Flyttehjelpen

Fra PowerOffice Go til Tripletex

På denne siden legger vi frem vår anbefalte rutine for oppstart i Tripletex når du flytter fra PowerOffcie Go. Dette er en generell anbefaling, og kan derfor avvike noe etter behov.

Før du starter

Sett deg godt inn i de importmulighetene som finnes, på den måten kan du spare mye tid. Vi skal på denne siden gi deg en generell guide for best practice for oppstart i Tripletex.
Bestem deg for en dato for overgang. Det er en myte at du må bytte regnskapssystem ved årsskiftet. Oppstartsdato i Åpningsbalansen i Tripletex må være den første ved en måned, og vår anbefaling er at det blir mellom to mva-terminer.
Du trenger ikke å importere noen regnskapstall for å starte å bruke Tripletex. Kontoen din er ferdig satt opp med standard norsk kontoplan og et utvalg generelle innstillinger.
SAF-T er et standardformatet for utveksling av regnskapsdata – og et utmerket verktøy for deg som skal ta med deg regnskapsdata fra PowerOffcie Go og over til Tripletex. Tripletex har en god SAF-T import, og du kan selv plukke ut hvilket innhold SAF-T filen du ønsker å ta med deg inn i Tripletex-kontoen din.

Med SAF-T formatet kan du få med deg følgende:

Kunder og leverandører
Avdelinger
Prosjekter
Regnskapskontoer
Åpningsbalanse
Åpne poster kunder (sum)
Åpne poster leverandører (sum)
Regnskapstransaksjoner

Oppstarts guide

Ansatte

De ansatte opprettes i Tripletex og gies systemtilgang. På den måten kan de ansatte registrere timer, reiser/utlegg og se sine lønnsslipper.

Når du skal opprette ansatte anbefaler vi å bestille en A06-rapport fra Altinn. Da får du en A07-rapport tilbake, og her vises en oversikt over hva som ble rapportert inn av arbeidsforhold fra tidligere lønnssystem. Du trenger ikke sette sluttdato i gammelt system, men det er viktig at det er samme informasjonen du legger inn per ansatt slik at du rapporterer identisk fra Tripletex. Les gjerne mer her.

Klikk her så kan du også se en video om opprettelse av ansatte.

Slik gjør du det:

De ansatte kan opprettes én og én under menyvalget Selskap > Ny ansatt, eller du kan importere mange ansatte på en gang via Selskap > Ansattimport. Her finner du en eksempelfil du kan benytte. En beskrivelse av alle kolonner i importfilen, og hvilke som er obligatoriske er også tilgjengelig samme sted.

Vær oppmerksom på følgende;

Kun de med brukerrettigheten “brukeradministrator” kan opprette nye ansatte.
Du kan kun importere en ansatt én gang, og kan altså ikke bruke importskjemaet til å fylle på informasjon på allerede opprettede ansatte.
Når du importerer filen med brukertype 1 og 2 vil det automatisk gå ute en e-post til de ansatte om at de har fått tilgang til Tripletex. Ønsker du ikke at det skal gå ut en slik e-post kan du sette brukertype 3 i importfilen. Brukertype 3 betyr uten systemtilgang, og du kan tildele de ansatte tilgang på et senere tidspunkt under Selskap > Ansatte – ”Benytt rettighetsmal”.

SAF-T

Ved oppstart av Tripletex kan du benytte SAF-T for å importere enkelte data. La oss si at du skal starte med Tripletex fra 1. januar. Du er sikkert ikke ferdig med regnskapet for fjoråret ennå, men det gjør ikke noe – endelig regnskap og åpningsbalanse kan vi importere senere.

Det mange ønsker å ha med ved oppstart er; Regnskapskontoer, avdelinger, prosjekter, kunder og leverandører.

Gjør følgende:

Logg deg inn i PowerOffcie Go og hent ut en SAF-T fil for det siste året. Ta kontakt med support hos PowerOffcie Go dersom du trenger bistand til å hente ut dette.
Når du har fått tak i filen logger du deg inn i Tripletex og går til Selskap > SAF-T import.
Ved å huke av på følgende bokser vil vi få inn Regnskapskontoer, avdelinger, prosjekter, kunder og leverandører:

Legg merke til at vi ikke huker av for opprettelse av bilag eller huker av for noe knyttet til åpningsbalanse og åpne poster. Grunnen til at vi avventer med dette er fordi vi ønsker å ferdigstille regnskapet i tidligere regnskapssystem innen vil foretar disse importene.

Åpningsbalanse, åpne poster og historiske regnskapstall.

Når regnskapet i tidligere regnskapsystem er ferdigstilt er det tid for å importere Åpningsbalanse, Åpne poster og historiske regnskapstall i Tripletex.

Gjør følgende:

Logg deg inn i PowerOffcie Go og hent ut en SAF-T fil for det siste året. Ta kontakt med support hos PowerOffcie Go dersom du trenger bistand til å hente ut dette.
Når du har fått tak i filen logger du deg inn i Tripletex og går til Selskap > SAF-T-import.

Hvis du f. Eks. har oppstart i Tripletex 1. januar 2020, så skal du hente ut SAF-T fil for 2019 fra PowerOffcie Go. Ved import av SAF-T filen i Tripletex huker du av på “Opprett åpningsbalanse fra utgående balanse i importfilen”.

Se ytterligere kommentar under “Åpne poster kunder og leverandører”

Åpne poster kunder og leverandører

Å benytte SAF-T til å få inn åpne poster i Åpningsbalansen er en enkel løsning, men vær klar over at det kun vil legge seg som en totalsum per kunde/leverandør.
Dersom du ønsker en mer detaljert åpen postliste på dine kunder og leverandører, f. eks. per faktura, kan du velge å gjøre en egen import for dette direkte i Åpningsbalansen.

Gjør følgende:Ved import av SAF-T huker du ikke av for “Opprett inngående balanse for kundefordringer/leverandørgjeld i åpningsbalanse”