Stikkord: prosjektverktøy

Det er alltid noe som skal merkes, skiltes og synliggjøres. Biler skal merkes med navn og logo, skoler og kontorer skal ha skilt og arbeidsfolk skal ha brosjyrer og visittkort. For Tønsbergbedriften Et-Cetera Profil har dette vært levebrødet siden daglig leder Fredrik Vedvik begynte å lage og selge klistremerker i 1996.

Oppdragene blir stadig flere, og de kommer fra høyst ulike hold. Ikke bare fra håndverkere, spisesteder og andre næringsdrivende. Også Teslabølgen, smittefrykt og regionreform har satt sitt preg på produktene som går ut gjennom dørene til reklamebyrået.

En situasjon som gir og tar

– Da koronaen slo inn for fullt og landet sto på hodet var det Teslaeierne som sto på døra her og ville ha bilen foliert. Kanskje var de lei av å gå hjemme og se på den samme gamle bilen, det var i alle fall veldig mye av det de første ukene, forteller Fredrik. 

Han forteller at de har drevet med bildekor i mange år, men at det er bygg- og anleggsbransjen som egentlig er de største kundene. 

– Det er helt klart det segmentet som handler for mest. Ikke bare profilering på biler, men også trykk på arbeidsklær, merking og skilting til byggeplassene og den slags, forteller Vedvik. 

Det siste året har de i tillegg hatt en del oppdrag med å produsere klistremerker, skjorter og plakater med oppfordringer om å holde avstand og utvise god håndhygiene – et produktspekter som har vokst raskt siden pandemien brøt ut. 

– Vi har hatt en god del slike oppdrag. Men det er likevel ikke nok til å veie opp for omsetningen vi mister av samme årsak. På sommerhalvåret har vi vanligvis mye jobb i forbindelse med festivaler, konserter og andre arrangementer, sier Vedvik.

Vinner – og beholder – kunder 

Etter 25 år i bransjen kan Vedvik glede seg over mange faste kunder. Han mener det er fire ting de må gjøre riktig for at kundene skal returnere. 

– Vi lever i den tro at så lenge det er enkelt å være kunde hos oss, kunden føler seg ivaretatt, prisen er riktig, og vi ellers opptrer ryddig – så kommer de tilbake. Og det gjør de i stor grad, men det er jo aldri noen garanti. Mange av kundene våre samarbeider vi tett med og snakker med hver dag. Det er få som forsvinner ut av julekortlista fra år til år, forteller han. 

Andre prosjekter er mer forbigående, uten at det gjør de mindre viktige eller omfattende av den grunn. Som da Vestfold og Telemark fylkeskommune skulle slås sammen. Vedvik og kollegene vant rammeavtalen som blant annet innebærer foliering og merking av alle fylkets biler.

– Da må vi bevise at vi har både kapasitet, kompetanse og orden i sysakene hva gjelder interne systemer og rutiner, og det har vi jo, sier Fredrik, og beskriver hvordan de bruker Tripletex til organisering av arbeidet. Helt fra bestilling og beskrivelse av jobben via instruksjon til produksjon og montering til fakturering av kunden. 

– Nå om dagen hjelper det oss også med å få inn oppdrag, siden vi kan gå inn i historikken for å se hva som ble levert på denne tiden i fjor, og undersøke om det er aktuelt igjen, utdyper han.

De avgjørende detaljene

Viktigheten av gode rutiner og systemer har vokst i takt med bedriftens omsetning og antall ansatte. I 2015 ble behovet for forandring prekært, og de gikk over til løsningen de hatt ekstra stor nytte av den siste tiden. 

– Da flere av oss plutselig måtte ta med oss jobben hjem var det veldig greit at vi kunne fortsette å jobbe som vi pleier. Vi beskriver og fordeler oppdragene slik at alle involverte alltid vet nøyaktig hva de skal gjøre. Til og med montøren som er ute for å jobbe med en bil eller en fasade kan enkelt sjekke beskrivelsen på mobilen underveis.

Vedvik forklarer hvordan selv en tilsynelatende enkel bestilling må beskrives i stor detalj for å sikre at kunden blir fornøyd. 

– Det kan være et lite klistremerke til en skurtresker eller en optimistjolle. For oss er det en ganske liten jobb, men for kunden er det viktig. Da må vi ha rutiner som gjør oss i stand til å levere både et enkelt klistremerke og skilting av en hel ungdomsskole akkurat slik kunden vil ha det. 

LES OGSÅ: 8 grunner til at regnskapet ditt bør være i skyen

Velsmurt reklamemaskineri

I dag driver de ni ansatte reklamebyrået som en velorganisert og effektiv kameratgjeng. Fram til overgangen til økonomisystemet Tripletex i 2015 kunne brorparten av omsetningen spores direkte tilbake til Fredriks e-postinnboks. Slik er det ikke i dag. 

– Jeg er ikke så god på å delegere. Jeg har lyst til å være med og å være involvert. Men etter at håret ble grått så ble det et poeng å redusere noen av mine daglige gjøremål. Der kom Tripletex og regnskapsføreren vår, Christopher i CKR AS inn i bildet. 

Han forklarer hvordan de bruker løsningen til alt fra prosjektstyring og fakturering til å kontrollere lønnsomheten av hver enkelt maskin de eier. 

– Bekjente som driver firma blir imponerte over hvor god kontroll vi har. Jeg har kjempegod oversikt nå. Nå kan jeg følge med på hvor langt hvert prosjekt har kommet, hva vi omsatte for i samme periode for i fjor, hvor mange timer som er brukt til ulike aktiviteter, eller hvor mye omsetning hver enkelt maskin står for. Sammenliknet med den gangen jeg skrev lister med oppgaver og delte ut til de ansatte har vi fått en helt ny hverdag.