Leverer prosjekter i toppklasse takket være smart teknologi

Dette er et utdrag av en artikkel skrevet av SmartDok.

– Vår suksess er bygget på dyktige ansatte i alle ledd. Våre grunnarbeidere, maskinførere og anleggsledere er svært kompetente og behersker sine oppgaver til perfeksjon, sier anleggsleder i Hole Graveservice, Jørgen Lærum.

– Når de i tillegg får tilgang til digitale verktøy som reduserer papirarbeidet og frigjør tid til produksjon, blir resultatet veldig bra, legger han til.

Hole Graveservice, et familiedrevet entreprenørselskap med 21 ansatte, håndterer små og mellomstore prosjekter, både private og offentlige, med fokus på avløp og næringsbygg. I 2023 omsatte de for rundt 65 millioner kroner.

Pålitelighet og grundig oppfølging av prosjekter har gitt dem gjentatte oppdrag fra fornøyde totalentreprenører.

Riktig verktøy

Jørgen forteller om en arbeidsdag som tidligere var preget av papirbunker, manuelle prosesser og tidkrevende oppgaver. Men etter at selskapet begynte å ta i bruk SmartDok og Tripletex har de oppnådd en helt ny grad av effektivitet og kontroll.

– Nå har vi full oversikt over timer, kostnader og dokumentasjon i sanntid, uansett hvor vi er. Det sparer oss mye tid og penger.

– Vi har tilgang til all informasjon, og får behandlet og fordelt den på riktige steder. Det er nøkkelen til å få med seg pengene i prosjektet, forteller Jørgen.

Grøftebilder og kvitteringer – null stress!

Å dokumentere utført arbeid med bilder er avgjørende, både for bedriften og kundene. SmartDok-appen forenkler denne prosessen betraktelig, da bildene automatisk merkes med sted, tid og eventuell vegreferanse.

– Det jeg bruker aller mest, er å ta og lagre bilder direkte knyttet til prosjektet. Dette gir meg en unik oversikt over fremdriften, forteller Jørgen.

Også kvitteringer håndteres enkelt. Jørgen demonstrerer hvor raskt det er å ta bilde av kvitteringer i Tripletex-appen, og hvordan han dermed unngår et kaos av kvitteringer i privat regi.

– Hvis vi for eksempel er ute på julebord, betaler jeg bare og tar bilde av kvitteringen. Så kjører jeg et oppgjør på alt sammen til slutt.

Som anleggsleder er det ofte behov for å vise frem fakturaer eller annen prosjektdokumentasjon ute på prosjektet.

– Da er det supert å ha alt tilgjengelig på telefonen.

Hvordan ha kontroll på prosjektet?

En nøkkelfaktor for å oppnå god prosjektkontroll er å ha systemer som snakker sammen. Integrasjonen mellom SmartDok og Tripletex gir en unik mulighet til å følge prosjektets økonomi i sanntid.

– Det jeg synes er fint med det, er at du får kostnadene på lønnskostnader og varekostnader direkte inn på prosjektet ditt. Du kan på en måte følge økonomien i prosjektet live, forklarer Jørgen.

Denne live-oversikten er avgjørende for å sikre at prosjektet holder seg innenfor budsjett og kalkyler. Det er tidsbesparende å ha prosjekt og timer synkronisert mellom systemene, det gjør det også enkelt å fange opp avvik.

Noe Jørgen ønsker å trekke frem er muligheten for å se en live oppdatering på hva hver anlegg- og prosjektleder omsetter for. Denne oversikten får han i Tripletex basert på data han får inn via Tripletex og SmartDok.

– Det skaper litt sunn konkurranse mellom de forskjellige anleggs- og prosjektlederne i selskapet, sier han med et smil.