På denne siden legger vi frem vår anbefalte rutine for oppstart i Tripletex når du flytter fra Visma Business. Dette er en generell anbefaling, og kan derfor avvike noe etter behov.
Før du starter
Dette kan du ta med deg fra tidligere regnskapssystem
Ansatte
Dine ansatte opprettes i Tripletex og gis systemtilgang. På den måten kan de ansatte registrere timer, reiser/utlegg og se sine lønnsslipper.
Når du skal opprette ansatte anbefaler vi å bestille en A06-rapport fra Altinn. Da får du en A07-rapport tilbake, og her vises en oversikt over hva som ble rapportert inn av arbeidsforhold fra tidligere lønnssystem. Du trenger ikke sette sluttdato i gammelt system, men det er viktig at det er samme informasjonen du legger inn per ansatt slik at du rapporterer identisk fra Tripletex. Les gjerne mer her.
Klikk her så kan du også se en video om opprettelse av ansatte.
Slik gjør du det:
De ansatte kan opprettes én og én under menyvalget Selskap > Ny ansatt, eller du kan importere mange ansatte på en gang via Selskap > Ansattimport. Her finner du en eksempelfil du kan benytte. En beskrivelse av alle kolonner i importfilen, og hvilke som er obligatoriske er også tilgjengelig samme sted.
Vær oppmerksom på følgende:
- Kun de med brukerrettigheten “brukeradministrator” kan opprette nye ansatte.
- Du kan kun importere en ansatt én gang, og kan altså ikke bruke importskjemaet til å fylle på informasjon på allerede opprettede ansatte.
- Når du importerer filen med brukertype 1 og 2 vil det automatisk sendes en e-post til de ansatte om at de har fått tilgang til Tripletex. Ønsker du ikke at det skal gå ut en slik e-post kan du sette brukertype 3 i importfilen. Brukertype 3 er uten systemtilgang, og du kan gi de ansatte tilgang på et senere tidspunkt under Selskap > Ansatte – ”Benytt rettighetsmal”.
Kunder og leverandører
Det er ikke nødvendig å ha med seg alle historiske kunder og leverandører fra tidligere regnskapssystem. Kanskje dette er et fint tidspunkt å rydde opp i lange og utdaterte lister? I Tripletex har vi integrasjon mot både Brønnøysundregisteret og 1881.no slik at du enkelt og raskt kan søke på kunde-/leverandørnavn eller organisasjonsnummer, og med ett klikk hente inn oppdatert informasjon. Mottar du en EHF-faktura fra en leverandør som ikke er registrert så vil Tripletex opprette denne leverandøren automatisk. Vår anbefaling er derfor å ikke ta med alle kunder og leverandører fra tidligere register, de fleste velger å kun ta med seg kunder og leverandører knyttet til åpne poster.
Slik gjør du det:
Du kan opprette kunder og leverandører manuelt ved å gå til Kunde > Ny kunde/Leverandør. Benytt da kundenummer du hadde i tidligere regnskapssystem. Ønsker du å importere kan dette gjøres via Kunde > Import eller via SAF-T. Her finner du en eksempelfil i xls som du kan benytte. Legg minimum inn de kunder/leverandører som er knyttet til åpne poster. Disse kundene og leverandørene vil opprettes automatisk dersom man benytter import på åpne poster eller fakturaimport. Du kan lese mer om dette under avsnittet “Åpne poster”.
Produkter
Produkter kan opprettes enkeltvis under Produkt > Nytt produkt. Produkter kan også importeres via Produkt > import. Her finner du en eksempelfil du kan benytte, samt beskrivelse av alle kolonner i importfilen, og hvilke som er obligatoriske er også tilgjengelig samme sted.
Åpningsbalanse
Du tenker kanskje at du må vente med åpningsbalansen til du har ferdigstilt regnskapet i tidligere regnskapssystem? Neida, det trenger du ikke. Noen velger å legge inn en midlertidig åpningsbalanse som du senere kan endre og oppdatere til korrekte tall for inngående saldo. Fordelen er at du på denne måten får opprettet alle regnskapskontoene du vil bruke, og oppdatert navnene på kontoplanen i en og samme operasjon. Da slipper du å gå inn i kontoplanen og opprette eller endre navn manuelt – er ikke det flott?
De fleste ønsker også å starte med å avstemme bankkontoene, og da trenger disse bankkontoene en riktig inngående saldo. Åpningsbalansen kan endres og til og med slettes igjen så lenge du ikke har låst periodene i regnskapet.
Slik gjør du det:
I Tripletex har vi et eget menyvalg for å registrere den inngående saldoen. Du finner den i Tripletex via Regnskap > Åpningsbalanse. Her registrerer du først datoen den inngående saldoen skal gjelde for og deretter kan du opprette kontoer, balanse per konto og åpne poster på kunder, leverandører og ansatte. Klikk her for fremgangsmåte.
Vær oppmerksom på følgende:
- Det er mulig å importere faktura med KID i forkant av åpningsbalansen men dette er avansert, har fallgruver og anbefales derfor ikke med mindre selskapet har veldig mange åpne poster mot kunder. Merk at dette må gjøres før man oppretter åpningsbalansen.
- Dato for åpningsbalanse skal være dato du ønsker å angi inngående balanse i Tripletex. Oppstartsdato i Åpningsbalansen må være den første ved en måned, og vår anbefaling er at det blir mellom to mva-terminer. Denne datoen låser også for føring i perioder før denne datoen. Derfor bør import av regnskap i form av bilag/transaksjoner ferdigstilles før man oppretter åpningsbalansen.
