Kapittel 12: Prosjekt
12.4 Kontrakt, ordrelinjer og budsjett
Når et prosjekt har blitt opprettet, vil du ha flere faner inne på hvert prosjekt hvor du kan styre og holde oversikt over inntekter og kostnader. Fanene gir deg mulighet til å definere prosjektets økonomiske bestemmelser, timelister, kundeinformasjon og en oversikt i status og resultat. Fanene Resultat og Status går vi gjennom i Kapittel 12.7.
Kontrakt-fanen
I kontrakt-fanen ser du prismodellen på prosjektet.
Under Kontrakt > Kontraktsinformasjon kan du sette en fast prosent påslag eller rabatt slik at alle ordrelinjer som registreres automatisk får påslaget eller rabatten som er satt ved utfakturering. Dette er også noe klienten har muligheten til å endre på hver ordrelinje som legges til.
I prosjektmodulen brukes begrepet «Honorar» for å beskrive timene du fakturerer, hvis prosjektet er satt opp med timepriser. På et fastprisprosjekt er det selve fastprisen vi kaller «honorar». Dette vises som tekst på ordrelinjen på faktura, men i feltet «Fakturatekst – honorar» kan du legge inn ønsket tekst som alternativ.
Under «Fakturainformasjon» i kontraktsfanen bestemmer du hva som skal fremkomme på fakturaene. Valgene her overstyrer de generelle valgene som er satt i fakturainnstillingene.
Fakturaplan
I kontraktsfanen kan du også opprette en «Fakturaplan» på fastprisprosjekter.
Fakturaplanen gir deg oversikt over alle utsendte fakturaer på prosjektet. Her kan du også sette en plan for kommende fakturaer.
Dersom klienten har et fastprisprosjekt og vil dele opp fakturaene, så kan det være lurt å benytte seg av denne funksjonen. Fakturaplanen er tilgjengelig inne på selve prosjektet under fanen Kontrakt > Fakturaplan.
Vi anbefaler ikke at dette gjøres ved fakturering av timeprisprosjekter dersom beløpet i fakturaplanen ikke stemmer overens med faktisk antall timer som faktureres. Hvis det blir gjort feil ved et timeprisprosjekt, vil systemet automatisk korrigere det på neste prosjektfaktura.
Ordrelinjer-fanen
I fanen «Ordrelinjer» kan du se kostnader og inntekter per ordrelinje. Her kan du altså legge inn produkter ved å føre en leverandørfaktura eller søke opp produkter fra produktlisten. Eventuelt kan du opprette nye produkter med nedtrekkslisten i produktfeltet.
Ønsker du ikke å benytte et produkt i listen, kan du legge inn en beskrivelse. Du må legge inn pris manuelt på ordrelinjen. Det er alltid mulig å overstyre pris, påslag og rabatt på hver ordrelinje.
Viderefakturering av ordrelinjer på prosjekt
Når klienten mottar en leverandørfaktura i Tripletex, har de mulighet til å fordele og viderefakturere dette på prosjekter. Det er to metoder du kan registrere en leverandørfaktura og viderefakturere dette på et prosjekt: Enten med enkel føring eller detaljert føring av en innkommende leverandørfaktura.
Videoen under viser hvordan du viderefakturerer med ordrelinjer.
Vedlegg på utgående fakturaer
For prosjekt og prosjektfaktura har klientene litt flere valg for vedlegg på en utgående faktura.
Vedlegg i forbindelse med viderefakturering av kostnader fra en leverandørfaktura: Her kan klienten i selve føringen av leverandørfakturaen avgjøre om leverandørfakturaen skal følge med på prosjektfakturaen. Vedleggene kan også administreres i selve prosjektfaktureringen.
Vedlegg av kvitteringer i forbindelse med reiser og utlegg: Når klienten har opprettet en reiseregning og lastet opp vedlegg her, kan de velge om vedleggene også skal vises ved viderefakturering på en ordre eller et prosjekt. Reiser og utlegg kan godkjennes direkte i selve prosjektet under fanen «Reiser og utlegg» eller via «Status» i prosjektfaktureringen.
Du kan også laste opp vedlegg gjennom fanen «Dokumentarkiv» direkte i prosjektet. Her kan du velge om dokumentet/vedlegget skal legges ved en faktura eller ikke. Du kan endre valget for vedleggene tilsvarende som for en ordre. Les hvordan det gjøres her.
Hvis klienten har VVS & Elektro funksjonalitet i Tripletex, kan de også legge til kontrollskjemaer som vedlegg på alle fakturaene (eller bare på neste) gjennom kontrollskjemafanen inne på prosjektet.
Budsjettfanen
Fanen «Budsjett» inneholder budsjetteringen for prosjektet. Denne kan deles opp i fire ulike dimensjoner:
- Prosjektbudsjettet – dette er det overordnede budsjettet
- Aktivitetsbudsjett
- Ansattbudsjett
- Resultatbudsjett
Du bestemmer selv hvilken dimensjon du ønsker å budsjettere på, men det anbefales å ha et overordnet prosjektbudsjett. Dette fordi de fleste statusrapportene kun viser den overordnede statusen.
Les mer om budsjettering på prosjektnivå.
Budsjettene er uavhengig av hverandre, så aktivitetsbudsjettet trenger for eksempel ikke å stemme med prosjektbudsjettet.
