Ta bedriften din til neste nivå

Inspirasjon, tips og råd som kan ta deg nærmere målene du har for bedriften din, helt uten voksesmerter.

Innhold

Ta i bruk beste praksis, strategier og erfaringer fra andre bedriftsledere når du legger fremtidsplanene for bedriften din.

Kartlegg status og muligheter med likviditetsstyring
Få oversikt og kontroll med likviditetsstyring og likviditetsbudsjett.

Forretningsplan – Avgjørende for å lykkes
Lag en plan for hva du ønsker å oppnå, og hvordan du vil oppnå det.

Er bedriften din forberedt på vekst?
Hvis alt klaffer – er rutinene og systemene skalerbare og klare for vekst?

Systemer for effektive bedrifter
Sentrale verktøy som kan forenkle hverdagen for bedrifter med vekstambisjoner.

Tre grunnpilarer for suksess
Teknologiselskapet vokste fra to til 70 ansatte på to år, og peker på tre sentrale faktorer. 

Ikke vær redd for å starte på nytt
Verden forandrer seg, og kanskje må bedriften din det også for å kunne vokse videre. 

Kapittel 1:

Kartlegg status og muligheter med likviditetsstyring

Før vi kaster oss over nye mål, ambisjoner og planer så lønner det seg å gjøre opp status. Hvordan er situasjonen i dag, og hva slags spillerom finnes hvis vi vil sette i gang med nye aktiviteter? Heldigvis kan man finne svar på disse spørsmålene, og samtidig sikre bedre kontroll på likviditeten, som igjen kan lede til både økt trygghet, forutsigbarhet og potensielt bedre resultat for virksomheten.


Først – hva er likviditet?

Likviditet beskriver selskapets betalingsevne og kjøpekraft – om bedriften kan gjøre opp for seg til rett tid. 

God likviditet er avgjørende for selskapets evne til overlevelse. Svake resultater er det mulig å leve med en stund, men når du ikke kan betale banken eller leverandører er veien til konkurs eller dårlige betingelser ofte kort. 

Det er med andre ord viktig å ha et bevisst forhold til bedriftens likviditet. Heldigvis finnes det analyser og metoder som gjør det mulig å ha oversikt og kontroll. Med god oversikt over bedriftens kjøpekraft, både nå og på sikt, blir det enklere å prioritere aktiviteter og å planlegge videreutvikling av virksomheten. 

Likviditetsgrad

Likviditetsgraden er et nøkkeltall som kan brukes i analyse og sammenligning av regnskap. Det finnes anbefalte verdier som man kan sammenlikne egne tall med, for å avgjøre om man er på trygg grunn eller må gjøre grep for å forbedre betalingsevnen. Det finnes forskjellige måter å beregne likviditetsgrad på – de to vanligste kalles ganske enkelt Likviditetsgrad 1 og 2.  

Likviditetsgrad 1 regnes ut ved å dele omløpsmidler på kortsiktig gjeld.

Omløpsmidler inkluderer blant annet varelager, investeringer og selskapets kontantbeholdning. Denne utregningen viser med andre ord om bedriften er i stand til å betale for seg når forpliktelsene forfaller.

Likviditetsgrad 1 bør være 2 eller høyere, slik at omløpsmidlene er verdt dobbelt så mye som den kortsiktige gjelden.

Likviditetsgrad 2 måler også forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Denne utregningen er imidlertid tøffere, siden varelageret skal trekkes fra. Dette er fordi varelageret er regnet som de vanskeligst omsettelige verdiene i en virksomhet. Formelen blir derfor (omløpsmidler-varelager) delt på kortsiktig gjeld.

Likviditetsgrad 2 bør være minst 1. Det vil si at de lettest omsettelige, eller mest likvide omløpsmidlene, er minst like store som den kortsiktige gjelden.

Likviditetsbudsjett

Likviditetsgrad er viktige nøkkeltall når du skal vurdere likviditeten i selskapet ditt, men sier ikke nødvendigvis så mye om hvor mye du egentlig har å rutte med. Til det formålet kan man sette opp et årlig likviditetsbudsjett for å få oversikt over pengene en har tilgjengelig.

Likviditetsbudsjettet viser hvor mye som går inn og ut av konto hver måned. Hvis du har stålkontroll på dette, får du også god oversikt over hvor mye penger du har til rådighet. Det gjør det også mulig å forutse når du for eksempel bør skaffe ekstra finansiering.

