Et prosjekt har tre former for fakturareserve: honorar, A-konto og annen reserve. Fakturareserve er kort fortalt tre forskjellige former for inntekt som kan forekomme på et prosjekt. Du kan til enhver tid ha oversikt over dette via prosjektet det gjelder sitt dashboard.
Honorar betyr timer som skal faktureres. Disse timene styres av hva slags timeprismodell som prosjektet er tilknyttet. I Tripletex finnes det 3 typer timeprismodeller:
Les mer om hva de ulike timeprisene betyr her.
Fastpris Et fastprisprosjekt er et prosjekt som er avtalt til en fastsatt pris. Det betyr at prosjektfakturaen faktureres ut til avtalt pris uavhengig av eventuelle timer som føres mot prosjektet. Ønsker du at timene skal komme i tillegg til fastprisen, anbefaler vi at det opprettes et timeprisbasert underprosjekt hvor timer som kommer i tillegg til fastpris legges inn.
Timepris For et timeprisprosjekt bygger honoraret seg opp: antall timer x timepris. Du kan bruke de tre ulike timesprismodellene: persjondefinerte timepriser, prosjektspesifikke timepriser og fast timepris.
A-konto A-kontofakturering er forhåndsfakturering. I Tripletex er det mulig å opprette en A-kontofaktura på prosjektet, både med og uten moms. Les mer om A-kontofakturering her.
Når du A-kontofakturerer får du en A-kontoreserve. Denne reserven står i minus på dashbordet inne på prosjektet, slik på bildet. Årsaken er at A-konto er forhåndsfakturering av honorar og forekommer som et negativt trekk når honorar faktureres, så fremt honoraret er likt eller høyere enn A-kontoreserven. Dette vises på fakturaen som er sendt. A-kontobeløpet trekker ned honoraret som vist nederst på bildet.
Dersom du ikke får avsluttet et prosjekt som er fullført, og får feilmeldingen: «Ordren/prosjektet kan ikke avsluttes for A-kontosaldoen er ikke lik 0» skyldes dette at det gjenstår A-kontoreserve som enda ikke er flyttet til honorar. Dette løses ved å opprette en nullfaktura for å flytte beløpet fra A-kontoreserve til honorar. Les mer om hvordan dette gjøres her.
Annen reserve er for eksempel ordrelinjer, reiser og utlegg og/eller underordre som er knyttet opp mot prosjektet.
Ordrelinjer finner du under fanen Ordrelinjer på det gjeldende prosjektet.
Reiseregninger og utlegg som er knyttet mot prosjektet og er fakturerbare, finner du under fanen Reiser og utlegg på prosjektet.
Underordre betyr ordre som er opprettet via Faktura > Ny ordre/faktura og er koblet opp mot prosjektet via ordren. Vi anbefaler ikke å benytte underordre, da en ordre må faktureres utenom prosjektet og honorarreserven reduseres ikke. Ved å for eksempel fakturere deler av et fastpris prosjekt via ny ordre reduseres ikke gjenstående fastpris beløp.
Her kan du se en spilleliste med 3 videoer om projektfakturering:
Fakturaplanen viser oversikt over alle utsendte fakturaer på prosjektet. Her kan du også sette en plan for kommende fakturaer. Dersom du har et fastpris prosjekt og ønsker å dele opp fakturaene så kan det være gunstig å benytte seg av denne funksjonen. Fakturaplan er tilgjengelig inne på selve prosjektet under fanen Kontrakt > Fakturaplan.
Vi anbefaler ikke at dette gjøres ved fakturering av timepris prosjekt dersom beløpet under Fakturaplan ikke stemmer overens med faktisk timer som faktureres. Gjøres det feil ved timepris prosjekt så korrigerer systemet automatisk dette ved neste prosjektfaktura.
Sum for honorar kan altså bli lavere eller høyere enn hva sum av fakturerte timer er, avhengig om honoraret på forrige faktura ble satt lavere eller høyere enn sum av fakturerte timer.
For prosjekt og prosjektfaktura har du litt flere valg for vedlegg:
Vedlegg i forbindelse med viderefakturering av kostnader fra en leverandørfaktura. Her kan du i selve føringen av leverandørfakturaen avgjøre om leverandørfaktura skal følge med på prosjektfaktura. Vedleggene kan også adminstreres i selve prosjektfaktureringen.
Vedlegg av kvitteringer i forbindelse med reiser og utlegg. Når du har oppretter en reiseregning og lastet opp vedlegg her, kan du velge om vedleggene også skal vises ved viderefakturering på en ordre eller et prosjekt. Reiser og utlegg kan godkjennes direkte i selve prosjektet under fanen «Reiser og utlegg» eller via «Status» i prosjektfaktureringen.
Du kan også laste opp vedlegg via fanen «Dokumentarkiv» direkte i prosjektet. Her kan du velge om dokumentet/vedlegget skal legges ved faktura eller ikke. Du kan endre valget for vedleggene tilsvarende som for en ordre.
Inne på siden for «Godkjenning og fakturering av prosjekter» via Faktura > Prosjektfakturering vil du kunne fordele på hva du ønsker skal faktureres. Du kan altså velge om du ønsker å fakturere honorar eller ordrelinjer ved å fjerne haken under «Inkluder» på ønsket kolonne. Beløpet vil ikke forsvinne, men vil komme tilbake som forslag ved neste fakturering.
Du kan markere en eller flere prosjekter for godkjenning. Alle prosjekter må som nevnt tidligere godkjennes før det kan faktureres. Når et prosjekt er godkjent for fakturering vil du kunne se en forhåndsvisning av faktura med mulighet for å sende det til ønsket e-post. For å fakturere prosjektet må du markere ønsket prosjekt som er godkjent > Fakturering.
Fakturadato vil være mulig å definere ved fakturering. Systemet vil automatisk foreslå dagens dato.
Dersom du ønsker å foreta endringer på prosjektfakturaen må det først avgodkjennes ved å markere på prosjektet det gjelder > Trykk på den blå knappen med tre prikker på > Avgodkjenn.
Å prøve Tripletex er helt gratis og uforpliktende. Kontoen krever ikke betalingsdetaljer og utløper automatisk etter prøveperioden på 14 dager dersom du ikke ønsker å fortsette.
Hei 👋 Lurer du på noe? Send meg en melding!
