Prosjekt

12.4: Kontrakt, budsjett, kostnader og ordrelinjer

Når du har opprettet et prosjekt, ser du en del faner øverst på siden. Dashbordet gir deg en total oversikt for prosjektet, basert på prosjektets status. Du finner også fanen «Detaljer» og  «Kontrakt» hvor du finner kundeinformasjon og prosjektets økonomiske bestemmelser.

Under «Kontraktsinformasjon» kan du sette en fast prosent påslag eller rabatt. Alle ordrelinjer som registreres får automatisk påslaget eller rabatten som er satt, men kan selvsagt endres per ordrelinje om ønskelig.

I prosjektmodulen brukes begrepet Honorar til å beskrive timene du fakturerer om prosjektet er satt opp med timepriser, mens på et fastprisprosjekt er det selve fastprisen vi kaller «honorar». Dette vises som tekst på ordrelinjen på faktura, men i feltet «Fakturatekst – honorar» kan du legge inn ønsket tekst som alternativ.

Se også Faktura > Innstillinger > Fakturaoppsett > faktura/ordre/tilbudsmal. Her kan du også velge mellom 4 faste innstillinger som alternativ til «honorar».

Under «Fakturainformasjon» i kontraktsfanen bestemmer du hva som skal fremkomme på fakturaene. Valgene her overstyrer de generelle valgene som er satt i fakturainnstillingene.
Via kontraktsfanen kan du også opprette en fakturaplan på fastprisprosjekter. Da velger du fakturadato, beløp og legger eventuelt til en kommentar. Velg ny rad for hver nye faktura.

Ordrelinjer

I fanen «Ordrelinjer» viser kostnader og inntekter per ordrelinje. Her kan du altså legge inn produkter ved å føre en leverandørfaktura eller søke opp produkter fra produktlisten. Eventuelt kan du opprette nye produkter via nedtrekkslisten i produktfeltet.

Ønsker du ikke å benytte et produkt i listen, kan du legge inn en beskrivelse. Du må legge inn pris manuelt på ordrelinjen.
Det er alltid mulig å å overstyre pris, påslag og rabatt på hver ordrelinje.

Du kan lese mer om ordrelinjer på prosjekt her.

Budsjett

Fanen Budsjett inneholder budsjetteringen for prosjektet. Dette kan deles opp i fire ulike dimensjoner:

  • Prosjektbudsjettet – dette er det overordnede budsjett
  • Aktivitetsbudsjett
  • Ansattbudsjett
  • Resultatbudsjett

Les mer om budsjett på prosjekt her.

Du bestemmer selv hvilken dimensjon du ønsker å budsjettere på, men det anbefales å ha et overordnet prosjektbudsjett. Dette fordi de fleste statusrapportene viser kun den overordnede status.

Budsjettene er uavhengig av hverandre, så aktivitetsbudsjettet trenger for eksempel ikke å stemme med prosjektbudsjettet.

Aktiver gjerne «Ressursplan» i Prosjekt > Innstillinger – seksjon «Ressursplanlegging».

Les mer om ressursplan her

Status og resultatrapport

Bildet til høyre viser en enkel oversikt over hva som vises i de ulike rapportene du finner under fanen «Status» og «Resultatrapport». Dette gjelder både for timepris- og fastprisprosjekter. Ved fastprisprosjekter vil inntektsbildet være gitt (det vil si fastprisen).

Som du ser i oversikten, viser resultatrapporten for prosjekt kun faktiske bokførte inntekter og kostnader. Fører du et avansert bilag, påvirker det kun prosjektets resultatrapport og ikke statusrapporten.

Prosjektstatus viser som standard en oversikt over inntekter og kostnader. Registrerte timer på prosjektaktiviteter knyttet til prosjektet og dekningsgraden på hvert prosjekt samt totale inntekter, utgifter og førte timer for alle de valgte prosjektene.

Du kan lese en mer detaljert forklaring på forskjellene mellom prosjekt status og resultat her.