I motsetning til resultatbudsjettet som viser et forventet resultat, gir likviditetsbudsjettet altså en oversikt over pengestrømmen i selskapet. Dette innebærer at likviditetsbudsjettet tar hensyn til når inn- og utbetalinger faktisk utføres, og ikke når de regnskapsføres, som tilfellet er for resultatregnskapet.

Ved å sette opp en slik oversikt hvert år, og til enhver tid ha kontroll på de kommende månedene, får du god oversikt over hva som kommer. Da er det både enklere å unngå uhyggelige overraskelser, og å planlegge for uforutsette hendelser. Det er få virksomheter som ikke opplever uventede utgifter eller kunder som ikke betaler fakturaene på forfallsdato.

Også faste utgifter som lønninger, husleier og forsikringer kan variere fra måned til måned. Noe betales månedlig, andre utgifter skal betales kvartalsvis eller årlig. Med et likviditetsbudsjett blir det enklere å sikre at selskapet alltid har penger på konto mot slutten av måneden.

Men hva om vi først begynner å se bunnen av pengekassa? Med et likviditetsbudsjett kan vi heldigvis ta grep på forhånd når vi ser skyer i horisonten. I slike situasjoner finnes det ulike små og store grep som kan gjøre det mulig å få endene til å møtes, som å:

  • Øke kredittid hos leverandør
  • Søke om kassekreditt
  • Selge fakturaer
  • Ikke ta ut lønn

Enklere med eksperthjelp og gode verktøy

I mindre virksomheter og i en oppstartsfase er det som regel mulig å holde god kontroll og oversikt over egen likviditet. Etter hvert som selskapet vokser, eller hvis varsellampene begynner å lyse når dere ser på likviditetsbudsjettet, kan det være på tide å alliere seg med en regnskapsfører eller revisor.

For de som vil ta likviditetsstyringen videre, og ønsker seg bedre innsikt og flere muligheter, finnes det en rekke systemer for dette. Dette er løsninger som gjør det mulig å simulere hva som skjer med likviditeten ved en ansettelse, når du tar opp lån, og mye mer. Slike verktøy kan gi mye innsikt, kontroll og trygghet, men forutsetter ofte en god del historikk.

Tips og triks for god likviditetsstyring

  • Begynn i god tid – sett opp likviditetsbudsjett for hele året.
  • Sørg for å alltid ha god kontroll på de kommende to-tre månedene.
  • Bygg opp en likviditetsreserve hvis mulig.
  • Vurder på forhånd hvilke betalinger som må prioriteres (f.eks. offentlige avgifter), i tilfelle det kommer en måned du ikke er likvid nok til å betale alle.
  • Inngå avtaler med bank, forsikring, husleie osv. om månedlig faktura ved behov.
  • Reduser kredittiden til kunder, og øk kredittiden hos leverandører.
  • Finn og søk på aktuelle støtteordninger i god tid.
  • Sørg for å ha gode fakturerings- og inkassorutiner. (Tips: Elektronisk fakturering øker sannsynligheten for å få betalt i tide!)
  • Sett dere inn i frister for moms, skatt og a-melding – Se Sticos-kalender.
  • Bruk enkle verktøy for rapportering og likviditetskontroll. (Sticos, Prisolve etc.)
  • Vurder å selge fakturaer for å få penger på dagen.

For oss er det viktig å ikke ha for mye utestående. Jeg ville teste om eFaktura kunne få pengene inn raskere – og det har definitivt hjulpet. Nå betaler folk raskere, vi har færre purringer, og vi har fått bedre likviditet. Folk er fremdeles treige, men vi har fått en tjeneste som hjelper oss med å få inn pengene. Det er vi veldig fornøyde med.

Helge Larsen, Oslo Vest Elektro AS

Kapittel 2:

Forretningsplan – Avgjørende for å lykkes

Hvor vil du med virksomheten din? Hvordan skal du komme dit, og når? Dette er tilsynelatende enkle spørsmål som det likevel kan være ganske vanskelig å svare på. Det er samtidig en veldig nyttig øvelse. Ikke bare fordi det gir deg konkrete mål å styre etter, men også fordi det er spørsmål som både banker og investorer typisk forventer at du har klare svar på.


Ingen forretningsplan, ingen finansiering

Eksterne aktører vil ofte forlange at du har en gjennomtenkt forretningsmodell før de vil vurdere å gi deg finansiering og annen støtte. Dette er hovedårsaken til å bruke tid på å utarbeide og dokumentere en forretningsplan.

