Dette innlegget er skrevet av Sofia Pettersson, regnskapsfører i RG Regnskap

Når ferien er over og man kommer tilbake til hverdagen føler mange på tilfredsstillelsen av å ikke være på farten og slippe å ha hele livet sitt i en koffert. Men for noen av oss er det nettopp dette som er hverdagen!

Å reise i jobb, å rekke møter på alle mulige steder. Å være overalt men kanskje aldri ha tid til å se noen av stedene man besøker, bortsett fra hotellrom, WiFi-oppkoblinger og forretningsforbindelser.

Naturligvis medfører det å være på yrkesreise en rekke utgifter for deg som arbeidstaker. De utgiftene som du pådrar deg i forbindelse med jobben både kan og skal du få refundert. Og det er her det begynner – det som veldig få av oss synes er morsomt – nemlig føring av reiseregning.

Målet med dette blogginnlegget er at du lærer det du trenger å vite om føring av reiseregning. Tro meg, det kommer til å spare deg for mye tid og bedriften din for mye penger.

Krav til innhold i reiseregningen

Det finnes en rekke krav til innhold og form, i tillegg til dokumentasjonskrav og krav om legitimering. Hvis det gjøres feil kan det få store konsekvenser både for beregning av arbeidsgiveravgift og føre til eventuell straffeskatt.

Disse punktene skal fremgå av reiseregningen (og her kan du lese mer om dem):

• Arbeidsgivers navn og adresse
• Personopplysninger
• Reisens formål
• Hvilket arrangement du har deltatt på
• Dato og tidspunkt for reisens start og slutt
• Strekning og avstand reist med bil, totalt kjørt distanse, og navn på eventuelle passasjerer
• Type overnattingssted og adresse for overnattingsstedet
• Kvitteringer for alle kostnader (ved refusjon)

Og når du har satt opp alt dette i reiseregningsskjemaet ditt og lagt ved alt av bilag og kvitteringer som skal følge med, så må du ikke glemme å signere (elektronisk signatur er godkjent).

Tre måter å få dekket kostnader på

Det finnes tre forskjellige måter å få kostnadene dekket på, som medfører ulike krav til reiseregningen som skal fylles ut i etterkant.

Standardiserte satser

Hvis du får dekket utgiftene dine på grunnlag av standardiserte satser får du dekket kostnadene dine basert på varighet og sted du reiser til (men selvfølgelig med trekk for eventuelle måltider som du blir spandert på). På denne måten slipper du å ta vare på kvitteringer – hurra!

Når du får dekket utgifter til yrkesreisen på grunnlag av satser så skal kostnadene likevel være dokumentert med en reiseregning. Dette gjelder for bilgodtgjørelse, diettgodtgjørelse og nattillegg.

Man kan velge å følge Statens reiseregulativ eller bruke skattefrie satser – her kan det være store differanser som du bør være obs på. Tenk også på at det er forskjellige satser mellom innenlandsreise og utenlandsreise og mellom forskjellige byer og land.

Satsene finner du her, og bruker du Tripletex ligger satsene inne i systemet klare til bruk.

Refusjon av faktiske utgifter

Dette er den mest vanlige praksisen for refusjon av utgifter. Når du reiser på regning; det vil si at du får refundert dine faktiske kostnader så blir jobben med å dokumentere kostnadene dine mer omfattende enn når man bruker standardiserte satser. (Men – med Tripletex kan du enkelt scanne og sende inn kvitteringer og bilag med mobilen)

Ved refusjon av faktiske utgifter er det faktisk ikke noe krav til utarbeidelse av reiseregning. Men ettersom bilagene eller vedlegg til disse type utlegg i stor grad skal inneholde samme opplysninger som en reiseregning, vil det i de aller fleste tilfellene være en fordel å fylle ut en reiseregning. Dette vil også resultere i bedre internkontroll i bedriften.

Alle kvitteringer og bilag som skal refunderes skal stilles opp sammen med en spesifisering av formål for utgiftene. Det må også noteres navn på dem som inkluderes i kvitteringen, for eksempel hvis du har kjøpt lunsj til deg selv og kollegaer, firmapartnere etc. Det er også kravbelagt å notere hvilken virksomhet dine firmapartnere representer.

Og nå som vi snakker om mat og det å spise på reise: For at refusjon for maten din skal være skattefritt for deg som arbeidstaker må du være på yrkesreise og være utenfor «normal bespisningssituasjon» (Forskjellen mellom yrkesreise eller arbeidsreise kan du lese om her). Det vil si at om du vanligvis reiser i jobben (for eksempel om du er selger eller håndverker) kan du dessverre ikke «nyte» skattefri lunsj. I tillegg skal alle som får refundert kostnad for alkoholholdig drikke (utover normalt forbruk av øl og vin til mat) skatte for denne avgiften ettersom den regnes som en privat avgift.

Hvis arbeidsgiveren din også dekker andre private utlegg under reisens gang – for eksempel innkjøp av glemt tannkrem eller sokker, lader til private mobiler og lignende – så skal du som arbeidstaker også betale skatt for dette.

Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte

Denne praksisen er for dem som har bedriftskort og dermed slipper å legge ut selv. Ellers følger denne praksisen den samme som ved refusjon av faktiske kostnader som beskrevet ovenfor.

Bør man la regnskapsføreren skrive reiseregning for seg?

Noen liker tanken på å levere en bunke kvitteringer til sin regnskapsfører og la ham eller henne ordne opp. Dette er for det første ikke helt ryddig med tanke på lover og regler – og vil sannsynligvis resultere i merarbeid for både deg og din regnskapsfører.

Det sier seg selv at det tar lang tid for en regnskapsfører som ikke vært med på reisen selv å sette opp en reiseregning og dette vil koste deg unødvendig mye i regnskapshonorar. I tillegg vil mangelfull informasjon om utlegg og reise resultere i at utgifter ikke kan kostnadsføres i regnskapet og kan også medføre at du som arbeidstaker ikke får refundert utlegget.

Derfor anbefaler vi i Rg Regnskap at man i alle tilfeller selv setter opp en reiseregning uansett om du reiser etter sats eller etter regning. Dette vil gi deg mye mer kontroll på dine reisekostnader. Selvfølgelig vil din regnskapsfører kvalitetssjekke alle reiseregninger og bilag.

Mangler du reiseregningmodulen? Les mer og bestill

Reiseregning i et skybasert økonomisystem

Nå sitter du sikkert igjen med inntrykket av at reiseregning er fryktelig komplisert. Og det er det, litt. Men frykt ikke!

Med et skybasert økonomisystem som Tripletex kan du enkelt sette opp både reiseregninger etter sats og etter nota med modulen for reiseregning og utlegg. Gjeldende satser (diett, kilometergodtgjørelse m.m) ligger i systemet og sikrer riktig skatte- og avgiftsmessig håndtering. Tilhørende bilag og kvitteringer tar du enkelt bilde av med mobilen og sender inn i ditt personlige dokumentsenter, og herfra legges de enkelt til i reiseregningen. Alt dette kan gjøres under reisens gang så du ikke risikerer å miste noen bilag (eller måtte lete i den fine ballen av kvitteringer krøllet sammen nederst i vesker og lommer). Du kan altså lage reiseregningen underveis og slipper ta hele jobben når du kommer hjem. Hurra!

Da gjenstår det nok bare å si: «Bon Voyage» – og du kan selvfølgelig kontakte oss på Rg Regnskap hvis du ønsker mer informasjon, både om reiseregninger eller noe helt annet.