Kapittel 11: Lønn og ansatte
11.1 Lønnsinnstillinger
Det er lurt å gå gjennom lønnsinnstillingene før du begynner å opprette ansatte. Under Lønn > Innstillinger setter du opp innstillinger for hvordan lønn skal håndteres i Tripletex. Dette er innstillinger som gjelder for alle ansatte i bedriften. Ved behov er det noen innstillinger som kan overstyres på ansattkortet.
Globale innstillinger
Under «Globale innstillinger» ligger det flere valg som du bør gå gjennom. Er du nøye med hvilke valg du huker av for, så sikrer du at Tripletex er best mulig tilpasset til bedriften og at du får nytte av automatikken i lønnsutbetalingene.
Hvis du velger «Lønn utbetales forskuddsmessig», så får du inneværende måned som standard når du går til «Ny lønnsutbetaling».
Det er viktig å velge riktig måned for halv skatt, utbetaling av feriepenger, feriemåned og måned for lønnskorreksjon, slik at Tripletex automatisk beregner og inkluderer dette i riktig periode. Videre er det enkelte valg du kan huke av for som gjør at du får ekstra felter på ansattkortet, for eksempel fagforeningstrekk og firmabil/yrkesbil.
Kun bokførte reiseregninger/ansattutlegg betyr at du må opprette/bokføre alle reiser/utlegg før de blir med på en lønnsutbetaling. Alternativt godkjennes de og blir med på lønnsutbetalingen. Bilaget blir da opprettet i forbindelse med lønnskjøringen.
I Tripletex kan du gjøre lønnstrekk for alle ferieukene samtidig ved at feriepengene utbetales i juni eller i en annen måned. På den måten slipper du å trekke de ansatte i lønn når de faktisk tar ut ferie. Det første du må gjøre er å sjekke at du har lagt inn ønsket måned for utbetaling av feriepenger, måned for lønnskorreksjon og ferie i lønnsinnstillingene.
Avanserte innstillinger og pensjonsrapportering
«Startdato for lønn» gjør at timer, reiser og utlegg datert før denne datoen ikke kommer med på lønnen. Denne innstillingen fjerner også varsel om manglende innrapporterte lønnsutbetalinger på tidligere perioder på a-melding.
I tillegg kan du aktivere pensjonsrapporterting, at selskapet har ansatte med sjømannsfradrag og om det evt. skal rapporteres finansskatt. Du kan også aktivere innstillinger som påvirker arbeidsgiveravgiften som skal beregnes ved lønnskjøring. Pensjonsrapportering er kun nødvendig å markere om pensjonsselskapet ikke har mulighet til å hente informasjon direkte fra a-meldingen. Det er for de som må rapportere manuelt og vil bruke pensjonsrapporten i Tripletex.
Arbeidsgiver som oppfyller kravene i OTP loven må oppgi pensjonsinnretninger via a-meldingen. Dette fylles inn i seksjonen «Pensjonsinnretninger» og er pensjonsinnretninger som det er inngått tjenestepensjonsavtale med.
Ferie
Her definerer du antall feriedager i selskapet. Tripletex er standard satt opp med 25 feriedager og sats 12%. Ønsker du å gjøre endringer må du endre både antall dager og sats for feriepenger. Hvis det er ansatte som fraviker fra standard antall feriedager i bedriften, så kan dette endres på ansattkortet under fanen arbeidsforhold.
Det er viktig å være oppmerksom på haken «Begrenset opp til 6G». Denne innstillingen gjelder for «Sats feriepenger (59 + år)» og bestemmer om beregning av feriepenger for en ekstra ferieuke skal begrenses til 6G som er det som er lovpålagt.
Normaltid
Her legger du inn normaltid for de ansatte i bedriften som er relevant ved timeføring. I tillegg er normaltiden med å beregne timelønn for ansatte med fastlønn som for eksempel skal ha overtidsbetalt. Standard i Tripletex er 7,5 timer normaltid.
Lønnsarter
Under «Lønnsarter» finner du lønnsartene som Tripletex har opprettet som standard.
Lønnsartene danner grunnlaget for innrapportering i a-meldingen og lønnssammenstillingsoppgaven til de ansatte.
Tripletex har opprettet de vanligste lønnsartene som standard, men ved behov kan du opprette nye eller kopiere eksisterende lønnsarter og tilpasse disse. Innstillingene fra lønnsarten du kopierer fra, kopieres over til den nye lønnsarten. Det er også mulig å endre på eksisterende lønnsarter om de ikke tidligere er tatt i bruk.
Inne på lønnsarten er det en rekke innstillinger du bør se over:
- Lønnsartdetaljer: Her ligger nummer, navn og beskrivelse av lønnsarten.
- Regnskapsinnstillinger: Her bestemmer du regnskapskonto, og eventuelt motkonto og periodiseringskonto ved behov. Motkonto gjør at beløpet ikke går til utbetaling. Det brukes i forbindelse med fordeler det skal skattes av og betale arbeidsgiveravgift av.
- Lønnsinnstillinger: Her ser du LTO-kode og a-meldingskode som er tilknyttet lønnsarten. LTO-kode er kun et filter i Tripletex. Det er a-meldingskoden som er avgjørende for rapporteringen. Her bestemmer du videre om lønnsarten skal inngå i beregningen av skatt, arbeidsgiveravgift, feriepenger og/eller sykepenger. Her velger du også metode for lønnsberegning. Hvis du velger «prosent av timelønn», så må du legge inn prosentsatsen og eventuelt en makssats. Det brukes på f.eks. overtid. Velger du «prosentberegning», så må grunnlaget spesifiseres. Velger du «fast sats», så legger du inn satsen. Prosentberegning er vanlig å bruke på f.eks. fagforeningstrekk.
- Timelisteinnstillinger: Her bestemmer du om lønnsarten skal vises i timelisten. Det kan være aktuelt om ansatte for eksempel skal kunne føre overtid 50%. Det er også mulig å begrense hvilke ansatte som skal se den spesifikke lønnsarten i sin timeliste.
Lønnsregler
Alle registrerte ansatte som skal ha utbetalt lønn, blir knyttet til en standard lønnsregel i Tripletex. Ansatte vil bli styrt mot bestemte lønnsarter for fastlønn (dersom de er definert som fastlønnede) eller timelønn (dersom de er definert som timelønnede).
Ansatte opptjener feriepenger i henhold til selskapets feriepengesats og lønnsart for dette, samt generering av arbeidsgiveravgift. Mange selskaper benytter kun standard lønnsregler, men i noen tilfeller må du opprette egne lønnsregler.
Hvis selskapet for eksempel har ansatte som ikke skal opptjene feriepenger av fastlønn eller timelønn, eller at det ikke skal beregnes arbeidsgiveravgift, så kan du opprette egne lønnsarter med tilpassede innstillinger og a-meldingskoder, for så å knytte disse lønnsartene til egne lønnsregler. Deretter kan du knytte de ansatte det gjelder til lønnsregelen.
