Stikkord: flyttehjelpen

Bytte økonomisystem? Her er 5 tips som sikrer suksess

Forsikre deg om at systemet er enkelt å bytte til

Mange systemleverandører har en kompleks bytteprosess, og noen krever også at du bruker deres systemkonsulenter i migrasjonsprosessen. Før du velger system bør du derfor forhøre deg om hvordan migrasjonsprosessen foregår, hvor lang tid den tar og eventuelle kostnader relatert til den.

Tripletex er et enkelt system å bytte til, og i motsetning til mange andre systemer kreves det ikke investering i konsulenttimer for å komme seg i gang. De aller fleste nye kundene våre bytter regnskapsprogram selv med gratis hjelp fra vårt importteam. Importteamet importerer kunder, leverandører og produkter for deg.

Bytte økonomisystem midt i regnskapsåret

Vi får ofte henvendelser fra kunder som tror de må vente til nyåret før de kan bytte økonomisystem. Dette stemmer ikke.

Selv om vi i utgangspunktet anbefaler å starte med nytt system med åpningsbalanse datert 1.1., er det ikke noe i veien for at man kan bytte system midt i året. Det som likevel kan være lurt er å styre inn byttingen til mellom to MVA-terminer, men dette er heller ikke noe krav.

Benytt muligheten til å rydde opp i gammelt rot

På samme måte som flytting er en utmerket mulighet til å tømme skap og boder for unyttige ting, er bytting av økonomisystem en god mulighet til å rydde opp i systemet. Fjern gammel data og duplikater, sett opp en struktur som er tilpasset måten din bedrift jobber på, og bli enda mer effektiv når du kommer i gang med det nye systemet. Vi anbefaler å gå nøye gjennom følgende:

  • Kunder
  • Leverandører
  • Kontoplan – slå sammen eller del opp kontoer basert på behov. Vi anbefaler også alle å bruke Norsk Standard
  • Varer og varegrupper
  • Ansatte og avdelinger

Vi anbefaler også å bruke prosjektmodulen i Tripletex til å strukturere opp kostnader og eiendeler dersom du har behov for dette.

Sett deg inn i hvordan importfunksjonen fungerer

Når du skal bytte økonomisystem må du først eksportere data fra ditt nåværende system, for å deretter laste opp CSV/Excel-filer inn i det nye systemet. På denne måten får du enkelt selv importert store mengder data i samme operasjon. Før du begynner med dette bør du derfor sette deg godt inn i hvordan importfunksjonen fungerer.

Du kan importere følgende data til Tripletex:

  • Åpningsbalanse
  • Historisk balanse
  • Kunder/leverandører
  • Produkter
  • Ordre
  • Fakturaer
  • Bilag

Her kan du lese mer detaljert om hvordan du gjennomfører en import til Tripletex for hvert av punktene over.

Begynn med å sette opp riktig åpningsbalanse

Mange lurer på hvordan man setter opp riktig åpningsbalanse, og vi illustrerer dette ved hjelp av et eksempel.

Si at du ønsker å starte med Tripletex eksempelvis fra 1.juli. Du starter da med å rydde i eventuelle reskontroer før opprettelse av åpningsbalansen. Dersom du f.eks begynte med fakturering i Tripletex i april, men nå ønsker å gjøre all regnskapsføringen i Tripletex f.o.m. 1. juli, er det lurt å sjekke at de åpne postene på kundereskontro er korrekte per 30.06 i Tripletex. Årsaken er at alle åpne poster automatisk vil komme med i den nye åpningsbalansen.

For å opprette en åpningsbalanse går du til Regnskap/Åpningsbalanse og setter dato til 1. juli. Deretter registrer du inn balanse og resultatposter fra utgående saldo 30.06 fra tidligere regnskapssystem. Her kan du velge å legge inn dette manuelt, eller du kan benytte deg av importfunksjonen for åpningsbalanse, se beskrivelse i denne artikkelen.

Etter å ha opprettet åpningsbalanse kan du legge inn utgående saldo i perioden januar til mai i et registreringsbilde som heter «historisk balanse». Du trenger ikke legge inn juni-tallene, da disse tallene er de samme som er lagt inn i åpningsbalanse 1.juli. Dette kan du lese mer om her.

Ønsker du å starte med lønnsmodulen midt i året kan det også være nyttig å vite om funksjonen «Historisk lønnsbilag». Ler mer om den her.

