Dette forteller Eivind Thoresen Skarpaas, daglig leder i Stema Rådgivning. Fra kontorer i Oslo og Bergen driver de bygge- og prosjektledelse av kjempeprosjekter som Media City Bergen, Nasjonalmuseet, Økern portal og nye Tøyenbadet.
Han forteller at selskapet nylig hadde sin første fysiske samling på lenge, hvor noen spontant reiste seg for å si at det var det beste systemet han hadde vært borti.
– Det er veldig morsomt med sånne tilbakemeldinger når man tar en beslutning som man frykter skal bli krevende. Da er det mye hjelp i at løsningen er så brukervennlig og enkel for alle å forstå, mener Skarpaas.
– Når fakturering i tillegg går raskere enn noen gang, og utbetaling av lønn går smertefritt så har Tripletex vist seg som et ideelt verktøy for en bedrift som vår, legger han til.
Full steam gjennom pandemien
Skarpaas har blitt en rutinert albuehilser. Han kan fortelle at de akkurat rakk ett fysisk møte med det som senere skulle bli selskapets nye regnskapsfører før alt ble stengt ned og nye rutiner og arbeidsformer – og hilsemåter – tvang seg frem.
– Nå har livet blitt mye enklere for oss. For eksempel er vi vant til å selv følge med på statens regulativ og satser, og oppdatere systemet manuelt. Nå går alt sånt av seg selv i Tripletex.
– 11. mars presenterte vi oss og forslaget vårt for Stema, forteller Nils Bernhard Nilssen, administrerende direktør i Tandem, Stemas nye regnskapsbyrå.
– Dagen etter så ting plutselig veldig annerledes ut. Mange valgte – eller ble nødt til – å slå på bremsene. Men Eivind og Stema Rådgivning valgte å kjøre på. Med første møte i mars, signering i midten av april, og oppstart 1. juni hadde vi i praksis en måneds tid på å få satt opp løsningen, når påske og maidager tas med i beregningen. Det var en veldig effektiv prosess.
– Ja, det var det. For oss var det riktig tidspunkt å gjøre et sånt bytte på, og vi så ingen grunn til å la være å gjennomføre prosjektet. Vi har utnyttet tiden og mulighetene vi har fått, også på andre områder. For eksempel har vi intensivert det interne kursprogrammet vårt, med dobbelt så høy aktivitet som tidligere. Ved å gå over til digitale kurs kan de ansatte delta enten de er hjemme eller ute på prosjekt, og det har vært en kjempesuksess for oss. Vi velger å tenke at koronasituasjonen byr på nye muligheter til å være offensive og til å utvikle oss, sier Skarpaas.
LES OGSÅ: Dette må du tenke på når du skal velge regnskapsfører
Heldigital oppgradering
Før møtet i mars hadde Stema Rådgivning i lengre tid kjent på et behov for å oppdatere rutinene og systemene knyttet til lønn, timeføring, fakturahåndtering og regnskap.
– Vi ønsket å finne en aktør som kunne hjelpe oss med alt innen økonomi, og et økonomisystem som var komplett og som kunne brukes til det meste. Nå var timingen riktig for oss, på tross av alt som foregikk rundt oss. Vi hadde mulighet til å oppgradere hele økonomifunksjonen i en og samme prosess. Ny regnskapsfører, nytt økonomisystem og ny intern organisering skulle på plass samtidig, i stedet for mange etapper og lange prosesser.
– Det er de mange små tingene som letter hverdagen veldig. Appen for eksempel, som gjør det veldig enkelt å ta hånd om timer og utlegg.
– Det er mange endringer på kort tid. Og alt mens alle sitter på hver sin tue og det er mye usikkerhet. Det var ikke selvsagt at det skulle gå så bra som det gjorde, påpeker Nilssen.
Han forteller at den heldigitale prosjektgjennomføringen har vært en nyttig erfaring for byrået. Sammen, og hver for seg, sørget prosjektdeltakerne for at implementeringen ble gjennomført både raskt og kostnadseffektivt, uten å gå på bekostning av kvaliteten.
– Alt gikk på skinner. Vi satt hver for oss og møttes kun digitalt. Likevel var vi over på nytt system den 1. juni, som planlagt. Å gjøre det så fort, fra første møte via en beslutning til nytt system er på lufta er egentlig et eventyr. Min tidligere erfaring med ERP-systemer er at det gjerne kan jobbes med i årevis og brukes millioner av kroner. I tillegg ender det ofte med stor misnøye med endringen som skjer. Det har ikke vært tilfelle hos oss, forteller Skarpaas fornøyd.
LES OGSÅ: Dette må du tenke på når du skal velge økonomisystem
Riktig årtusen
– Nå har livet blitt mye enklere for oss. For eksempel er vi vant til å selv følge med på statens regulativ og satser, og oppdatere systemet manuelt. Nå går alt sånt av seg selv i Tripletex. Det er en ting mindre å følge med på for oss, og mindre sjanse for feil. Og hvis vi trenger noen opplysninger kan vi bare gå inn og hente det vi trenger på sekunder. Det er intuitivt og lett å finne fram i. Tidligere har det alltid vært lange omveier, misforståelser, mye frem og tilbake og bortkastet tid, forteller Stema-sjefen.
– Det er de mange små tingene som letter hverdagen veldig. Appen for eksempel, som gjør det veldig enkelt å ta hånd om timer og utlegg. Jeg var nylig på et evalueringsmøte hos Tandem, og kjøpte parkeringsbillett. Da brukte jeg bildefunksjonen i appen som automatisk tolker dato og beløp, og måtte bare fylle inn noen siste detaljer. Da var det unnagjort i løpet av noen ledige øyeblikk før møtet. Akkurat da følte jeg at vi har kommet til riktig årtusen, sammenlignet med de steinalderprogrammene vi brukte før, avslutter en lattermild Eivind Thoresen Skarpaas.