bytte økonomisystem Archives

Forsikre deg om at systemet er enkelt å bytte til

Mange systemleverandører har en kompleks bytteprosess, og noen krever også at du bruker deres systemkonsulenter i migrasjonsprosessen. Før du velger system bør du derfor forhøre deg om hvordan migrasjonsprosessen foregår, hvor lang tid den tar og eventuelle kostnader relatert til den.

Tripletex er et enkelt system å bytte til, og i motsetning til mange andre systemer kreves det ikke investering i konsulenttimer for å komme seg i gang. De aller fleste nye kundene våre bytter regnskapsprogram selv med gratis hjelp fra vårt importteam. Importteamet importerer kunder, leverandører og produkter for deg.

Bytte økonomisystem midt i regnskapsåret

Vi får ofte henvendelser fra kunder som tror de må vente til nyåret før de kan bytte økonomisystem. Dette stemmer ikke.

Selv om vi i utgangspunktet anbefaler å starte med nytt system med åpningsbalanse datert 1.1., er det ikke noe i veien for at man kan bytte system midt i året. Det som likevel kan være lurt er å styre inn byttingen til mellom to MVA-terminer, men dette er heller ikke noe krav.

Benytt muligheten til å rydde opp i gammelt rot

På samme måte som flytting er en utmerket mulighet til å tømme skap og boder for unyttige ting, er bytting av økonomisystem en god mulighet til å rydde opp i systemet. Fjern gammel data og duplikater, sett opp en struktur som er tilpasset måten din bedrift jobber på, og bli enda mer effektiv når du kommer i gang med det nye systemet. Vi anbefaler å gå nøye gjennom følgende:

Kunder
Leverandører
Kontoplan – slå sammen eller del opp kontoer basert på behov. Vi anbefaler også alle å bruke Norsk Standard
Varer og varegrupper
Ansatte og avdelinger

Vi anbefaler også å bruke prosjektmodulen i Tripletex til å strukturere opp kostnader og eiendeler dersom du har behov for dette.

Sett deg inn i hvordan importfunksjonen fungerer

Når du skal bytte økonomisystem må du først eksportere data fra ditt nåværende system, for å deretter laste opp CSV/Excel-filer inn i det nye systemet. På denne måten får du enkelt selv importert store mengder data i samme operasjon. Før du begynner med dette bør du derfor sette deg godt inn i hvordan importfunksjonen fungerer.

Du kan importere følgende data til Tripletex:

Åpningsbalanse
Historisk balanse
Kunder/leverandører
Produkter
Ordre
Fakturaer
Bilag

Her kan du lese mer detaljert om hvordan du gjennomfører en import til Tripletex for hvert av punktene over.

Begynn med å sette opp riktig åpningsbalanse

Mange lurer på hvordan man setter opp riktig åpningsbalanse, og vi illustrerer dette ved hjelp av et eksempel.

Si at du ønsker å starte med Tripletex eksempelvis fra 1.juli. Du starter da med å rydde i eventuelle reskontroer før opprettelse av åpningsbalansen. Dersom du f.eks begynte med fakturering i Tripletex i april, men nå ønsker å gjøre all regnskapsføringen i Tripletex f.o.m. 1. juli, er det lurt å sjekke at de åpne postene på kundereskontro er korrekte per 30.06 i Tripletex. Årsaken er at alle åpne poster automatisk vil komme med i den nye åpningsbalansen.

For å opprette en åpningsbalanse går du til Regnskap/Åpningsbalanse og setter dato til 1. juli. Deretter registrer du inn balanse og resultatposter fra utgående saldo 30.06 fra tidligere regnskapssystem. Her kan du velge å legge inn dette manuelt, eller du kan benytte deg av importfunksjonen for åpningsbalanse, se beskrivelse i denne artikkelen.

Etter å ha opprettet åpningsbalanse kan du legge inn utgående saldo i perioden januar til mai i et registreringsbilde som heter «historisk balanse». Du trenger ikke legge inn juni-tallene, da disse tallene er de samme som er lagt inn i åpningsbalanse 1.juli. Dette kan du lese mer om her.

Ønsker du å starte med lønnsmodulen midt i året kan det også være nyttig å vite om funksjonen «Historisk lønnsbilag». Ler mer om den her.

Bytt til Tripletex i dag

Usikker?

