Kapittel 12: Prosjekt
12.3 Opprette tilbud, prosjekter og maler
Nå kan du begynne med å opprette tilbud, prosjekter og maler. Prosjektene du lager kan brukes til å fakturere timer og kostnader/utlegg som er knyttet til prosjektet. Du kan velge om du vil fakturere etter timepris eller fastpris.
Opprette prosjekt/tilbud
- Gå til Prosjekt > Opprett prosjekt/tilbud i hovedmenyen.
- Fyll inn felt som navn, startdato og prosjekttype. Klikk på «Neste».
- Fyll inn ønskede felter. Hovedprosjekt: Det nye prosjektet kan knyttes til et eksisterende prosjekt. Da blir dette nye et underprosjekt (tilleggsprosjekt). Klikk på «Neste».
- Velg kunde på prosjektet. Klikk på «Neste».
- Her setter du opp kontraktsformen for prosjektet. Skal prosjektet være timeprisbasert eller fastprisbasert? Klikk på «Neste».
- Marker utenfor «Tillat timeføring kun for prosjektaktiviteter som er knyttet til prosjektet» for å sette opp prosjektaktiviteter som kun kan brukes på dette prosjektet. Skal du endre eller legge til aktiveteter? Gjør det under fanen «Budsjett» etter prosjektet er opprettet.
- Huk av på «Kun prosjektdeltagere kan registrere informasjon på prosjektet» for å velge hvem som skal få føre timer og kostnader på prosjektet.
- Klikk deretter på «Opprett» for å opprette prosjektet.
Når du skal velge prismodell i prosjektmodulen, har du tre alternativer for kundene dine: personspesifikke timepriser, prosjektspesifikke timepriser eller fastpris. Det beste er å ikke bytte prismodell i et prosjekt. Vi anbefaler at du heller justerer prisene etter klientens ønsker, men unngå å bytte fra for eksempel fastpris til timepris.
Personspesifikke timepriser er timepriser som er basert på timekosten til den ansatte som jobber på prosjektet. Her hentes informasjonen fra timekosten som er registrert på en ansatt.
Prosjektspesifikke timepriser er timepriser som er basert på prosjektaktiviteter som kan registreres på et prosjekt. Denne timeprismodellen gir muligheter til å spesifisere prisen på en aktivitet per ansatt.
Fastprismodellen gjør det mulig å opprette en fast pris på alle ansatte som jobber på prosjektet.
Internprosjekt
Et internprosjekt har de samme funksjonene som et ordinært prosjekt hvor du fører timer og kostnader. Forskjellen er at internprosjektet ikke kan faktureres. Internprosjekt kan for eksempel brukes til reklamasjonsarbeid. Har du et større prosjekt som er ferdig fakturert, men så viser det seg at det må utføres noe reklamasjonsarbeid, så kan du lage et internprosjekt for det.
For å opprette et internprosjekt går du til «opprett prosjekt/tilbud» og huker på «Intern» i det første trinnet.
Prosjektmal
Klienten har kanskje gjentagende eller like prosjekter som skal utføres på forskjellige kunder. Det kan for eksempel være servicejobber der de alltid fakturerer de samme timeprisene, eller mer avanserte oppsett der de legger inn faste ordrelinjer/produkter som skal faktureres sammen med timer. Da kan de opprette en mal som kan kopieres hver gang et nytt tilsvarende prosjekt skal lages.
Hvis du bruker litt tid på å opprette prosjektene på forhånd og angir dem som maler, kan du redusere tid og arbeid når du skal opprette disse prosjektene. Knappen «Opprett kopi» kan brukes til å kopiere mal-prosjektet til et nytt prosjekt hvor du senere kan legge inn kunder og andre ting som skal være spesifikt for prosjektet.
Det er tre måter du kan bruke dette:
Hvis det er lagt inn i malen, så får du med deg denne informasjonen:
- Ansatte
- Innstillinger for fakturagrunnlag
- Aktiviteter å føre timer på
- Fast påslag og/eller rabatt på ordrelinjer
- Fakturaplan
- Ordrelinjer
- Dokumenter, budsjettposter og lignende.