 

Bytt til Tripletex i dag

Usikker?

Hvis du fortsatt er usikker på noe rundt bytte av system, er det bare å ringe oss på telefonnummer 22 83 60 00.

Prøv Tripletex gratis og se hvor enkelt det er. Og skulle du trenge litt hjelp på veien har vi alltids gratis webinar og en rekke hjelpevideoer på YouTube.

Nytt regnskapsprogram for din bedrift?

Hvorfor bytte regnskapsprogram?

1. Samle flere funksjoner på ett sted

Kanskje du har manuelle prosesser som kan automatiseres, flere separate systemer som kan erstattes av en mer komplett løsning med tilsvarende eller større funksjonalitet, eller en integrasjon du trenger.

Å bytte regnskapsprogram kan dessuten være en god anledning til å rydde i rutiner og systemer. Du får anledning til å fjerne gammel data og duplikater.

2. Planlegg fremover

Mulighetene som finnes i moderne regnskapssystemer skal komme deg og din virksomhet til gode, både gjennom bedre innsikt og bedre oppfølging fra regnskapsføreren din. Velg et system som et tilpasset måten du jobber på – ikke bare i dag, men også fremover. Om du har et regnskapsprogram som kan skaleres opp i takt med din vekst, kan du slippe unna mye hodebry i fremtiden. Med Tripletex kan du velge å legge til moduler etter behov, når du ansetter kan du legge til lønnsmodulen for eksempel.

3. Få et smidigere samarbeid med regnskapsfører

Valg av regnskapsprogram henger også tett sammen med valg av regnskapsfører. Ofte ender bedrifter opp med en tilfeldig løsning, avhengig av hva regnskapsfører bruker. Hvis regnskapsføreren også ble valgt litt tilfeldig så er det kanskje her du finner det største potensialet for forbedring. Det er ingen grunn til at regnskapsføreren ikke skal være en sentral og verdifull støttespiller for bedriften din. Prøv Regnskapsmatch og finn din nye regnskapsfører.

Hvilket regnskapsprogram skal jeg velge?

Ulike bedrifter har ulike behov. Bransje, antall ansatte, organisasjonsform og andre variabler har betydning for hva som er riktig regnskapsprogram for akkurat din virksomhet. I tillegg varierer både arbeidsfordelingen med regnskapsfører, og behovet for hjelp og støtte.

Hvordan disse kravene og behovene ser ut akkurat nå er én ting. For å unngå å gå gjennom akkurat samme prosess på nytt om få år bør du også ta hensyn til fremtidsplaner og vekstambisjoner. Et moderne økonomisystem kan tilpasses og skaleres opp og ned etter behov. Ved å velge en løsning som din bedrift kan vokse i, betaler du kun for det bedriften har behov for i dag.

Og ikke minst – unngå skjulte kostnader! Konsulenttimer eller importgebyr kan være et skår i gleden ved overgang til nytt regnskapsprogram. Vi synes at du ikke bør behøve å betale ekstra for å komme i gang med din nye løsning. Derfor er både støtte fra oppstartskonsulent og importbistand helt gratis i Tripletex.

LES OGSÅ: Bytte regnskapsprogram? 5 tips som sikrer suksess

Bytte regnskapsprogram midt i året

I utgangspunkt anbefaler vi deg å starte med nytt system 1. 1. Men det er ikke noe veien for at man bytte system midt i året. Det kan være lurt å bruke høsten og begynne å flytte informasjon over, slik at du er klar til å ta bruk regnskapsprogrammet fra 1. 1.

Valget er tatt – hva nå?

Nå er det på tide å få fullt utbytte av den nye, skinnende løsningen din! Det er lurt å utnytte de mulighetene som finnes for å spare både tid og arbeid. Regnskapsføreren din kan hjelpe til med å utarbeide rutiner og arbeidsprosesser som passer for din bedrift. Dere må bli enig om hvilke oppgaver dere vil at regnskapsføreren skal ta seg av, hva dere vil ta hånd om selv, og hva som er den beste måten å gjøre det på. 

Les også: slik utnytter du prøveperioden i Tripletex

Selve overføringen av data fra ett system til et annet skal ikke sette en stopper for ambisjonene om en mer effektiv arbeidshverdag og bedre kontroll på økonomien. I Tripletex er overføring av kunder, produkter og leverandører raskt, enkelt og helt gratis. Det er med andre ord få grunner til å utsette et systembytte, når du kan gjøre det i dag.

