelle innbetalinger må i etterkant bokføres som et avansert bilag og lukkes manuelt.
- “Fakturaimport” en en fin løsning dersom man ønsker å ha med litt mer infomasjon knyttet til de åpne kundepostene. Fakturaimport, som du finner i Åpningsbalansen, er en ny enkel import som lar deg ta med blant annet Fakturadato, Forfallsdato og KID nr på de åpne postene. Dersom man har fakturert med KID i tidligere system kan man altså ta en fakturaimport med KID på de åpne kundefakturaene. Når kundene betaler og innbetalingsfilen fra banken kommer inn i Tripletex vil innbetaling lukkes mot fakturaen automatisk. Er ikke det flott?
Åpne poster leverandører:
Åpne poster registreres inn under menyvalg Regnskap > Åpningsbalanse – les mer om denne her. Åpne poster kan registreres inn manuelt eller de kan importeres. Det finnes en eksempelfil for import Åpne poster kunder.
De inngående fakturaene som er bokført men ikke betalt i forrige system legges som åpne poster mot leverandørene. Her bør du være klar over at disse åpne postene vil ikke kunne betales via Tripletex men må betales i nettbank og betalingen må registreres via et avansert bilag som deretter lukkes via reskontroen.
Annen informasjon som kan være nyttig:
Vår kundeside
På denne siden kan du aktivere alle tjenestene selskapet skal benytte seg av. Siden finner du i Tripletex via Selskap > Vår kundeside. Her finner du de ulike pakkene man kan ha i Tripletex (Basis, Smart, Komplett), og Moduler og tilleggstjenester.
For å få glede av automatikken i et skybasert system anbefaler vi tilleggstjenestene:
Bankintegrasjon
Ved aktivering av tjenesten Bankintegrasjon via Autopay bringes du videre til en stegvis onboardingsprosess som må gjennomføres. Klikk her for å lese mer om aktiveringen.
Det må bestilles en avtale hos banken der informasjon fra denne avtalen skal legges inn i Tripletex med unntak av klienter som benytter DnB, da kan du bestille avtale fra Tripletex.
Merk: Om selskapet er koblet mot Autopay i eksternt system må man avslutte kobling før man aktiverer dette i Tripletex.
Vær oppmerksom på følgende:
Om person med prokura i selskapet ikke skal ha en bruker i Tripletex så må denne personen sende inn en henvendelse til support med kopi av gyldig legitimasjon. I henvendelsen skal det oppgis hvilke selskap det gjelder og hvilke brukere som skal ha tilgang til godkjenning av betalinger (Full tilgang til bankintegrasjon/ betalingsoversikt).
Elektroniske bilag
Motta bilag direkte i Tripletex! Med Tripletex Elektroniske bilagsmottak kan leverandører og andre enkelt sende fakturaer direkte til deres bilagsmottak via en unik e-postadresse. Alle bilag blir elektronisk lagret i Tripletex og vil aldri gå tapt.
Mottar selskapet EHF-faktura i eksternt system via Autoinvoice så vil du få spørsmål om å endre mottaker av EHF-faktura til Tripletex ved aktivering av tjenesten. Det tar ca 24 timer før du kan sende/motta EHF-faktura etter aktivering.