Hvis du fortsatt er usikker på noe rundt bytte av system, er det bare å ringe oss på telefonnummer 22 83 60 00.

Prøv Tripletex gratis og se hvor enkelt det er. Og skulle du trenge litt hjelp på veien har vi alltids gratis webinar og en rekke hjelpevideoer på YouTube.

Hvorfor bytte regnskapsprogram?

1. Samle flere funksjoner på ett sted

Kanskje du har manuelle prosesser som kan automatiseres, flere separate systemer som kan erstattes av en mer komplett løsning med tilsvarende eller større funksjonalitet, eller en integrasjon du trenger.

Å bytte regnskapsprogram kan dessuten være en god anledning til å rydde i rutiner og systemer. Du får anledning til å fjerne gammel data og duplikater.

2. Planlegg fremover

Mulighetene som finnes i moderne regnskapssystemer skal komme deg og din virksomhet til gode, både gjennom bedre innsikt og bedre oppfølging fra regnskapsføreren din. Velg et system som et tilpasset måten du jobber på – ikke bare i dag, men også fremover. Om du har et regnskapsprogram som kan skaleres opp i takt med din vekst, kan du slippe unna mye hodebry i fremtiden. Med Tripletex kan du velge å legge til moduler etter behov, når du ansetter kan du legge til lønnsmodulen for eksempel.

3. Få et smidigere samarbeid med regnskapsfører

Valg av regnskapsprogram henger også tett sammen med valg av regnskapsfører. Ofte ender bedrifter opp med en tilfeldig løsning, avhengig av hva regnskapsfører bruker. Hvis regnskapsføreren også ble valgt litt tilfeldig så er det kanskje her du finner det største potensialet for forbedring. Det er ingen grunn til at regnskapsføreren ikke skal være en sentral og verdifull støttespiller for bedriften din. Prøv Regnskapsmatch og finn din nye regnskapsfører.

Hvilket regnskapsprogram skal jeg velge?

Ulike bedrifter har ulike behov. Bransje, antall ansatte, organisasjonsform og andre variabler har betydning for hva som er riktig regnskapsprogram for akkurat din virksomhet. I tillegg varierer både arbeidsfordelingen med regnskapsfører, og behovet for hjelp og støtte.

Hvordan disse kravene og behovene ser ut akkurat nå er én ting. For å unngå å gå gjennom akkurat samme prosess på nytt om få år bør du også ta hensyn til fremtidsplaner og vekstambisjoner. Et moderne økonomisystem kan tilpasses og skaleres opp og ned etter behov. Ved å velge en løsning som din bedrift kan vokse i, betaler du kun for det bedriften har behov for i dag.

Og ikke minst – unngå skjulte kostnader! Konsulenttimer eller importgebyr kan være et skår i gleden ved overgang til nytt regnskapsprogram. Vi synes at du ikke bør behøve å betale ekstra for å komme i gang med din nye løsning. Derfor er både støtte fra oppstartskonsulent og importbistand helt gratis i Tripletex.

Bytte regnskapsprogram midt i året

I utgangspunkt anbefaler vi deg å starte med nytt system 1. 1. Men det er ikke noe veien for at man bytte system midt i året. Det kan være lurt å bruke høsten og begynne å flytte informasjon over, slik at du er klar til å ta bruk regnskapsprogrammet fra 1. 1.

Valget er tatt – hva nå?

Nå er det på tide å få fullt utbytte av den nye, skinnende løsningen din! Det er lurt å utnytte de mulighetene som finnes for å spare både tid og arbeid. Regnskapsføreren din kan hjelpe til med å utarbeide rutiner og arbeidsprosesser som passer for din bedrift. Dere må bli enig om hvilke oppgaver dere vil at regnskapsføreren skal ta seg av, hva dere vil ta hånd om selv, og hva som er den beste måten å gjøre det på.

Selve overføringen av data fra ett system til et annet skal ikke sette en stopper for ambisjonene om en mer effektiv arbeidshverdag og bedre kontroll på økonomien. I Tripletex er overføring av kunder, produkter og leverandører raskt, enkelt og helt gratis. Det er med andre ord få grunner til å utsette et systembytte, når du kan gjøre det i dag.

Stikkord: bytte økonomisystem

Bytte økonomisystem? Her er 5 tips som sikrer suksess