Et økonomisystem er gjerne kjernen i bedriftens daglige drift, og valg av riktig system kan være kritisk. Og i den store verdenen av systemer og tilbydere kan det være vanskelig å vite hva som er det beste valget. Her følger noen gode tips til hva du bør tenke på når du skal velge økonomisystem.

Steg 1: Kartlegg bedriftens behov

Ulike bedrifter har ulike behov – bransje, antall ansatte, organisasjonsform og andre variabler har stor betydning for hva som er riktig økonomisystem for akkurat din bedrift. I tillegg varierer arbeidsfordelingen med regnskapsfører og behovet en har for hjelp og støtte. Derfor kan det lønne seg å kartlegge hvilke behov som skal dekkes av deres fremtidige økonomisystem før dere begynner med noe annet.

Dette er noe av det som kan være lurt å kartlegge:

Hva skal økonomisystemet brukes til?

Et økonomisystem kan, og bør, brukes til mye mer enn bare å registrere bilag og sende fakturaer. Ved å utnytte mulighetene som finnes i systemet kan man fort frigjøre tid til å videreutvikle bedriften, øke produktiviteten, bli mer lønnsom, eller skape ekstra verdi på nye måter som betyr noe for din bedrift.

Arbeidsfordeling

Hva kan dere gjøre selv, og hva trenger dere litt eller all hjelp til? Og hvis dere trenger hjelp – hvordan tilrettelegger det aktuelle systemet for dette?

Å valge økonomisystem henger ofte tett sammen med valg av regnskapsfører, nettopp fordi man kan trenge litt profesjonell hjelp. Og det er vel heller ingen grunn til at regnskapsfører ikke skal være en sentral og verdifull støttespiller for bedriften – et tett og godt samarbeid med regnskapsfører, uansett arbeidsfordeling, bør komme bedriften til gode.

Hvilken funksjonalitet er viktig for deres arbeidshverdag?

Hvilke funksjoner i systemet er viktig for at deres arbeidshverdag blir enklest mulig – fakturering, timeføring, prosjektstyring? Og ikke minst – finnes det manuelle prosesser dere bruker tid på i dag som kan automatiseres?

TIPS: I Tripletex finnes det mange dagligdagse prosesser som enkelt kan automatiseres – fakturering, bankavstemming, kontering av leverandørfakturaer, kjøregodtgjørelse, og mye mer.

Snakker systemet godt med andre systemer?

Finnes det andre systemer du bruker i dag, eller systemer du vurderer å ta i bruk, som kan kobles på og som snakker godt med økonomisystemet? Det være seg kassesystem, nettbutikk eller inkassoløsning. Det er i så fall win-win!

At systemene du bruker er koblet sammen kan spare bedriften for masse tid og ekstraarbeid. Nøkkelinformasjon kan flyte automatisk mellom systemene uten at dere trenger å foreta dere et eneste tastetrykk. Integrasjoner er genialt!

Fleksibilitet og tilgjengelighet

Hvor viktig er det å ha tilgang til systemet når og hvor som helst? Her finnes det to ulike løsninger – noen har systemet stasjonert på en bestemt PC, mens andre bruker løsninger hvor systemet ligger i skyen.

Med løsning i skyen har du tilgang til alt du trenger når og hvor som helst, så lenge du er koblet på internett. Med andre ord kan du jobbe på vei til kontoret, på hytta, eller på ferie, om du blir nødt til det.

LES OGSÅ: 8 grunner til at regnskapet ditt må være i skyen

Tenk fremtidig

Dagens krav og behov er én ting, men de kan fort endre seg. Dere har kanskje fremtidsplaner og vekstambisjoner i bedriften? I så fall kan det være lurt å velge et fleksibelt og skalerbart system – et system du har mulighet til å vokse i og med. Så slipper dere å gå gjennom samme prosess om noen få år.

Med et system som løser både dagens og fremtidige behov unngå dere å sjonglerer flere systemer som delvis utfyller og delvis overlapper hverandre.

TIPS: Et moderne økonomisystem, som Tripletex, kan tilpasses og skaleres både opp og ned etter bedriftens behov. Og dere betaler kun for det dere trenger her og nå, og har muligheten til å utvide eller kutte på funksjonalitet når behovet er der.

