Når en ansatt har ført timer i timelisten vil det være flere mulige godkjenningsledd som beskrevet i artikkelen om timelisteinnstillinger. Regnskapsfører og kunde bør gå igjennom og se hvilke godkjenningsbehov den enkelte virksomhet har. Hvis de ansatte fører timer på prosjektaktiviteter har du både godkjenning av timer til fakturering og godkjenning av timer til lønn. Dette gjøres i to ulike steg fordi det kan være ønskelig å endre timene til prosjektfakturering uten å endre grunnlaget for lønn, altså de timene den ansatte har jobbet og skal ha betalt for.
Timeliste
8.3: Godkjenne og endre timer
Godkjenne timer til fakturering
Timeliste > Godkjenn timer
Her kan du godkjenne timer, som er ført av ansatte på prosjekter, til fakturering. Øverst til venstre kan du velge om du vil søke på timer, som ikke er godkjente, eller på timer for en bestemt periode. Du velger riktig prosjekt fra nedtrekksmenyen og klikker på «Oppfrisk». Nå får du opp alle timer som er ført per aktivitet av de ansatte på prosjektet. Du kan også velge å søke på alle prosjektene til en bestemt prosjektleder.
Du kan endre fakturerbare timer og timepris før du godkjenner timene. For å godkjenne timer huker man av boksene til venstre og klikker på «Godkjenn». Det er mulig å flytte timer ved å huke av timene som skal flyttes og velge «Flytt timer» i den fargede menyen. Deretter velger du hvilket prosjekt og hvilken aktivitet timene skal flyttes til.
Vi kommer tilbake til opprettelse av prosjekter og fakturering av timer i delen av sertifiseringen som omhandler prosjekt.
Godkjenne timer til lønn
Timeliste > Månedsoversikt
I månedsoversikten godkjenner du timer til og med en dato, gjerne den siste dagen i måneden. Har du ansatte med timelønn og lønnskjøring i Tripletex, må denne være aktivert slik at grunnlaget av timeføringen kommer til utbetaling i lønnsmodulen. For ansatte med fastlønn og hvor det skal utbetales overtid, fleksisaldo mm – må også månedsoversikten godkjennes med haken for dato til og med.