Viktig: Dato for åpningsbalanse skal være dato du ønsker å angi inngående balanse i Tripletex. Oppstartsdato i Åpningsbalansen må være den første ved en måned, og vår anbefaling er at det blir mellom to mva-terminer. Denne datoen låser også for føring i perioder før denne datoen. Derfor bør import av regnskap i form av bilag/transaksjoner ferdigstilles før man oppretter åpningsbalansen.
Åpne poster
Som nevnt over (åpningsbalanse) bruker du menyen i åpningsbalansen for å enkelt registrere åpne poster mot reskontroene for kunder, leverandører og ansatte. De kan legges inn manuelt, men har man mange poster vil vi anbefale å benytte importfunksjonen. Vi skal her skissere de ulike alternativene for import
Åpne poster kunder:
Åpne poster kunder kan importere via filformat “Åpne poster kunder “ eller “Fakturaimport”.
- Filformat “Åpne poster kunder” vil kun opprette et regnskapsbilag mot den aktuelle reskontroen. Eventuelle innbetalinger må i etterkant bokføres som et avansert bilag og lukkes manuelt.
- “Fakturaimport” en en fin løsning dersom man ønsker å ha med litt mer infomasjon knyttet til de åpne kundepostene. Fakturaimport, som du finner i Åpningsbalansen, er en ny enkel import som lar deg ta med blant annet Fakturadato, Forfallsdato og KID nr på de åpne postene. Dersom man har fakturert med KID i tidligere system kan man altså ta en fakturaimport med KID på de åpne kundefakturaene. Når kundene betaler og innbetalingsfilen fra banken kommer inn i Tripletex vil innbetaling lukkes mot fakturaen automatisk. Er ikke det flott?
Åpne poster leverandører:
Åpne poster registreres inn under menyvalg Regnskap > Åpningsbalanse – les mer om denne her. Åpne poster kan registreres inn manuelt eller de kan importeres. Det finnes en eksempelfil for import Åpne poster kunder.
De inngående fakturaene som er bokført men ikke betalt i forrige system legges som åpne poster mot leverandørene. Her bør du være klar over at disse åpne postene vil ikke kunne betales via Tripletex men må betales i nettbank og betalingen må registreres via et avansert bilag som deretter lukkes via reskontroen.
SAF-T import for Visma Business
Grunnen til at vi ikke anbefaler bruk av SAF-T når man flytter fra Visma Business er at det er tidkrevende å sette opp Visma Business for SAF-T eksport, samt at periodiserte bilag ofte skaper trøbbel ved import fordi de ikke balanserer.
Her er noen forutsetninger for vellykket SAF-T import fra Visma Business:
* Du må ha versjon 14.10.1 eller nyere
* Visma Business må settes opp korrekt for SAF-T eksport. Det vil si at alle regnskapskontoer må mappes med SAF-T kode, samt at alle mva-koder må mappes med SAF-T mva-koder. Kontakt din Visma Business supportleverandør ved behov for veiledning.
* Sørg for at det er huket av for “G/L trans pr invoice in the Account processing” ved eksport fra Visma Business
*Importere SAF-T filen i Tripletex og gå nøye gjennom varslingene og eventuelle feilmeldinger som oppstår.
Periodiserte bilag er den vanligste grunnen til at en SAF-T import feiler. Da vil du få opp følgende varsel:
Løsningen vil være å fjerne eller rette opp de aktuelle bilagene manuelt inne i SAF-T filen.
Sammenlignbare tall i rapportene
Lurer du på hvordan omsetningen din i februar er sammenlignet med februar i fjor?
I Tripletex kan man laste inn tidligere års regnskapstall, og denne funksjonen finner du under Regnskap > Årsregnskap > Regnskapsoversikt > Historisk Balanse.
En veiledning til hvordan du bruker denne funksjonen finner du her:
Annen informasjon som kan være nyttig:
Vår kundeside
På denne siden kan du aktivere alle tjenestene selskapet skal benytte seg av. Siden finner du i Tripletex via Selskap > Vår kundeside. Her finner du de ulike pakkene man kan ha i Tripletex (Basis, Smart, Komplett), og Moduler og tilleggstjenester.
For å få glede av automatikken i et skybasert system anbefaler vi tilleggstjenestene:
Bankintegrasjon
Ved aktivering av tjenesten Bankintegrasjon via Autopay bringes du videre til en stegvis onboardingsprosess som må gjennomføres. Klikk her for å lese mer om aktiveringen.
Det må bestilles en avtale hos banken der informasjon fra denne avtalen skal legges inn i Tripletex med unntak av klienter som benytter DnB, da kan du bestille avtale fra Tripletex.
Merk: Om selskapet er koblet mot Autopay i eksternt system må man avslutte kobling før man aktiverer dette i Tripletex.
Vær oppmerksom på følgende:
Om person med prokura i selskapet ikke skal ha en bruker i Tripletex så må denne personen sende inn en henvendelse til support med kopi av gyldig legitimasjon. I henvendelsen skal det oppgis hvilke selskap det gjelder og hvilke brukere som skal ha tilgang til godkjenning av betalinger (Full tilgang til bankintegrasjon/ betalingsoversikt).
Elektroniske bilag
Motta bilag direkte i Tripletex! Med Tripletex Elektroniske bilagsmottak kan leverandører og andre enkelt sende fakturaer direkte til deres bilagsmottak via en unik e-postadresse. Alle bilag blir elektronisk lagret i Tripletex og vil aldri gå tapt.
Mottar selskapet EHF-faktura i eksternt system via Autoinvoice så vil du få spørsmål om å endre mottaker av EHF-faktura til Tripletex ved aktivering av tjenesten. Det tar ca 24 timer før du kan sende/motta EHF-faktura etter aktivering.