Kapittel 12: Prosjekter
12.5 Godkjenningsflyt og fakturering
Vi anbefaler at du setter deg inn i de forskjellige funksjonene rundt prosjektfakturering, slik at du finner flyten som passer ditt selskap best. En prosjektleder kan fakturere sine egne prosjekter selv, men det er flere måter å håndtere flyten for fakturering hvor det er flere personer i selskapet som er involvert i godkjenning eller fakturering.
Fakturareserve
Et prosjekt har tre former for fakturareserve: honorar, A-konto og annen reserve.
Fakturareserven er kort forklart tre forskjellige former for inntekter som kan forekomme på et prosjekt.
Klienten kan alltid få oversikt over dette gjennom prosjektets dashbord.
Honorarreserve
Honorar betyr timer som skal faktureres. Disse timene styres av hva slags timeprismodell som er tilknyttet prosjektet. I Tripletex finnes det 3 typer timeprismodeller:
- Personspesifikke timepriser
- Prosjektspesifikke timepriser
- Fast timepris.
Fastpris
Et fastprisprosjekt er et prosjekt som er avtalt til en fastsatt pris. Det betyr at prosjektfakturaen faktureres ut til avtalt pris uavhengig av eventuelle timer som føres mot prosjektet. Ønsker du at timene skal komme i tillegg til fastprisen, anbefaler vi at det opprettes et timeprisbasert underprosjekt hvor timer som kommer i tillegg til fastpris legges inn.
Timepris
For et timeprisprosjekt bygger honoraret seg opp: antall timer x timepris.
Du kan bruke de tre ulike timeprismodellene: persondefinerte timepriser, prosjektspesifikke timepriser og fast timepris.
A konto-reserve
A-kontofakturering er forhåndsfakturering av et avtalt beløp. Dette er noe klienter ofte bruker for å ha en inntekt på et prosjekt som kan dekke kostnader mens prosjektet ferdigstilles. I Tripletex er det mulig å opprette en A-kontofaktura på prosjektet, både med og uten mva.
Når klienten A-kontofakturerer får du en A-kontoreserve. Denne reserven står i minus på dashbordet inne på prosjektet, slik på bildet. Årsaken er at A-konto er forhåndsfakturering av honorar og forekommer som et negativt trekk når honorar faktureres, så fremt honoraret er likt eller høyere enn A-kontoreserven. Dette vises på fakturaen som er sendt.
Annen reserve
Annen reserve er for eksempel ordrelinjer, reiser og utlegg og/eller underordre som er knyttet opp mot prosjektet.
Ordrelinjer finner du under fanen «Ordrelinjer» på det gjeldende prosjektet.
Reiseregninger og utlegg som er knyttet mot prosjektet og er fakturerbare, finner du under fanen «Reiser og utlegg» på prosjektet.
Underordre betyr ordre som er opprettet via Faktura > Ny ordre/faktura og er koblet opp mot prosjektet via ordren. Vi anbefaler ikke å benytte underordre, da en ordre må faktureres utenom prosjektet og honorarreserven reduseres ikke.
Ved å for eksempel fakturere deler av et fastprisprosjekt via ny ordre, reduseres ikke gjenstående fastprisbeløp.
Klargjøring for fakturering
Et prosjekt må godkjennes før det kan faktureres. Før du godkjenner et prosjekt for fakturering, må følgende være gjort:
- Registrert en kunde på prosjektet.
- Godkjent timene som er ført på prosjektet i den valgte perioden.
- Godkjent reiseregningene som er ført på prosjektet i den valgte perioden.
- Godkjent ansattutleggene som er ført på prosjektet i den valgte perioden.
Godkjenne timeprisprosjekt
Det er prosjektleders ansvar å godkjenne timer som er ført mot deres prosjekter. På fastprisprosjekter skal ikke timene faktureres, men det er fortsatt en viktig del av rutinen som vi anbefaler at gjøres ofte for å få en korrekt og oppdatert statusrapport.
Timeliste > Godkjenn timer er en oversikt der prosjektleder kan endre antall timer som skal faktureres, flytte timer til annet prosjekt/aktivitet og endre kommentar. Det er ikke mulig å endre på lønnen til den ansatte via denne oversikten.
En prosjektleder kan også gå til fanen Dashboard inne i prosjektet der de får god oversikt over hva som må godkjennes i prosjektet, samt annen overordnet og nyttig informasjon.
Fakturere prosjektet
For å fakturere prosjektet, må du gå til “Faktura” > “Prosjektfakturering” og markere prosjektet som er godkjent og klikke på «Fakturering».
Når du fakturerer, kan du sette fakturadatoen selv, men systemet vil automatisk foreslå dagens dato.
Hvis du vil gjøre endringer på prosjektfakturaen, må du først markere prosjektet det gjelder > Trykk på den blå knappen med tre prikker på > Avgodkjenn.