Hva er du villig til å betale?

Helt til slutt er det naturlig å ta pris for systemet med i utvelgelsesprosessen.

Hva koster systemet i måneden? Hva koster det per ekstra bruker? Finnes det gratis support? Er det tilleggstjenester jeg må betale for?

Steg 2: Gjør research

Så fort alle punktene over er kartlagt er det enklere å luke ut systemer som ikke passer dere, og etterhvert velge økonomisystemet som best dekker deres behov.

Og etter å ha kartlagt egne behov, må dere gjøre litt research. Søk på Google, snakk med venner, familie og bekjente, og skaff dere en oversikt over hvilke systemer som finnes, og hvilke som tilbyr hva – mange kan antakelig lukes ut allerede her. Snevre inn utvalget til en knippe økonomisystemer som er aktuelle, og gå løs på neste steg.

LES OGSÅ: Derfor valgte vi Tripletex

Steg 3: Prøvekjør

Når researchen er unnagjort og dere har valgt dere et knippe systemer, burde neste steg være å prøve systemet. Det er rett og slett på tide å “prøvekjøre”.

Mange tilbyr en gratis prøveperiode, som vi i så fall anbefaler å benytte. I prøveperioden kan man utforske systemene og redegjøre for hvorvidt dette er et system som matcher alle punktene fra steg 1, eller ei. Og på den måten enkelt luke bort systemer som ikke passer dere.

Under prøvekjøringen burde dere legge spesielt vekt på punktene dere noterte dere i steg 1, og i tillegg gjøre dere opp en mening om følgende:

Enkel oppstart

Det burde være enkelt å komme i gang med nytt system, uavhengig av om du starter helt fra scratch eller om du gjør et systembytte. Finnes det hjelpedokumentasjon, webinarer eller YouTube-videoer du kan sjekke ut? Har systemet gratis support du kan ringe hvis du står fast? Kan du eventuelt få hjelp fra din regnskapsfører inne i systemet?

Rom for å gjøre feil?

Med lite, eller kanskje ingen, erfaring er det naturlig at man gjør noen feil. Da er det veldig kjekt å jobbe i et system hvor det er mulig å rette opp i disse feilene. Det høres kanskje selvsagt ut, men det er faktisk ikke alltid det.

Import av data fra tidligere system

Gjør du et bytte fra et økonomisystem til et annet og ønsker å ha med data over, kan det være lurt å sjekke hvordan prosessen for dette fungerer i ditt nye system. Mange systemleverandører har en kompleks bytteprosess, og noen krever at du bruker deres systemkonsulenter. Dette kan være kostbart. Så før du velger økonomisystem bør du forhøre deg om hvordan migrasjonsprosessen foregår, hvor lang tid den tar og eventuelle relaterte kostnader.

TIPS: I Tripletex finnes det er et eget importteam som gratis hjelper dere med å importere kunder, leverandører og produkter dersom dere skal ha med dette over fra et tidligere system.

Steg 4: Valget er tatt – hva nå?

Valget er tatt og det er på tide å få fullt utbytte av din skinnende nye løsning! Utforsk alle muligheter som finnes og utnytt dem – ellers risikerer du å gå glipp av store besparelser i både tid og arbeid.

Det gjelder med andre ord å unngå å skli tilbake i gamle rutiner, og heller få hjelp til å komme ordentlig i gang med en ny måte å jobbe på. Dette bør din regnskapsfører kunne hjelpe deg med. Bli enige om hvilke oppgaver dere vil at regnskapsføreren skal ta seg av, hva dere selv vil ta hånd om.

LYKKE TIL!

Dette innlegget ble først skrevet av Tripletex for Shoplabs.

Mer tid til kunder med færre permer

Vi snakker med Atle Berentzen mens han står midt oppi to flytteprosesser. Han og resten av Cifero Regnskap har akkurat flyttet inn i nye lokaler på Høvik. Noe som imidlertid ikke blir med på flyttelasset er oppbevaring av bilag i permer.

Byråets 11 ansatte flytter nemlig samtidig kundene sine over i et nytt, webbasert regnskapssystem. Innen året er omme skal alle byråets 200 kunder være over i moderne, skybaserte systemer. 