Kundene skal riktignok kjøpe produktet eller tjenesten du tilbyr, mens disse eksterne aktørene først og fremst skal «kjøpe» virksomheten din. Konseptet, markedsplanen og distribusjonen skal være bærekraftig på sikt, og du må enkelt og greit vise at bedriften din har livets rett – og vil ha positiv inntjening over tid.

Husk at forretningsplanen er mer enn kun en plan for banker, samarbeidspartnere og investorer – den skal også være et styringsdokument for deg og bedriften.

Begynn med et A4-ark

Det finnes mange ulike teorier og fremgangsmåter for å utarbeide en forretningsplan. En enkel og brukervennlig tilnærming er å starte med et såkalt «canvas».

Osterwalders Business Model Canvas er blitt en velkjent modell som på en oversiktlig måte, og med kun et A4-ark, kan forklare i grove trekk hva du skal drive med. Her skal det besvares spørsmål som:

  • Hvilket produkt eller hvilken tjeneste skal du levere?
  • Hvilket marked skal du levere til – hvem er kunden?
  • Hva er verdibidraget som produktet eller tjenesten tilfører kunden?
  • Hvem er partnere, leverandører og konkurrenter?
  • Hvilke distribusjonskanaler skal benyttes ut mot kundene?
  • Hvordan skal du ta betalt?
  • Hva er de viktigste kostnadene?

Last ned Business Model Canvas

Ha fokus på det grunnleggende

Til syvende og sist handler det om å få inn mer penger til butikken enn det som går ut. Ved å utarbeide en forretningsplan på måten beskrevet over, tvinges du til å ta stilling til en del helt sentrale spørsmål.

Hvert år blir tusenvis av norske bedrifter begjært konkurs eller tvangsavviklet, og for nyetablerte virksomheter viser statistikk fra SSB at det kun er 29 prosent som fremdeles er aktive etter fem år.

En vanlig årsak til at så mange virksomheter går konkurs er svikt og mangler på helt grunnleggende områder.

Bankene fremhever spesielt et manglende fokus på økonomien som årsak til konkurser – naturlig nok. Ofte knyttes dette til at et så sentralt område som å drive inn kundefordringer blir neglisjert.

Det kan høres enkelt ut, men dersom du ikke får inn pengene kundene skylder deg blir du fort en dårlig betaler selv – og dette kan gå utover bedriftens likviditet. I tillegg må du ha god kostnadskontroll, slik at kostnadene holdes så lave som mulig.

De viktige budsjettene

For å sikre at du har økonomien under kontroll må det utarbeides budsjetter.

Et budsjett kan sies å være «tallenes tale» om virksomhetens planer. Her skal forretningsplanen tallfestes, slik at du får oversikt over hvorvidt planene er økonomisk bærekraftig over tid.

Budsjettet er også et instrument for å beslutte om en investering eller et tiltak skal gjennomføres, og benyttes løpende for å kunne varsle om problemer så tidlig som mulig. På denne måten brukes altså budsjettet for økonomistyring.

Det er tre ulike typer budsjett det er hensiktsmessig å ta for seg:

  • Driftsbudsjettet som viser samlet forventet omsetning, kostnader og resultat for de første driftsårene. Vanligvis settes dette opp innenfor et regnskapsår (1/1 – 31/12) og utarbeides for tre år.
  • Likviditetsbudsjettet skal vise hvor mye penger du har på konto til enhver tid. Hvor mye penger som går ut og hvor mye penger som kommer inn, fordelt over en tidslinje. Dette er et administrativt verktøy for å sikre at bedriften er likvid, det vil si at du har evne til å betale alle løpende utgifter. Kapitalbehovet blir også synliggjort gjennom likviditetsbudsjettet.
  • Investeringsbudsjettet er en oversikt over nødvendige investeringer i anleggsmidler. I investeringsbudsjettet fremkommer prisen på investeringen, avskrivningstid og eventuelt hvordan du tenker å finansiere dette.

Forstå hva som kreves for å gå i pluss 

For at budsjettet skal kunne benyttes som et styringsverktøy gjennom året må det splittes opp i perioder.

Inntekter og kostnader fordeles månedsvis, slik at du kan ta høyde for sesongvariasjoner, ansettelser og andre aktiviteter som påvirker inntekter og kostnader måned for måned. Når du sammenligner budsjettet mot det reelle regnskapet hver måned vil du se avvikene som fremkommer tidlig, og du kan umiddelbart sette i gang nødvendige tiltak.

