12.4: Innkjøp og varemottak

Når du er på siden for nytt innkjøp velger du først leverandør og fyller inn de nødvendige feltene. Innkjøpet kan knyttes mot en leverandørfaktura som er bokført i regnskapet, samt prosjekt eller ordre.

Velg leveransedato og leveransested.
Leveransested kan være selskapets adresse, kunde eller lignende. Ny adresse kan opprettes om den ikke er registrert fra før. Sendemåte og status kan endres i innkjøpet.

I ordrelinjene velges produkter som allerede er registrert på leverandøren. Klikk på “Velg produkt”. I oversikten “Produkter for leverandør…» kan du velge produktgrupper og produkt.
Du kan opprette et nytt produkt fra oversikten, men det trengs ikke å knyttes til leverandør.

Verdt å vite om innkjøp:

• En innkjøpsordre påvirker ikke lagerbeholdningen.
• For å oppdatere lageret må du foreta et varemottak, evt en lagerkorreksjon.
• Man kan endre status på innkjøp som er «Åpen» eller «Sendt» til «Bekreftet» eller «Kansellert» (samt endre tilbake igjen).
• Det er IKKE mulig å endre status på innkjøp som er tilknyttet et varemottak.

Du kan lese mer om innkjøp her.

Nytt varemottak kan gjøres direkte fra selve innkjøpet ved å velge “Nytt varemottak”

Basert på innkjøpsordren vil de fleste felter være ferdig utfylt. “Nytt varemottak” fra innkjøpsordren benyttes når du mottar varer. Det er mulig å registrere antallet du har mottatt, eventuelle avvik på leveransen i forhold til innkjøpet.

Her kan du altså korrigere antall dersom ikke alle varene er mottatt. Les gjerne mer om “Avvik på varemottak” her.
Oppretter du varemottak fra innkjøpsordren vil alle produktene på innkjøpet bli registrert inn på et lager.
Husk å bekrefte varemottaket når alt er ferdig registrert. Først da vil varene bli registrert på lager.
Ordrelinjene kan knyttes til ulike lagre og evt lagerlokasjon. Ønsker du å fordele innkjøpet må du først bekrefte varemottaket og deretter foreta en lagerkorreksjon.

Varemottak uten innkjøprsordre utføres ved at du går til Produkt > Nytt varemottak. Funksjonen åpner et tomt varemottak hvor du legger til produkter du ønsker registrert inn med en ny lagerbeholdning.

Dette blir en ren registrering av et varemottak. Hvor du fyller inn mottaksdato, produkt og antall, samt ønsket lager varene skal til. Har du opprettet Lagerlokasjon kan du legge inn dette i registreringen. “Mottatt av” vil automatisk være den som oppretter “Nytt varemottak”.

Velg “Lagre” og deretter “Bekreft varemottak”.

Når varemottaket er bekreftet kan du se hvilke handlinger du har foretatt via “Handlingsloggen”.

Et bekreftet varemottak vil være tilgjengelig i “Innkjøpsoversikten” (Produkt>Innkjøp). Varemottaket vil være sortert under “Bekreftet”.

Som nevnt kan du gjøre et varemottak via lagerkorreksjon også. Dette kan du lese mer om her.