Haut Nordic driver kontorbygg som gjør det like behagelig å være på jobb som å være på hotell. Når mange måtte jobbe hjemmefra var det plutselig langt færre som får nyte godt av tjenestene, men nytenkning og raske endringer er hverdagskost for selskapet. På ett område var de forberedt nesten uten å vite det selv.
Hvis du synes kontorbygg kan være kjedelige, har du neppe jobbet et sted drevet av Haut Nordic Hospitality Group. De er nemlig en del av et konsern som også driver hoteller, restauranter, concierge-tjenester og co-working konsept – en kombinasjon som har gitt dem ganske andre tanker om hvordan det skal være å gå på jobb.
– Vi går primært inn i fullservicekonsepter hvor vi får drifte hele bygget, med alt fra renhold, kantine og møterom, til kaffemaskiner og treningssenter. Målet er at kontorbyggene vi drifter skal oppfattes som hoteller, men uten hotellsenger.
Gjestfrie omgivelser
Det sier Lovisa Hegborn, driftsdirektør ved Haut Nordic Hospitality Group. Vi møtte henne i lobbyen i et av byggene i Akerkvartalet på Fornebuporten, bare dager før de 2000 menneskene som vanligvis jobber her skulle få en ganske annen hverdag.
Les også: Slik effektiviserer du hjemmekontoret
Det Haut Nordic-drevne kontorbygget ikke er som alle andre kontorbygg: Uteområdene preges av smakfull skulptur- og billedkunst, lobbyen har en fristende italiensk kaffebar og restaurant og kantinen er i praksis en fullverdig restaurant. Gjestfrihet er en sentral verdi for selskapet, og de satser tungt på rollen som vertskap. Fellesarealene er åpne for publikum – hver tirsdag har faktisk en gruppe fra nærmiljøet korøvelse her.
– Folk opplever ofte kontorbygg som kalde og følelsesløse, og det inntrykket forsterkes gjerne dersom det er et vekter- eller vaktmesterselskap som møter dem. Da er det lett å føle seg utestengt.
– Vi vil gjøre tvert om: Sammen med gårdeier ønsker vi å skape et attraktivt miljø hvor du kan føle deg ivaretatt. Som kontorgjest hos oss, skal du kunne sette deg ned med laptopen foran peisen eller i kaffebaren i lobbyen med en kopp god kaffe servert av noen som tiltaler deg ved navn. Når det legges til rette på denne måten, får leietakerne et fortrinn som også har verdi i rekrutteringsøyemed, forteller Hegborn.
Unntakstilstand
Nå er imidlertid situasjonen langt fra ordinær – også ute på Fornebu. Koronaviruset og risikoen for smitte gjør at mange holder seg hjemme, og det er behov for helt andre tjenester.
– Vi opprettholder drift på Fornebuporten for å sikre et godt tilbud for de som fortsatt er på jobb. I tillegg har vi åpent for nærmiljøet og tilbyr både henting og utkjøring av mat for de som ønsker det, sier Hegborn.
Med ansvar for alt fra renhold til kantinedrift fikk viruset tidlig konsekvenser for måten de jobber på.
– Sammen med gårdeier tok vi tidlig en beslutning om å øke frekvensen på renhold og desinfisering i byggene, vi har hatt enda sterkere fokus på håndhygiene både for ansatte, leietakere og besøkende, i tillegg til at vi har vært opptatt av å gi god informasjon. Vi tror at den samlede innsatsen og det gode samarbeidet mellom oss, gårdeier og leietakerne har bidratt til å holde Fornebuporten friskmeldt i stor grad, sier driftsdirektøren.
System for vekst
Akkurat nå rettes all oppmerksomhet mot å sikre tryggheten til ansatte og leietakere. Til vanlig tenker de mer langsiktig. Haut Nordic har ambisjoner som strekker seg langt utenfor Fornebulandet, og de har også et hjerte som banker for miljøet. Målet deres er intet mindre enn å bli Norges mest bærekraftige facility management-selskap, og de har satt mye inn på å bygge fleksible systemer som kan utvikle seg sammen med dem.
– Vi skjønte fra første stund at vi trengte et system som kunne vokse med oss. Vel så viktig som effektiv, sentralisert drift av administrasjonen, er det for oss å gi de lokale avdelingslederne reell kontroll. Da må de kunne følge løpende med på sin del av virksomheten og ta selvstendige valg – de kan ikke vente en måned på å se hva de har av handlingsrom, sier Hegborn.
Tripletex er et intuitivt og enkelt system som er enkelt i bruk for både kjøkkensjefer og sekretærer.
– Dette var én av grunnene til at vi valgte Tripletex. Det er et intuitivt og enkelt system som er enkelt i bruk også for kjøkkensjefer eller sekretærer – som vi har flere av enn økonomer og regnskapsfolk. Tripletex er lett å forstå, bruke og navigere i. Vi har hele tiden sett dette som et system vi skal kunne vokse med, og det fungerer godt, spesielt i tider som disse, sier Hegborn.
Satt på prøve
I likhet med mange andre norske bedrifter har Koronasituasjonen fått flere følger også for Haut Nordic. Utviklingen har ført til både nye måter å jobbe på og et økt fokus på økonomistyring i bedriften.
– Vi har tett dialog med regnskapsføreren vår om regnskapstjenester og fordeling av arbeidsoppgaver. Vi opplever at et skybasert økonomisystem er et godt valg i disse dager, da vi ser økt bruk av hjemmekontor. Akkurat nå er vi ekstra fornøyd med at alle avdelingsledere og ledere har mulighet å bruke systemet hjemmefra uten begrensninger, forteller Hegborn.
Ekstern bistand
Selv om Haut Nordic har en egen økonomiavdeling som håndterer interne oppgaver, bruker de også regnskapsbyrået Intunor. De leverer løpende regnskapsoppgaver som rapportering, fakturamottak og lønnskjøringer, men har også stått sentralt i flere av integrasjonsprosjektene. Kommersiell direktør Anders Skjetne i Intunor sier Haute Nordic er en spesielt attraktiv og spennende kunde for dem:
– Det teamet vi har satt sammen for Haut Nordic har levert tjenester fra hele produktspekteret – alt fra lønn, rapportering og håndtering av inngående fakturaer til integrasjoner. Det er spennende for fagressursene våre å kunne levere på alle tjenesteområdene våre med et fleksibelt og godt, skybasert system i bunnen, sier Skjetne.
Et viktig krav for Haut Nordic var at et nytt økonomisystem måtte fungere sømløst opp mot andre systemer, uansett om det er ordresystemet eller løsningen for de ansattes timelister. Her var Tripletex sitt åpne API og evne til å kobles opp mot andre systemer et veldig viktig fortrinn, i kombinasjon med at det fantes flere gode samarbeidspartnere på plattformen.
– Vi vil at ting skal foregå så automatisk som mulig. Da har vi måttet gå målbevisst til verks og ta for oss hindrene for automatisering ett etter ett, og det hadde ikke vært mulig uten et system som er så fleksibelt og spiller så godt på lag som det Tripletex gjør, sier Hegborn.