Gjennom budsjettarbeidet får du god innsikt i hva som kreves for «å gå i null», og hvor lang tid det går før du begynner å tjene penger. Arbeidet vil også konkretisere en del forutsetninger for at budsjett skal innfris, og det er viktig at du har et bevisst forhold til disse.

Videre kan de ulike forutsetningene benyttes til simulering av ulike scenarier. Hvordan påvirkes resultat og likviditet ved endringer i for eksempel valutaendringer, renteendringer, innkjøpspriser og så videre? Omgivelsene er alltid dynamiske, og budsjettet vil da vise konkret hvordan endrede rammevilkår vil påvirke forretningsdriften.

Når det kommer til selve utarbeidelsen er det lurt å være realistisk. Det er lett å være optimist på inntektssiden, og motsatt på kostnadssiden. Realiteten er ofte at inntektene kommer noe senere enn forventet og motsatt når det gjelder utgifter.

Samlet er forretningsplanen og budsjettene både din plan for å vinne markedet og et styringsverktøy som gir deg størst mulig sannsynlighet for å drive en lønnsom virksomhet. Fokus på kjernevirksomheten, altså hva som skal til for å ha et best mulig produkt eller tjeneste, fornøyde kunder og ansatte, partnere og leverandører, er det aller viktigste.

Nils Bernhard Nilssen, administrerende direktør i Tandem

Kapittel 3:

Er bedriften din forberedt på vekst?

Et skred av bestillinger, kø ut døra eller en rykende varm telefon. Suksess betyr forskjellige ting for forskjellige bedrifter og bransjer. «Failing to prepare is preparing to fail» heter det i et forslitt, engelsk ordtak. Så hvis målet er å vokse gjelder det å være forberedt for å unngå å sitte med skjegget i postkassa når ting virkelig tar av.


Når er man forberedt?

Å være forberedt på vekst betyr ikke at man skal opprette en egen økonomiavdeling med en gang man stifter et AS. En mer hensiktsmessig tilnærming er å sørge for at rutiner, systemer og prosesser alltid er skalerbare. På den måten unngår du både å investere tid og penger i løsninger som etter hvert må forkastes, og at prosessen med å komme fram til disse løsningene må gjentas unødvendig mange ganger. 

Skalerbarhet er imidlertid ikke et kriterie man vanligvis finner igjen i listen over spesifikasjoner når man vurderer en løsning – dessverre. I stedet er det opp til den enkelte fremtidsorienterte  bedriftsleder å avdekke hvor skoen kommer til å trykke når aktivitetsnivået i bedriften øker. Det kan være alt fra praktiske, håndfaste ting som kontor- eller lagerplass, til administrative rutiner som ikke vil fungere når antall ansatte eller antall kunder dobles. 

Har du oversikt over din bedrifts fremtidige gnagsår?

Under kan du lese om to bedrifter som tilrettela for vekst på hver sin måte: 

1: Bedre føre var

Nettavisen Shifter dekker innovasjon og oppstartsbedrifter i Norge. Forøvrig en kategori de selv sorterer under. Siden etableringen av Shifter Media i 2016 har det gått slag i slag for gründerne. Nå er de åtte medarbeidere i mediehuset som satser på videre vekst.

En av dem er Aslaug Syvertsen, kommersiell direktør i Shifter. I tillegg til å sikre inntekter består jobben hennes av å holde kontroll på økonomien. Hun forteller at økonomisystemet deres bidrar til å effektivisere mange av de daglige, administrative oppgavene.

– Vi bruker systemet både til budsjettering, fakturering, betaling rett fra systemet, reiseregning og lønn. I vekstfasen var det veldig nyttig for oss for å sikre god oversikt og likviditetsstyring, forteller hun. 

For å sikre at de administrative oppgavene ikke skal ta for mye tid har hun alliert seg med et regnskapsbyrå – Sand Økonomi. Aslaug kan fortelle at kombinasjonen av å bruke Tripletex og innleid økonomisjef har gitt bedre oversikt og mer tid til salgsarbeid og andre oppgaver.

– Jeg anbefaler Tripletex både til start-ups og mer etablerte selskaper, avslutter Syvertsen, som er fornøyd med å ha valgt en løsning som kan vokse i takt med bedriften.

2: Aldri for sent

Akershus Miljø vokste fra null til 14 millioner kroner i omsetning på få år. Med fulle ordrebøker og mange nyansettelser vokste også papirarbeidet knyttet til alt fra lønn og timelister til fakturaer som skulle håndteres. Med opptil hundre fakturaer om dagen ble de gamle rutinene en tidstyv; ineffektivt og unødvendig komplisert.

