Et økonomisystem er gjerne kjernen i bedriftens daglige drift, og valg av riktig system kan være kritisk. Og i den store verdenen av systemer og tilbydere kan det være vanskelig å vite hva som er det beste valget. Her følger noen gode tips til hva du bør tenke på når du skal velge økonomisystem.
Steg 1: Kartlegg bedriftens behov
Ulike bedrifter har ulike behov – bransje, antall ansatte, organisasjonsform og andre variabler har stor betydning for hva som er riktig økonomisystem for akkurat din bedrift. I tillegg varierer arbeidsfordelingen med regnskapsfører og behovet en har for hjelp og støtte. Derfor kan det lønne seg å kartlegge hvilke behov som skal dekkes av deres fremtidige økonomisystem før dere begynner med noe annet.
Dette er noe av det som kan være lurt å kartlegge:
Hva skal økonomisystemet brukes til?
Et økonomisystem kan, og bør, brukes til mye mer enn bare å registrere bilag og sende fakturaer. Ved å utnytte mulighetene som finnes i systemet kan man fort frigjøre tid til å videreutvikle bedriften, øke produktiviteten, bli mer lønnsom, eller skape ekstra verdi på nye måter som betyr noe for din bedrift.
Arbeidsfordeling
Hva kan dere gjøre selv, og hva trenger dere litt eller all hjelp til? Og hvis dere trenger hjelp – hvordan tilrettelegger det aktuelle systemet for dette?
Å valge økonomisystem henger ofte tett sammen med valg av regnskapsfører, nettopp fordi man kan trenge litt profesjonell hjelp. Og det er vel heller ingen grunn til at regnskapsfører ikke skal være en sentral og verdifull støttespiller for bedriften – et tett og godt samarbeid med regnskapsfører, uansett arbeidsfordeling, bør komme bedriften til gode.
Hvilken funksjonalitet er viktig for deres arbeidshverdag?
Hvilke funksjoner i systemet er viktig for at deres arbeidshverdag blir enklest mulig – fakturering, timeføring, prosjektstyring? Og ikke minst – finnes det manuelle prosesser dere bruker tid på i dag som kan automatiseres?
TIPS: I Tripletex finnes det mange dagligdagse prosesser som enkelt kan automatiseres – fakturering, bankavstemming, kontering av leverandørfakturaer, kjøregodtgjørelse, og mye mer.
Snakker systemet godt med andre systemer?
Finnes det andre systemer du bruker i dag, eller systemer du vurderer å ta i bruk, som kan kobles på og som snakker godt med økonomisystemet? Det være seg kassesystem, nettbutikk eller inkassoløsning. Det er i så fall win-win!
At systemene du bruker er koblet sammen kan spare bedriften for masse tid og ekstraarbeid. Nøkkelinformasjon kan flyte automatisk mellom systemene uten at dere trenger å foreta dere et eneste tastetrykk. Integrasjoner er genialt!
Fleksibilitet og tilgjengelighet
Hvor viktig er det å ha tilgang til systemet når og hvor som helst? Her finnes det to ulike løsninger – noen har systemet stasjonert på en bestemt PC, mens andre bruker løsninger hvor systemet ligger i skyen.
Med løsning i skyen har du tilgang til alt du trenger når og hvor som helst, så lenge du er koblet på internett. Med andre ord kan du jobbe på vei til kontoret, på hytta, eller på ferie, om du blir nødt til det.
LES OGSÅ: 8 grunner til at regnskapet ditt må være i skyen
Tenk fremtidig
Dagens krav og behov er én ting, men de kan fort endre seg. Dere har kanskje fremtidsplaner og vekstambisjoner i bedriften? I så fall kan det være lurt å velge et fleksibelt og skalerbart system – et system du har mulighet til å vokse i og med. Så slipper dere å gå gjennom samme prosess om noen få år.
Med et system som løser både dagens og fremtidige behov unngå dere å sjonglerer flere systemer som delvis utfyller og delvis overlapper hverandre.
