Kapittel 10: Reiser og utlegg
10.1 Innstillinger
Unngå krøllete kvitteringer ved å bruke reiser og utlegg. I Tripletex kan du registrere dine egne reiseregninger og utlegg, i tillegg til å godkjenne og ferdigbehandle ansattes reiseregninger og utlegg. Reiseregninger og utlegg kan utbetales sammen med lønnen, men også registreres med firmakort.
Før du begynner å registrere reiser og utlegg må du gå gjennom innstillingene.
Innstillinger for reise og utlegg
Gå til Reiser og utlegg > Innstillinger i hovedmenyen for å finne innstillinger for reise og utlegg.
Se videoen under for en gjennomgang av innstillingene for reiser og utlegg.
Moduler
Huker du av for «Godkjenning (reiser og utlegg)», så må reiser og utlegg godkjennes før de blir inkludert som grunnlag på en lønnsutbetaling.
Vanligvis er rettigheten til å godkjenne delegert til en administrator, avdelingsleder eller prosjektansvarlig. Denne tilgangen gis under brukertilgangen på den det gjelder.
Hvis du huker av for «Virksomheten godtgjør reiser via satser», synliggjøres enda en seksjon på siden kalt «Satser».
Satser
Under seksjonen «Satser», kan du velge om kost- og kjøregodtgjørelse skal følge statens satser eller skattefrie satser. Satsene for kostgodtgjørelse/diett og kjøregodtgjørelse er iht. statens egne satser. Satsene blir kontinuerlig oppdatert.
Disse satsene representerer ikke nødvendigvis Skatteetatens bestemmelse av hva som er et skattefritt beløp. Hvis reiseregningssatsene overskrider det skattefrie beløpet, må den ansatte betale skatt av det overskytende beløpet. Dette håndterer Tripletex automatisk.
Lønnsinformasjonen som du kan se nederst på reiseregningen, viser de ulike føringene (på de ulike lønnsartene) på reiseregningen, og du kan se om deler av reiseregningen er skattepliktig. I denne seksjonen kan du også velge å huke av på om de ansatte ikke skal få utbetalt nattillegg, kjøregodtgjørelse eller diettpenger.
Betalingstyper
Betalingstyper viser hvordan reiser og utlegg blir gjort opp. Under seksjonen «Betalingstyper» legger du inn hvordan betalingen for reiseregning/utlegget skal behandles.
Du kan for eksempel legge inn firmakort, knyttet mot en regnskapskonto dersom den ansatte bruker et firmakort til utgifter på reiser. Alt som ligger med regnskapskonto «Til ansattreskontro» blir tatt med på lønnen.
Ønsker du å legge til flere betalingstyper, trykker du på «Ny rad». Har du behov for å slette noen betalingstyper, kan de krysses ut med det blå krysset på høyre side av betalingstypen, eller settes som inaktiv dersom den har blitt brukt tidligere.
Kostnadskategorier
En kostnadskategori definerer hva en reiseregning eller et utlegg skal bokføres på. I Tripletex får du opp flere kostnadskategorier som standard, sånn som på bildet til høyre. Du har muligheten til å legge til nye kategorier ved å velge «Ny rad». Det er også mulig å slette eller endre kategoriene som allerede ligger der.