På to uker gikk de fra manuelle, tidkrevende rutiner til et moderne økonomisystem som både forenklet hverdagen der og da men som også åpnet for videre vekst. 

– Nå gjør vi alt i samme system, hvor det er enkelt å finne frem og sømløst utføre ulike oppgavene som timelister, overtid, lønn og fakturaer. Ikke minst går det raskt. Vi betaler heller ikke mer nå enn hva vi gjorde før. Jeg vil absolutt anbefale en slik løsning, konkluderer økonomiansvarlig i Akershus Miljø.

LES OGSÅ: Slik flyttet Akershus Miljø regnskapet til skyen på to uker

På tross av tredoblet ordremengde bruker vi nå mindre tid enn før på fakturering. Vi har fått frigjort viktig tid til flere oppdrag, og kan fokusere på kjernevirksomheten og inntektsgivende arbeid.

Akershus Miljø AS

Kapittel 4:

Systemer for effektive bedrifter

Dette kapittelet er skrevet av Aleksander Meidell-Hagewick, Advisory Manager i Amesto GO.

Når det kommer til effektivisere bedrifter florerer det av fancy buzzwords og faglig sjargong som ikke alltid er like enkel å forstå. Ord som optimalisering, strømlinjeforming og ikke minst lean er flittig brukt, men dessverre ikke alltid like flittig forklart. Derfor har vi valgt å lufte noen tanker om hvilke systemer som er viktige for å sikre kvalitet og effektivitet i produksjon og leveranse.


Bli, og vær, samkjørte

For at man skal ha en effektiv organisasjon kreves det at hele teamet er samkjørte når det kommer til både mål og arbeidsoppgaver.

Vi bruker et system som heter Podio for å holde kontroll på gjentakende arbeidsoppgaver som knyttes direkte til prosjekter eller kunder. Podio er kort fortalt et verktøy som lar oss skreddersy løsninger for å generere og delegere gjentakende oppgaver automatisk. Man kan laste ned ferdigbygde løsninger i Podio som er designet for å løse ulike utfordringer i hverdagen, men etter hvert som vi har blitt gode i systemet foretrekker vi å skreddersy løsninger for kunne eliminere mest mulig friksjon i hverdagen.

På godt norsk vil det si at når man for eksempel oppretter en ny kunde eller et nytt prosjekt, kan det automatisk fastsettes rutiner på kunden og delegeres arbeidsoppgaver til de ulike ansvarshavende. Disse oppgavene kan følges opp oversiktlig av ledere og kolleger, samtidig som kunden blir informert om progresjon underveis og nye oppgaver delegeres automatisk etter hvert som hver enkelt blir ferdig med sine oppgaver. Herlig, ikke sant?

Slik kan du bruke Podio

La oss ta vår kunde Superhjem som et eksempel. Her har vi akkurat bygget et CRM og prosjektstyringsverktøy for dem i Podio som gir dem full kontroll på alle prosjekter og fremdriften i dem. I deres løsning blir det først generert et lead i Podio via forespørsler fra hjemmeside eller manuell input. Dersom dette leadet etter hvert blir til en kunde, vil det automatisk opprettes et prosjekt på denne kunden. Basert på data i tilbud og kundekort, vil det også automatisk genereres bestillingslister og fristbelagte arbeidsoppgaver til de ansatte i bedriften. Daglig leder kan enkelt følge opp alle oppgavene via app på mobil eller nettbrett, og sørge for at kundene til en hver tid får god oppfølging.

Dette frigjør mye kapasitet til å bygge bedriften, så vi holder oss konkurransedyktige.

– Kim Nordnes, daglig leder i Superhjem

Man kan også kommunisere via chat i Podio, men dersom man har behov for flittig kommunikasjon, søkbar dialog og inndeling i flere prosjekter eller avdelinger har vi et annet program som heter Slack og som kan integreres med Podio.

Kontroll i hverdagen

For noen år siden hadde jeg en leder som innførte Post It-forbud på kontoret, og det priser jeg meg lykkelig for den dag i dag.

Siden den gang har jeg sverget til et system som heter Trello, hvor man enkelt kan bygge digitale tavler med oppgavekort, frister, huskelapper, dele filer og samhandle med kolleger om ulike prosjekter eller oppgaver. Av alle systemer vi bruker er nok dette det som har lavest brukerterskel og som regel gir raskest utbytte til bruker.