TIPS: Et moderne økonomisystem, som Tripletex, kan tilpasses og skaleres både opp og ned etter bedriftens behov. Og dere betaler kun for det dere trenger her og nå, og har muligheten til å utvide eller kutte på funksjonalitet når behovet er der.
Hva er du villig til å betale?
Helt til slutt er det naturlig å ta pris for systemet med i utvelgelsesprosessen.
Hva koster systemet i måneden? Hva koster det per ekstra bruker? Finnes det gratis support? Er det tilleggstjenester jeg må betale for?
Steg 2: Gjør research
Så fort alle punktene over er kartlagt er det enklere å luke ut systemer som ikke passer dere, og etterhvert velge økonomisystemet som best dekker deres behov.
Og etter å ha kartlagt egne behov, må dere gjøre litt research. Søk på Google, snakk med venner, familie og bekjente, og skaff dere en oversikt over hvilke systemer som finnes, og hvilke som tilbyr hva – mange kan antakelig lukes ut allerede her. Snevre inn utvalget til en knippe økonomisystemer som er aktuelle, og gå løs på neste steg.
LES OGSÅ: Derfor valgte vi Tripletex
Steg 3: Prøvekjør
Når researchen er unnagjort og dere har valgt dere et knippe systemer, burde neste steg være å prøve systemet. Det er rett og slett på tide å “prøvekjøre”.
Mange tilbyr en gratis prøveperiode, som vi i så fall anbefaler å benytte. I prøveperioden kan man utforske systemene og redegjøre for hvorvidt dette er et system som matcher alle punktene fra steg 1, eller ei. Og på den måten enkelt luke bort systemer som ikke passer dere.
Under prøvekjøringen burde dere legge spesielt vekt på punktene dere noterte dere i steg 1, og i tillegg gjøre dere opp en mening om følgende:
Enkel oppstart
Det burde være enkelt å komme i gang med nytt system, uavhengig av om du starter helt fra scratch eller om du gjør et systembytte. Finnes det hjelpedokumentasjon, webinarer eller YouTube-videoer du kan sjekke ut? Har systemet gratis support du kan ringe hvis du står fast? Kan du eventuelt få hjelp fra din regnskapsfører inne i systemet?
Rom for å gjøre feil?
Med lite, eller kanskje ingen, erfaring er det naturlig at man gjør noen feil. Da er det veldig kjekt å jobbe i et system hvor det er mulig å rette opp i disse feilene. Det høres kanskje selvsagt ut, men det er faktisk ikke alltid det.
Import av data fra tidligere system
Gjør du et bytte fra et økonomisystem til et annet og ønsker å ha med data over, kan det være lurt å sjekke hvordan prosessen for dette fungerer i ditt nye system. Mange systemleverandører har en kompleks bytteprosess, og noen krever at du bruker deres systemkonsulenter. Dette kan være kostbart. Så før du velger økonomisystem bør du forhøre deg om hvordan migrasjonsprosessen foregår, hvor lang tid den tar og eventuelle relaterte kostnader.
TIPS: I Tripletex finnes det er et eget importteam som gratis hjelper dere med å importere kunder, leverandører og produkter dersom dere skal ha med dette over fra et tidligere system.
Steg 4: Valget er tatt – hva nå?
Valget er tatt og det er på tide å få fullt utbytte av din skinnende nye løsning! Utforsk alle muligheter som finnes og utnytt dem – ellers risikerer du å gå glipp av store besparelser i både tid og arbeid.
Det gjelder med andre ord å unngå å skli tilbake i gamle rutiner, og heller få hjelp til å komme ordentlig i gang med en ny måte å jobbe på. Dette bør din regnskapsfører kunne hjelpe deg med. Bli enige om hvilke oppgaver dere vil at regnskapsføreren skal ta seg av, hva dere selv vil ta hånd om.
LYKKE TIL!
Dette innlegget ble først skrevet av Tripletex for Shoplabs.
