Hva er dokumentasjon?

Dokumentasjon er presentasjon av noe informasjon for en bruker, og finnes som regel i papirform eller som en fil.  Dokumentasjon kan enkelt forstås som presentasjon av informasjon, der dokumentasjonen viser på en eller annen måte en viss mengde av informasjon. Det kan være et vitnemål som viser at man har oppnådd en universitetsgrad, eller en arbeidskontrakt som viser informasjon om ens arbeidsforhold.

I regnskapsmessig sammenheng så betyr dokumentasjon at man lagrer informasjon om det som man bokfører. På denne måten er altså dokumentasjon det samme som bilag.

Dokumentasjon i bokføring

Bokføringsloven setter flere regler angående dokumentasjon i forhold til bokføring. Først og fremst så handler det om at alle transaksjonene som er bokført, skal være dokumentert. Den sier også at dokumentasjonen skal være korrekt og utfyllende, og man kan ikke endre dokumentasjonen i etterkant.

Primærdokumentasjon

Hvis det finnes flere dokumenter i dokumentasjonen, så er det det «viktigste» og mest utfyllende dokumentet som skal brukes som det som kalles primærdokumentasjon.

Oppbevaring av dokumentasjon

Bokføringsloven setter også regler for hvor lenge man skal oppbevare dokumentasjon av bokføringen.

Dokumentasjon som handler om årsregnskap, balanse og liknende skal oppbevares i fem år. Dokumentasjon som gjelder utgående pakksedler, vareforsendelser eller prisoversikter må oppbevares i 3,5 år.

For mer detaljert informasjon om hvilke regler som gjelder angående dokumentasjon i bokføring, henviser vi til bokføringsloven på Lovdatas nettside.