Sammen med Superhjem har vi satt opp en felles digital oppgavetavle for dem i Trello, hvor de enkelt kan delegere og notere utforutsette arbeidsoppgaver som dukker opp i løpet av en arbeidsdag. På denne måten kan de følge opp hverandres arbeidsoppgaver og samtidig være trygge på at ikke de glemmer noe selv.

Dette systemet har med årene utviklet seg til å bli et kraftfullt verktøy hvor man kan sette opp funksjoner for å automatisere arbeidsflyt og dermed erstatte store deler av det gjentakende admin-arbeidet.

For mange vil nok Podio og Trello høres ut som de gjør den samme jobben, og de kan strengt tatt løse veldig mange av de samme utfordringene. Trello har dog et helt annet brukergrensesnitt enn Podio, og oppleves ofte som bedre egnet for prosjekter med noe mer sporadisk arbeidsflyt og håndtering av uforutsette arbeidsoppgaver.

Man kan gjerne si at det er hakket mer dynamisk og har lavere brukerterskel enn Podio. Derfor har vi valgt å bruke dem side om side, slik at Podio håndterer de lineære og gjentakende oppgavene, mens Trello brukes for de litt mer uforutsette sakene – som vi alle vet at kommer.

Økonomistyring som kjernen i alt

Tripletex er et av våre økonomisystemer, og er kjernen i det mye av det vi gjør for våre kunder. Dette systemet er intuitivt og brukervennlig både for regnskapsførere og bedriftsledere, og grunnet smarte løsninger frigjør det mye tid og ressurser hos både oss og kundene våre, som tidligere nevnte Superhjem.

Superhjem har koblet Tripletex sammen med nettbutikkløsningen sin i MyStore, slik at blant annet ordre og dagsoppgjør blir oppdatert automatisk i regnskapet.

Timeføring og utlegg føres enkelt fra mobil, og kan føres direkte på prosjekt dersom det er ønskelig. Når leder godkjenner timer eller utlegg, legger det seg automatisk som forslag til post på lønnskjøringen til medarbeideren det gjelder.

Noe av det vi liker best med Tripletex er deres tankegang når det kommer til integrasjoner og samarbeidspartnere. Tripletex forstår at det ikke er mulig å lage én stor løsning som passer for alle, så det har valgt å la andre systemer kunne koble på integrasjoner enkelt. Dette gjør at våre kunder kan får bransjetilpassede løsninger som løser akkurat sitt spesifikke behov.

Dersom vi skal trekke det ned på et litt teknisk nivå, vil det si at de har et godt API. Dersom du har sittet i et møte og noen har sagt at de har et «godt API», betyr det rett og slett at de har et grensesnitt som gjør innmaten (dataen) i systemet lett tilgjengelig. Det vil si at vi kan hente ut data for å få systemer til å kommunisere på tvers eller å presentere data i rapporter og dashbord. API er en forkortelse for «Application Programming Interface», eller på norsk «programmeringsgrensesnitt».

Tripletex har nettopp dette, det man kaller et godt API. Dette gjør at vi kan koble oss på det meste av tredjepartsløsninger, som igjen tillater oss å løse utfordringer for våre kunder på en langt bedre måte enn om vi skulle solgt samme løsning til alle. Som vi sier internt; det er litt nittitalls å prakke samme løsning på alle.

Med denne tankegangen får man rett og slett skreddersydde systemer ved å sy sammen flere mindre systemer som alle er hyllevare, og det beste er at det oppleves helt sømløst.

Hvordan få til effektivt samarbeid?

Menneskene i bedriften er bedriften. Uten flinke folk faller både produkt og leveranse gjennom, og derfor mener vi at det er utrolig viktig at teamet internt ikke møter noen flaskehalser når det kommer til kommunikasjon og fildeling.

For å sikre friksjonsfri samhandling, lagring og flyt i internkommunikasjonen bruker vi et system som heter Slack kombinert med Dropbox. For de som ikke kjenner til det, er Slack en kommunikasjonsplattform hvor man kan lage egne chatrom for ulike grupper og prosjekter internt, for å deretter dele filer og gi tilbakemeldinger på dokumenter eller lignende.

Dropbox er en skybasert tjeneste som også lar deg jobbe med filene i lokal mappestruktur, slik at det oppleves som at man jobber lokalt – altså ikke via nettleser eller lignende. Samtidig har man mulighet til å dele filer, mapper og hele strukturer med både teamet og utenforstående, og man kan fleksibelt sette tilganger.

