Prosjekt

12.5: Timeføring og timelisteinnstillinger

I Tripletex har vi to former for aktiviteter ved timeføring: internaktivitet og prosjektaktivitet.

Internaktivitet er aktiviteter som benyttes ved vanlig timeføring og som ikke er koblet til prosjekt eller kunde. Timer ført på internaktivitet er være mulig å betale ut på lønn.
Eksempel på internaktiviteter er «Administrasjon», «Ferie» eller «Sykdom».

Prosjektaktivitet er aktiviteter som skal føres opp mot prosjekt, altså arbeid som er fakturerbart og som skal lønnsutbetales på lik linje som internaktiviteter.
Ved timeføring av prosjektaktivitet påvirkes inntekt og/eller kostnad på prosjektet.

Timelisteinnstillinger

Prosjektaktiviteter kan opprettes via Timeliste > Innstillinger i hovedmenyen til venstre. I rubrikken «Prosjektaktiviteter» kan du legge til «Ny rad» og se alle prosjektaktiviteter og hvordan de blir behandlet av systemet.

Felter du kan fylle ut er:

  • Navn – dette navnet er synlig ved valg av aktivitet under timeføring.
  • Nummer – bestemmer hvilken rekkefølge aktivitetene skal komme i under nedtrekksmenyen ved valg av prosjektaktivitet. Dersom nummerfeltet står tomt er rekkefølgen definert av hvordan det er satt opp i prosjektaktiviteten under rubrikken «Prosjektaktiviteter».
  • Beskrivelse – er for internt bruk, dette er kun synlig i Timeliste > Innstillinger.
  • Fakturerbar – bestemmer hvorvidt aktiviteten kan faktureres. Ved et timepris prosjekt så bygger fakturerbare aktiviteter opp fakturerbare inntekter på prosjektet.
  • Timepris – Her kan du sette inn en timepris mal som kommer opp som standard valg når timepris modellen «Prosjektspesifikke timepriser» velges på prosjektet.

Klikk her for å finne ut mer om de ulike timeprismodellene.

  • Inaktiv: Er det tidligere ført timer på en prosjektaktivitet, men denne skal ikke lengre brukes kan boksen under «Inaktiv» hukes på. Da vises ikke aktiviteten ved timeføring i Timeliste.
  • Standardaktivitet for timeføring: Ønsker du at en aktivitet skal dukke opp som et standardvalg ved føring av prosjektaktiviteter kan dette defineres her.

Velg inneværende periode på timestatistikk
Denne funksjonen setter automatisk inneværende periode i timestatistikken. Inneværende periode betyr fra starten av måneden og frem til dagens dato.

Kommentar er påkrevd på prosjektaktivitet
Dersom denne funksjonen er aktivert må ansatte legge inn en kommentar i kommentarfeltet når de fører timer på prosjekaktiviteter.
Kravet om kommentar gjelder ikke om du er administrator i kontoen, eller om du har full tilgang til alle prosjekter.

Timeføring på prosjekt

Føring av timer på prosjektaktivitet gjøres via Timeliste > Timeliste i hovedmenyen til venstre eller via Tripletex appen. Les mer om våre mobilfunksjoner her.

Dersom det ikke velges et prosjekt under kolonnen «Prosjekt» dukker internaktiviteter opp som valg under kolonnen «Aktivitet».

  1. For å føre timer på prosjektaktivitet må først prosjektet det gjelder velges, deretter ønsket prosjektaktivitet.
  2. Legg inn antall timer der den ansatte har jobbet på prosjektet på datoene det gjelder.
  3. Ved føring av overtid må timene som er ført opp mot overtid føres på lønnsart og prosjektaktivitet, les mer om hvordan det gjøres her.

I Timeliste > Timeoversikt kan du se en oversikt over samtlige timer ført på prosjektaktivitet for ønsket periode. Ved å klikke på «Flere valg» øverst på siden kan du velge flere filtreringsmuligheter som for eksempel ønsket periode, ansatt eller aktivitet.

Timeliste > Godkjenn timer
​​Her kan du som nevnt godkjenne timer, som er ført av ansatte på prosjekter, til fakturering. Øverst til venstre kan du velge om du søker på timer, som ikke er godkjente, eller på timer for en bestemt periode. Du velger riktig prosjekt fra nedtrekksmenyen og klikker på «Oppfrisk». Nå får du opp alle timer som er ført per aktivitet av de ansatte på prosjektet. Du kan også velge å søke på alle prosjektene til en bestemt prosjektleder.

Du kan endre fakturerbare timer og timepris før du godkjenner timene. For å godkjenne timer huker du av boksene til venstre og klikker på «Godkjenn». Det er mulig å flytte timer ved å huke av timene som skal flyttes og velge «Flytt timer» i menyen under de tre blå prikkene øverst til høyre. Deretter velger du hvilket prosjekt og hvilken aktivitet timene skal flyttes til.

Prosjektinnstillinger for timeføring

Under Prosjekt > Innstillinger finner du innstillingene som påvirker timeflyten for prosjekter.
Dette er hvordan timene som er ført på prosjektet skal håndteres.

I fanen Arbeidsflyt for fakturering finner du:

Godkjenning av timer til fakturering
Dersom denne funksjonen er aktivert er det ikke være mulig å sende timer til fakturering med mindre de er godkjent under Timeliste > Godkjenn timer.

Alle registrerte timer i perioden må godkjennes før fakturering
Dersom denne funksjonen er aktivert må alle timer godkjent under samme periode godkjennes før det er mulig å sende timer til fakturering.

Og i fanen Innstillinger for nye prosjekter finner du:

Kun prosjektdeltagere kan registrere informasjon på nye prosjekter
Dersom denne funksjonen er aktivert på et prosjekt, er det kun ansatte/kontakter som ligger inne som prosjektdeltager under fanen Detaljer som kan registrere informasjon på prosjektet.
Informasjon er føring av timer, ordre/kostnader m.m.

Tillat timeføring kun for prosjektaktiviteter som er knyttet til prosjektet.
Dersom denne funksjonen er aktivert på et prosjekt er det kun mulig å føre timer på prosjektaktiviteter som er knyttet til prosjekt under fanen Budsjett > Aktiviteter.

Les mer om prosjektinnstillinger her.

‹ Gå til forrige side Gå til neste side ›

Prøv Tripletex gratis

Å prøve Tripletex er helt gratis og uforpliktende. Kontoen krever ikke betalingsdetaljer og utløper automatisk etter prøveperioden på 14 dager dersom du ikke ønsker å fortsette.