Reiser og utlegg

10.1: Innstillinger

Før du begynner å føre reiseregninger og utlegg i Tripletex anbefaler vi å gå igjennom «Innstillinger». Det gjør du ved å gå inn på modulen «reiser og utlegg» og klikker på tannhjulet til høyre.

Det er altså en felles innstillingsside for reiser og utlegg. Det er kun administrator som har tilgang til å endre på innstillingene.

Under innstillingene finner du moduler, satser, betalingstyper og kostnadskategorier.

Moduler

Huker du av for «Godkjenning (reiser og utlegg)» må reiser og utlegg godkjennes før de blir inkludert som grunnlag på en lønnsutbetaling.

Vanligvis er rettigheten til å godkjenne delegert til administrator, avdelingsleder eller prosjektansvarlig. Denne tilgangen gis under brukertilgangen på den det gjelder.

Hukes det av for «Virksomheten godtgjør reiser via satser», synliggjøres enda en seksjon på siden kalt Satser.

Satser

Under seksjonen «Satser», kan du velge om kost- og kjøregodtgjørelse skal følge statens satser eller skattefrie satser. Satsene for kostgodtgjørelse/diett og kjøregodtgjørelse er iht. statens egne satser. Satsene blir kontinuerlig oppdatert.

Disse satsene representerer ikke nødvendigvis Skatteetatens bestemmelse av hva som er et skattefritt beløp. Hvis reiseregningssatsene overskrider det skattefrie beløpet, må den ansatte betale skatt av det overskytende beløpet. Dette håndterer Tripletex automatisk.

Lønnsinformasjonen som du kan se nederst på reiseregningen, viser de ulike føringene (på de ulike lønnsartene) på reiseregningen, og du kan se om deler av reiseregningen er skattepliktig. I denne seksjonen kan du også velge å huke av om de ansatte ikke skal få utbetalt nattillegg, kjøregodtgjørelse eller diettpenger.

Betalingstyper

Betalingstyper viser hvordan reiser og utlegg blir gjort opp.
Under seksjonen «Betalingstyper» legger du inn hvordan betalingen for reiseregning/utlegget skal behandles.

Du kan for eksempel legge inn firmakort, knyttet mot en regnskapskonto dersom den ansatte bruker et firmakort til utgifter på reiser. Alt som ligger med regnskapskonto («Til ansattreskontro») blir tatt med på lønn.

Ønsker du å legge til flere betalingstyper, trykker du på «Ny rad». Har du behov for å slette noen betalingstyper kan de krysses ut med det blå krysset på høyre side av betalingstypen, eller settes som inaktiv dersom den har blitt brukt tidligere.

Kostnadskategorier

En kostnadskategori definerer hva en reiseregning eller et utlegg skal bokføres på. I tripletex får du opp flere kostnadskategorier som standard. Ref. bilde til høyre. Du har muligheten til å legge til nye kategorier ved å velge «Ny rad». Det er også mulig å slette eller endre de kategoriene som allerede ligger der.

For mer informasjon om innstillinger for reiser og utlegg se her.