Når det kommer til funksjoner finnes det nok mye som har de samme funksjonene som både Dropbox og Slack, men slik vi ser det er det få som slår dem på brukervennlighet og integrasjoner. Det er enkelt å integrere mot de fleste systemer innen blant annet oppgavebehandling og kundehåndtering. Det gjør de til solide plattformer for internkommunikasjon om prosjekter og kunder.

Tall er det nye gullet

Dersom du har lest DN i løpet av de siste tre årene har du nok fått med deg at tall blir mer og mer verdt, og at gutta og jentene som kan tyde disse tallene er enda mer verdt. Dette er vi helt enige i, og derfor har vi lagt opp dashbordløsninger med et system som heter Klipfolio. Her kan man enkelt hente ut interessante nøkkeltall og verdifull data fra CRM, ERP, sosiale medier og mer eller mindre alle andre parametre fra systemer som har et greit API.

Disse tallene kan presenteres for deg i et dashbord på mobil eller PC, slik at du enkelt kan overvåke lønnsomhet, likviditet eller andre parametre på prosjekter, ansatte eller avdelinger. Enkelte av våre kunder bruker det for å overvåke eiendomsprosjekter, mens andre bruker det for å overvåke gründerselskaper de har investert i. Bruksområdene er mange og nytteverdien er stor, noe vi synes er utrolig gøy!

Også her finnes det flere systemer som løser de samme utfordringene. Grunnen til at vi har landet på Klipfolio er at de allerede er integrert mot mange systemer, slik at man enkelt kan hente data og nøkkeltall fra flere systemer. Og det uten å måtte bruke et halvt statsbudsjett på IT-konsulenter.

Hensikten med god programvare er å få det komplekse til å fremstå enkelt.

Grady Booch

Kapittel 5:

Tre grunnpilarer for suksess

Veien til suksess følger ikke en rett linje. Den er heller ikke lik for alle virksomheter. Det skal med andre ord godt gjøres å enes om en universell suksessformel. Når det er sagt så betyr det ikke at man behøver å starte på bar bakke hver gang. Med noen hjelpemidler, velprøvde prinsipper og ikke minst erfaringer fra andre i samme situasjon kan den svingete veien mot suksess forhåpentligvis tilbakelegges litt raskere.


Kapital, kompetanse og kontroll 

Slik kan erfaringene fra det norske oppstartsselskapet Simplifai oppsummeres. De har vokst fra to til 70 ansatte på to år, og doblet inntektene fra 2018 til 2019. 

Ideen dukket opp i 2017. En AI-bølge veltet innover landet, og Bård Myrstad og Erik Leung sa opp jobbene sine og satset alt på å utvikle digitale medarbeidere som lærer, samarbeider og jobber uavbrutt med automatiserte arbeidsoppgaver. Fra dag én har målet vært å ta en posisjon i det globale markedet.

De innså at de trengte tre ting for å lykkes: Finansiering, kompetanse og et godt system for å holde kontroll på de to førstnevnte.

1: Kapital

– Vi hadde ingen formue eller pengebinge å forsyne oss av under etableringen. Derfor tok vi på oss prosjekt- og konsulentoppdrag for å sikre inntekter og likviditet fra dag én. Parallelt startet jakten på investorer, sier Myrstad.

2: Kompetanse

Neste prioritet, og minst like viktig: Kompetansen. De måtte finne de riktige menneskene.

– Kunstig intelligens krever et tverrfaglig team, med både matematikere, statistikere, utviklere, systemarkitekter og konsulenter. Dette er en veldig ettertraktet og etterspurt kompetanse. Derfor har vi nå kontorer med ansatte i tre land – både India, Ukraina og Norge. Dette er ikke først og fremst for å spare penger, men å ha de flinkeste hodene innenfor fagfeltene, forklarer Myrstad.

3: Kontroll

Gründerne kom begge fra etablerte selskaper med all verdens støttefunksjoner på både HR og regnskap. Nå stod de plutselig alene.

– Vi innså raskt at vi manglet én vital ting: Et komplett regnskaps- og økonomisystem for å håndtere alt fra regnskap og lønn til timeføring, prosjektregnskap og utlegg. Det var avgjørende at vi raskt og enkelt fikk tilgang til et system som gjorde at vi overholdt alle lover og regler, hadde orden og oversikt.

Simplifai, som lever av å automatisere oppgaver og effektivisere hverdagen til andre bedrifter hadde store krav og forventninger til et slikt system. Til slutt fant de akkurat det de trengte i Tripletex.

