Hensikten er å sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig for kontroll fra offentlige myndigheter (som Skatteetaten) og revisor i ettertid.
Hovedregler for oppbevaring:
- 5 år: Dette er den generelle fristen for primærdokumentasjon som bilag (salgs- og kjøpsdokumentasjon), bankutskrifter, årsregnskap og dokumentasjon av balanseposter.
- 10 år: Gjelder for spesifikke bransjer og dokumenttyper, for eksempel dokumentasjon av byggetiltak (pga. reklamasjonsfrister og merverdiavgiftsmessig justeringsplikt).
- Oppbevaringsstart: Fristen regnes fra og med slutten av det aktuelle regnskapsåret.
Krav til form og tilgjengelighet:
- Format: Materialet kan oppbevares elektronisk eller på papir. Ved elektronisk lagring skal det foreligge en sikkerhetskopi.
- Lesbarhet: Dokumentasjonen skal være lesbar og tilgjengelig i hele oppbevaringsperioden. Det betyr at man må kunne fremvise dataene i et format som er forståelig for kontrolløren (f.eks. PDF eller standard SAF-T-format).
- Sikkerhet: Skybaserte regnskapssystemer som Tripletex håndterer i dag mye av dette automatisk ved å lagre bilag og data sikkert i nettskyen, inkludert lovpålagt sikkerhetskopiering. Dette reduserer risikoen for tap av data sammenlignet med lokal lagring.
