Vokste fra én kunde til 350 ansatte – uten å vokse ut av systemet

Den gamle amerikanske ambassaden ved Solli plass har blitt til moderne kontorlokaler i Oslo sentrum.

I Fredensborgs lokaler sørger renholdsselskapet Totality Facility Services for at alt er skinnende rent.

– Det startet med én kunde og noen få ansatte, men har vokst til rundt 350 medarbeidere og en omsetning på cirka 70 millioner kroner, forteller CEO Petter Songe-Møller.

Sjef: Petter Songe-Møller i Totality Facility Services.

Mens renhold og kundeservice er det kundene ser og setter pris på, handler mye av hverdagen i selskapet også om noe helt annet: fakturering, lønn og administrasjon.

Og særlig én funksjon som regnskapsprogrammet Tripletex tilbyr, har spart selskapet for enormt med tid.

– Vi har gått fra å bruke mange dager på fakturering, til å skru på repeterende faktura så det skjer av seg selv, sier Songe-Møller.

Fra to og en halv dag til et par timer

Tidligere måtte selskapet ordne hver eneste ordre manuelt.

– Si at vi har 300 ordre. Da måtte vi før gå inn på hver enkelt, laste inn, gå gjennom og velge riktig periode. Du bruker fort to og en halv dag på den jobben hver måned.

I dag går nesten alt automatisk gjennom abonnementsfakturering i Tripletex.

– 95 prosent av oppdragene våre går på abonnement. Kunden betaler det samme hver måned, og da går faktureringen av seg selv. Vi legger bare til tilleggstjenester underveis hvis det er behov for det.

Les mer om Tripletex for renholdsbedrifter.

10 år: Helt siden starten i 2016 har selskapet brukt Tripletex som regnskapssystem.

Han mener funksjonen får altfor lite oppmerksomhet.

– Det er egentlig en vanvittig kraftig og fin løsning. Fakturering er jo kjedelig og tidkrevende. Alt som er repeterende, kan du sette opp som abonnement. Og når det først er satt opp, automatiseres hele flyten.

Det er imidlertid vanlig at de legger til ekstraordre på fakturaene, om de leverer tjenester utover det som ligger inne som normal leveranse.

– Da går det veldig raskt å legge til tilleggstjenester på den ordinære fakturaen.

Fleksibilitet: Og kundeservice har vært to av tingene Totality har fokusert på.

Systemet vokste med selskapet

Etter hvert som Totality gikk fra én kunde til flere hundre ansatte, økte også behovet for struktur og oversikt. Likevel har de aldri hatt behov for å bytte økonomisystem, og de bruker kun regnskapsfører til å sette siste godkjentstempel på bilagene.

– Tripletex har klart å vokse sammen med oss og fungerer like bra nå som vi er store, som det gjorde da vi var små. Vi har gått fra rundt 20 millioner til 70 millioner i omsetning på få år, men systemet fungerer fortsatt like bra.

Han trekker særlig frem brukervennligheten.

– Bilagsmodulen er nesten så enkel at et barn kan lære å bruke den. Klikk, klikk, ferdig. Det går veldig raskt, og du har god oversikt hele veien, sier Totality-sjefen.

I tillegg bruker ansatte systemet til blant annet kilometergodtgjørelse og utlegg.

– Og så kjører vi lønn i Tripletex. Vi har mange ansatte og mange deltidsstillinger, men systemet har fungert like bra hele veien, sier Songe-Møller.

Han synes også dashboardet du møtes av ved innlogging er veldig praktisk.

– Du får rask oversikt over bilag, betalinger og ting som ligger til godkjenning. Det er mye nyttig informasjon i det første bildet du møter, sier Totality-sjefen og legger til:

– Vi bruker også rapportene mye. Det er enkelt å hente ut tall og se hvor mye vi selger innenfor ulike kategorier.

Historisk: Den gamle ambassaden i Henrik Ibsens gate er blitt til kontorlokaler.

Ville gjøre ting annerledes

Historien om Totality startet i det små i 2016.

– Faren min ønsket noe nytt å drive med og hadde litt erfaring fra bransjen, så vi startet et firma og begynte i det små, sier Songe-Møller.

Bakgrunnen var et ønske om å gjøre ting annerledes enn mange andre i bransjen.

– Vi opplevde at mye ikke var ryddig nok. Det var vanskelig å få tak i folk og lite fleksibilitet. Vi mente det kunne gjøres bedre.

I dag mener han nettopp tilgjengelighet og kundeservice er mye av grunnen til veksten.

– Sender du mail til oss, får du svar med en gang. Ringer du, plukker noen du har snakket med før opp røret. Bare det å være tilgjengelig er faktisk en stor fordel for kunden.

Samtidig ønsker selskapet at kundene aldri skal føle seg låst til en lang bindingstid, som er vanlig ellers i bransjen.

– Leverer vi, blir vi. Leverer vi ikke, kan kunden gå videre. Det tror jeg er en sunn måte å tenke på.

Mens Totality sørger for orden ute hos kundene, sørger Tripletex for orden på innsiden av selskapet. Det har vært avgjørende på reisen fra én kunde til 350 ansatte.