Bård Myrstad og Erik Leung sa opp jobbene og satset alt på Simplifai.

Tilrettelagt for videre vekst

For Simplifai var det avgjørende å ha et enkelt og tilgjengelig system slik at medarbeiderne slipper å bruke mye tid, energi og frustrasjon på å lære og forstå systemet.

Nå har selskapet gått fra å være en start-up til «scale-up» – klare for å erobre verdensmarkedet.

– Tripletex har kunnet vokse sammen med oss, og dekke våre behov både som liten og stor. Og vi har ingen planer om å bytte selv om vi vokser videre, avslutter Myrstad.

Etablering og vekst er krevende øvelser, og det er dessverre ikke alle som lykkes. Likviditet og økonomistyring er kanskje ikke det man helst vil bruke tid på som gründer, og det er derfor viktig for oss å levere effektive løsninger for nettopp disse utfordringene.

Hege Oustad, daglig leder i Tripletex

Kapittel 6:

Ikke vær redd for å starte på nytt

Mistenker du at noe av det du gjør ikke er bærekraftig? Det kan være alt fra en liten prosess eller rutine til selve produktet eller forretningsmodellen som legger grunnlaget for bedriften din. Som oftest er det heldigvis snakk om små ting, men likevel kan det være en krevende øvelse å skulle forkaste noe man har jobbet lenge med, eller til og med hatt stor suksess med tidligere. 


Fra kunder til abonnenter

Noen ganger det imidlertid nettopp det som kreves. Som da Einar Gynnild og resten av gjengen i Business Analyze skulle gå over til å selge «software as a service».

– I 2016 lanserte vi skyløsningen vår, da hadde vi allerede solgt programvare siden 2002. Det var som å starte butikken på nytt, forteller han.

Fra å ha kunder i en veldig enkel og forutsigbar, men lite fleksibel forretningsmodell, skulle Business Analyze plutselig ha abonnenter som kunne velge mellom en rekke ulike pakker og produkter. Noen skulle faktureres hver måned, andre kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Kompleksiteten var plutselig mangedoblet, og behovet for mer tilpassede rutiner og verktøy meldte seg.

– Vi traff godt med skysatsningen vår, og etter lanseringen gikk det rett til værs. Men de tradisjonelle måtene å gjøre ting på fungerte ikke for oss lenger, verken målepunktene eller ERP-systemet, forteller Gynnild.

Nye verktøy og rutiner

– Vi har innført flere nye rutiner og prosesser, for det krever at man følger med når man vokser sånn. Vi er blitt dønn avhengig av den modellen vi har i bunnen nå. Jeg så for meg at det skulle bli en enorm jobb å bytte ut hele måten vi jobber på. Dette er jo ting man ikke tuller med, lovpålagte greier som alltid skal være i orden. Og det er nettopp den risikoen vi er redd for. Men risikoen er så liten, egentlig. Alt er mye enklere enn det har vært, og det var ikke noe problem i det hele tatt, forteller han.

Einar Gynnild

– Alt starter med faktureringen, vi må jo sikre at vi får betalt. Og økonomisystemet vårt, Tripletex, gjør alt veldig enkelt. Abonnementsfakturering, for eksempel, med automatisk utsendelse av fakturaer gjør at alt går av seg selv. Men like viktig er det at systemet gir oss tilgang på ekstremt mye data gjennom et åpent API. Dette lar oss hente regnskapstallene våre rett inn i våre egne analyse- og visualiseringsverktøy. Når vi kombinerer dette med data fra flere kilder, som fra CRM-systemet, får vi enda bedre innsikt, og vi kan ta avgjørelser basert på fakta. Det gir et nøyaktig bilde av virksomheten som gjør det mulig å styre trygt. 

Det var egentlig ingen terskel. Vi har fått bedre kontroll og oversikt, og nå er vi er helt avhengig av denne måten å jobbe på. Det eneste jeg gremmes over er at jeg ikke gjorde det før.

Einar Gynnild, Business Analyze

Nå som du er her …

Tripletex har gjort hverdagen enklere for tusenvis av bedrifter siden oppstarten i 2002. Uansett bransje, størrelse eller selskapsform – det er en god sjanse for at Tripletex kan bidra til at jobben blir litt enklere, raskere eller smartere.

Avtal en gjennomgang med en av våre systemeksperter for å finne ut hvilke muligheter som finnes for akkurat din bedrift.

    Er du allerede kunde av Tripletex?

    JaNei