Kapittel 6: Bilag
6.7 Bilagsautomatisering
Tripletex bruker maskinlæring for å automatisere bilagsføringen for deg. Det betyr at jo mer du fører et bilag mot en leverandør, jo bedre lærer Tripletex seg hvilken kostnadskonto, sum og betalingsmetode du bruker.
Basert på dette lages «regler» i form av forslag når Tripletex kjenner igjen et bilag i bilagsmottaket. Med bilagsautomatisering kan du gjøre unna arbeidsoppgavene dine i Tripletex enda raskere.
Dette er en fordel for deg som regnskapsfører, fordi du slipper å bruke tid på manuelle og repetitive oppgaver. Da kan du brukes mer tid på andre mer verdiskapende tjenester, som rapportering og rådgiving.
Hvorfor det er gunstig med automatisering
Bilagsautomatisering i Tripletex har flere fordeler som kan gjøre regnskapsføringen mer effektiv og mindre tidkrevende. Her er noen av de viktigste grunnene til å velge bilagsautomatisering:
Maskinlæring: Tripletex bruker maskinlæring for å lære av tidligere føringer av bilag. Dette betyr at systemet blir bedre og mer presist over tid, og gir deg forslag til føringer basert på tidligere fakturaer fra samme leverandør.
Sparer tid: Ved å automatisere bilagsføringen, slipper du å føre hvert bilag manuelt. Dette kan redusere tiden du bruker på regnskapsarbeid og gir deg mer tid til andre, viktige arbeidsoppgaver.
Redusere feil: Automatisering kan redusere menneskelige feil som kan oppstå ved manuell føring av bilag.
Enklere kontroll: Når bilagene bokføres automatisk, er det enklere å kontrollere og følge med på statusen via bilagsoversikten og dashbordet i Tripletex.
Automatisering med egne regler: Hvis du foretrekker å ha mer kontroll, kan du sette opp egne regler for hvordan bilagene skal bokføres automatisk. Dette gir fleksibilitet for å tilpasse automatiseringen til din virksomhets behov.
Hurtigbokføring: Forslag til bokføring vises direkte i bilagsmottaket, og du kan hurtigbokføre med ett klikk hvis forslagene er korrekte.
Integrasjon med bank: Med bankintegrasjon kan fakturaene godkjennes og sendes til betaling umiddelbart etter automatisk bokføring, noe som kan gjøre betalingsprosessen mer strømlinjeformet.
Aktivere bilagsautomatisering
Slik fungerer bilagsautomatisering
Etter aktivering sendes fakturaene på «opplæring». Etter hvert får du forslag til hvordan leverandørfakturaer kan føres. Forslagene er markert i gult og gjelder:
- Kostnadskonto
- Mva-kode
- Prosjekt
- Avdeling
Er du fornøyd med forslagene? Da kan du starte automatisk bokføring av fakturaene. Dette kan gjøres på to måter i Tripletex: Enten ved å la Tripletex gjenkjenne mønstre i fakturaene ved hjelp av maskinlæring, eller at du lager egne regler.
Les mer om hvordan du setter opp automatisering med maskinlæring.
Les mer om hvordan du kan lage egne regler.
Attestering med bilagsautomatisering
Har du aktivert attestering av bilag og satt opp faste attestanter (selskap-, prosjekt- og leverandørattestant)? Bilagene går direkte til valgt attestant etter automatisk bokføring. Dersom attestering ikke er satt opp med faste attestanter, blir fakturaene bokført uten attestering.
Attestering og betaling
Har du bankintegrasjon via Autopay eller Bankintegrasjon Mini (ZTL), kan du ikke se eller sende betalinger til banken før bilaget er ferdig attestert. Gå til Bank > Betalinger for å finne bilagene så fort de er ferdig attestert. Herfra godkjenner du og sender betalingen til banken for å betales. Vi går gjennom bankintegrasjon i kapittel 8: Bank.
Hurtigbokføring
Istedenfor å gå inn i registreringsbildet for å se konteringsforslag fra Bilagsautomatisering, vises forslagene i selve bilagsmottaket.
Har du forslag til bokføring hvor alt er på én eller flere kostnadslinjer, vil du se at knappen til høyre heter «Bokfør», og ikke «Enkel føring». Klikker du på «Bokfør» vil bilaget bli bokført. Det vil eventuelt opprettes betaling basert på betalingsmetode. Dersom betalingen er knyttet til faste attestanter, vil den sendes ut i attesteringsflyt.
Se her hvordan du gjør det, eller se på videoen under.
- Gå til Bilag > Bilagsmottak i hovedmenyen.
- Klikk på pil-ned-ikonet på fakturaen for å se mer informasjon om fakturaen. Her ser du konteringsforslag.
- Har du kontrollert at alt er korrekt? Klikk på «Bokfør» på fakturaen for å hurtigbokføre den.
I bilagsmottaket står det "Lagre" i stedet for "Bokfør". Hva gjør jeg?
I enkelte tilfeller vil du oppleve at det står «Lagre» i stedet for «Bokfør». Årsaken til dette kan være at en av innstillingene nedenfor ikke er huket av på:
Det er ikke huket av på innstillingen «Bilag bokføres automatisk ved lagring»
Slik skrur du på innstillingen:
- Klikk på profilbildet øverst til høyre og velg «Min profil»
- Velg fanen «Brukerinnstillinger»
- Se på seksjonen «Brukerpreferanser»
- Huk av på «Bilag bokføres automatisk ved lagring»
- Klikk deretter på «Lagre».
Innstillingen «Tillatt bokføring før bilag er attestert/godkjent» er ikke på.
Slik skrur du på innstillingen:
- Gå til Bilag > Innstillinger
- Se på seksjonen «Attestering»
- Huk av «Tillatt bokføring før bilag er attestert/godkjent»
- Klikk deretter på «Lagre».