Kundene får ikke bare et bedre system, de får en bedre regnskapsfører også

Atle Berentzen, daglig leder i Cifero

Men først skal vi skru tiden nesten 15 år tilbake – til en tid de færreste kunne gjøre regnskap fra hjemmekontor eller på mobilen.

Nytt innhold i regnskapsførerrollen

– Cifero Regnskap ble stiftet i 2006, så nå har vi snart 15 år i bransjen bak oss. Fra starten av brukte vi Mamut som regnskapssystem for alle kundene våre. Det har fungert godt for oss veldig lenge, men mye har skjedd med regnskapsførerrollen siden 2006. Det er nesten et helt annet yrke i dag enn det var da. Nå kreves en helt annen relasjon og kommunikasjon med kundene, sier Atle. 

Han forteller at de er opptatt av god kommunikasjon med kundene sine, og at det stiller en del krav til systemene som brukes. For å heve kvaliteten på eget arbeid og på kundens bidrag inn i regnskapsarbeidet bestemte de seg i fjor høst for å se etter verktøy som legger bedre til rette for deling og samarbeid. Samtidig ville de kvitte seg med permer og fysiske bilag. 

– I de nye lokalene våre har vi ikke plass til å oppbevare alt fysisk, rett og slett. Men det handler mer om å frigjøre kapasitet og tid både for oss selv og for kundene, enn om å frigjøre plass, forklarer Atle. Ved å bytte til Tripletex oppnår vi begge deler.

Det beste for kunden

– Mange kunder er jo uvitende om overgangen, forteller Atle. – Det er ikke alle som vet hvilket system vi bruker, eller er interessert i å vite det. Alle har ulike behov. Men de som ønsker å involvere seg i eget regnskap setter pris på mulighetene dette gir. Tripletex er utrolig enkelt å ta i bruk, med en lav brukerterskel. Det gjør det også enklere for oss å få flere kunder mer involvert og interessert i mer enn bare det som står på bankkontoen.

Noe flere av Ciferos kunder imidlertid vil merke er at overgangen fra Mamut til Tripletex betyr at de kan gå fra flere systemer til ett system. 

LES OGSÅ: Krisepakker til bedrifter med inntektsfall

– Siden vår gamle løsning ikke var skybasert hadde ikke kunden direkte tilgang til systemet. Derfor har mange hatt sidesystemer for ulike oppgaver. Det innebar mye dobbeltarbeid, og er en veldig tungvint måte å jobbe på. Nå har kunden tilgang til løsningen og kan jobbe direkte i systemet, til og med fra mobilen om de vil. De slipper å komme innom oss for å levere eller hente ting, og alt er smidig og enkelt. Det har vi fått mange tilbakemeldinger på fra kundene. Det er en vinn vinn-situasjon, sier Atle. 

– Kundene opplever at de får mye mer fra oss nå, fortsetter han. – Systembyttet frigjør tid. Vi får mulighet til å løfte blikket, analysere og yte flere og bedre tjenester enn vi hadde tid til før. Kundene får ikke bare et bedre system, de får en bedre regnskapsfører også. Resultatet er en bedre opplevelse for kundene totalt sett, oppsummer Berentzen. 

Gjør jobben morsommere 

Byttet kommer ikke bare kundene til gode. Også regnskapsførerne setter pris på å jobbe med moderne verktøy. 

– Vi var spente selv også. Overgangen innebærer jo at vi legger om de interne rutinene våre en god del. Men vi ser allerede at effektiviteten har gått opp. Bilag behandles raskere, og arbeidsflyten er bedre. 

Atle forteller at kombinasjonen av frigjort tid og et system med løpende oppdaterte regnskapstall gjør det enklere å gi gode råd og innspill til kundene. 

Nå kan vi være langt mer proaktive, og på den måten være en mer verdifull sparringspartner enn bare en som driver med bokføring. Det er viktig for kundene, og morsommere for oss også.

40 på plass og flere på vei

Til nå har Berentzen og kollegaene overført 40 kunder fra Mamut til Tripletex. Så langt har prosessen vært helt uproblematisk.

– Mange har lett for å tenke at det er krevende å bytte system, og at det er veldig mye jobb. Sannheten er at det ikke er så mye som kreves for å være oppe og gå. Så er tilbakemeldingene gjerne også at det var enklere enn de trodde. Det er en del av vårt ansvar som regnskapsførere å følge med i tiden og vise kundene våre at det finnes nye og bedre måter å jobbe på.